Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, wie deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn du dich über unsere Webseite auf eine ausgeschriebene Stelle bewirbst. Diese Datenschutzerklärung beschreibt darüber hinaus deine Datenschutzrechte, die dir im Zusammenhang mit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zustehen. Weitere Informationen über deine Rechte und wie du diese ausüben kannst, findest du in dieser Datenschutzerklärung im Abschnitt “Deine Rechte“.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung in der du konkrete Informationen über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Webseite (gohiring.com) oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen erhalten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die:

GoHiring GmbH
Friedelstraße 40, 12047 Berlin, Deutschland
Telefon: +49 (0)30 2201 271 73
E-Mail: privacy@gohiring.com

Leiter der verantwortlichen Stelle: Katja Kühne

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Katja Kühne
Telefon: 030 – 2201271 61
E-Mail: privacy@gohiring.com

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Datenerhebung

Die Durchführung des Bewerbungsprozesses setzt voraus, dass du uns als Bewerber nähere Informationen zu deiner Person mitteilst. Die für die Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlichen personenbezogenen Daten ergeben sich aus dem Bewerbungsformular zu der jeweiligen Stellenanzeige sowie den üblichen Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. Darüber hinaus kannst du uns als Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.

Neben den von dir mitgeteilten Daten verarbeiten wir ggf. weitere Erkenntnisse zu deiner Person die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erlangen. Hierbei kann es sich um Erkenntnisse aus einem mit dir geführten Bewerbungsgespräch, aus einer von dir durchgeführten Code-Challenge sowie um Erkenntnisse handeln die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit dir erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Weiterhin können deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse resultiert unter anderem aus der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Hast du eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Grundlage deiner Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen dir und uns, können die von dir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilten personenbezogenen Daten gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. zur Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

5. Empfänger oder Kategorie von Empfängern, Dritte

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf deine personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben angegebenen Zwecke (siehe Ziff. 4) benötigen. Im Übrigen erfolgt ggf. eine Weitergabe an die nachfolgenden von uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses eingesetzten Auftragsverarbeiter.

5.1 Greenhouse

Zum Zwecke der Organisation und Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Software der Greenhouse Software Inc., 110 5th Ave 3rd Floor, New York, NY 10011, US.

Wir haben mit der Greenhouse Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Greenhouse Inc. hat ihren Sitz in den USA und damit in einem sogenannten unsicheren Drittstaat. Die Einhaltung eines angemessenen Schutzniveaus im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO wird von der Greenhouse Inc. durch die Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages garantiert.

5.2 G-Mail/Google

Für den Erhalt und die Beantwortung von E-Mails im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess setzen wir den Dienst Gmail der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (im Folgenden „Google“) ein. In diesem Zusammenhang verarbeitet Google in unserem Auftrag ein- und ausgehende E-Mails inklusive aller aus den E-Mails hervorgehenden personenbezogenen Daten.

Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Teil des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Google sind sogenannte EU-Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 S. 1 lit. c DSGVO). Diese sind als geeignete Garantie zum Schutz des Transfers und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU zu klassifizieren.

5.3 Calendly

Zur Vereinfachung der Terminvereinbarung im Rahmen des Bewerbungsprozesses nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly LLC, BB&T Tower, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363. Im Zusammenhang mit der Terminvereinbarung verarbeitet die Calendly LLC, insbesondere die nachfolgenden personenbezogenen Daten in unserem Auftrag:

Vor- und Nachname
Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Zusätzliche für die Terminvereinbarung erforderliche Informationen

Wir haben mit Calendly einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Teil des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Calendly sind sogenannte EU-Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 S. 1 lit. c DSGVO). Diese sind als geeignete Garantie zum Schutz des Transfers und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU zu klassifizieren.

5.4 GoToMeeting (LogMeIn)

Für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen setzten wir die Software GoToMeeting der LogMeIn Ireland Limited, The Reflector 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Irland (im Folgenden „LogMeIn“) ein. Bei der Teilnahme an einem unserer Bewerbungsgespräche verarbeitet LogMeIn die nachfolgenden personenbezogenen Daten in unserem Auftrag:

Metadaten
Bei deiner Teilnahme an einem Bewerbungsgespräch über GoToMeeting werden durch LogMeIn sogenannte Metadaten verarbeitet. Dabei handelt es sich um folgende Datenkategorien: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen, Standort, Spracheinstellungen, Betriebssystem. Diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendigerweise verarbeitet werden.

Einwahl mit dem Telefon
Bei der Einwahl per Telefon werden Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer sowie Start- und Endzeit verarbeitet. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse im Falle der Nutzung von Voice-over-IP (VOIP) gespeichert werden. Auch diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendigerweise verarbeitet werden.

Verarbeitung von Audio- und Videodaten
Deine Wortbeiträge sowie dein über die Videofunktion bereitgestellte visuelle Abbild so werden zu Zwecken der Kommunikation im Rahmen des Bewerbungsgespräches verarbeitet.

Wir haben mit LogMeIn einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO abgeschlossen. LogMeIn hat seinen Sitz in den USA und damit in einem sogenannten unsicheren Drittstaat. Die Einhaltung eines angemessenen Schutzniveaus im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO wird von LogMeIn durch die Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages garantiert.

Sofern du eine entsprechende Einwilligung i. S. v. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilen, werden wir die mit Ihnen über GoToMeeting geführten Bewerbungsgespräche aufzeichnen.

5.5 Dropbox

Soweit du eine Einwilligung zur Aufzeichnung des mit Ihnen geführten Bewerbungsgespräches erteilt hast, speichern wir die Aufzeichnung im Cloud-Speicherdienst Dropbox der der Dropbox Inc., One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland.

Um die datenschutzkonforme Verarbeitung der Aufzeichnung zu gewährleisten, haben wir mit der Dropbox Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag i. S. d. Art. 28 DSGVO geschlossen.

5.6 GitHub

Einzelne Bewerber erhalten im Verlauf des Bewerbungsprozesses eine Einladung zur Teilnahme an einer Coding-Challenge. Eine Teilnahme an der Coding-Challenge ist entweder telefonisch oder über die Plattform GitHub der GitHub Inc., 88 Colin P. Kelly Street, San Francisco, CA 94107 möglich.

Unabhängig davon, ob du an der Coding-Challenge telefonisch oder über GitHub teilgenommen hast, werden die Ergebnisse der Coding-Challenge auf GitHub gespeichert. Einzelne unserer Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die Ergebnisse der Coding-Challenge um deren Qualität zu beurteilen.

Wir haben mit der GitHub Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag i. S. d. Art. 28 DSGVO geschlossen, im rahmen dessen sich die GitHub Inc. zur Einhaltung eines angemessenen Schutzniveaus durch Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet hat.

5.7 Slack

Wir nutzen zum Zwecke der internen Kommunikation die Software Slack der Slack Technologies Inc., 500 Howard St, San Francisco, CA 94105, USA. Um den Mitarbeitern unseres Unternehmens einen ersten Eindruck von Bewerbern zu verschaffen, werden diesen im Rahmen des Bewerbungsprozesses allgemeine Informationen zum Bewerber (Vor- und Nachname, LinkedIn/Xing-Profil) über Slack bereitgestellt.

Wir haben mit der Slack Technologies Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Da sich der Sitz der Slack Technologies Inc. in den USA und damit in einem unsicheren Drittland befindet, hat sich die Slack Technologies Inc. gegenüber uns im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages zur Einhaltung eines angemessenen Schutzniveaus durch Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.

6. Dauer der Speicherung

Wir speichern deine personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über deine Bewerbung erforderlich ist. Deine personenbezogenen Daten bzw. deine Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern deine personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Sofern du eine entsprechende Einwilligung erteilt hast, hinterlegen wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten für die Dauer von 2 Jahren in unserem Bewerberpool. Hierdurch besteht die Möglichkeit, dass wir dich auch zukünftig für die Besetzung einer offenen Stelle in Betracht ziehen können. Du hast das Recht, deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Nach erfolgtem Widerruf deiner Einwilligung oder nach Ablauf von zwei Jahren werden deine Daten nicht mehr für den Bewerbungsprozess genutzt und aus unserem Bewerberpool gelöscht.

Kommt es im Anschluss an den Bewerbungsprozess zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden deine Daten soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

7. Deine Rechte als Betroffene:r

Du hast folgende Rechte hinsichtlich der dir betreffenden personenbezogenen Daten:

Du hast im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO) und ggf. ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Sperrung (Art. 18 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kannst du dich jederzeit an uns oder an das in der Stellenanzeige ausgewiesene Unternehmen wenden oder Kontakt mit dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten aufnehmen.

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO). Wenn du die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einschränkst, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit deiner Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedsstaates verarbeitet werden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn du die Richtigkeit deiner gespeicherten personenbezogenen Daten bestreitest, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, kannst du statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir bzw. das mit uns verbundene Unternehmen deine personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, du sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigst, hast du das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn du einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hast, muss eine Abwägung zwischen deinen und unseren Interessen bzw. den Interessen der mit uns verbundenen Unternehmen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.

Du hast gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Daten, die auf Grundlage deiner Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden, an sich oder einen Dritten in einem gängigen maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen (Datenübertragbarkeit). Sofern du die direkte Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Für uns zuständig ist der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (https://www.datenschutz-berlin.de/).

7. Widerspruchsrecht

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, hast du jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnimmst du dieser Datenschutzerklärung. Wenn du Widerspruch einlegst, werden deine betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir bzw. das mit uns verbundene Unternehmen können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden deine personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so hast du das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dir betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn du widersprichst, werden deine personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO)