Recruiting-Automatisierung: Definition, Vorteile und wichtige erste Schritte

Zusammenfassung:

• Recruiting-Automatisierung bedeutet, dass Softwareprogramme oder digitale Tools bei zeitaufwendigen Routineaufgaben helfen, die Recruiter:innen sonst manuell erledigen müssen.
• Recruiter:innen sparen durch Automatisierung Zeit und haben so die Hände frei für wichtige strategische Aufgaben sowie den Austausch mit Kandidat:innen.
• Recruiting Automation beschleunigt den Rekrutierungsprozess, verbessert die Candidate Experience und hilft Unternehmen, sich im „War for Talents“ zu behaupten.

Schätzfrage: Wie viel Prozent deiner Arbeitszeit verbringst du mit administrativen Tätigkeiten? Also zum Beispiel damit, den Eingang von Bewerbungen zu bestätigen, Excel-Tabellen mit Daten zu füllen oder Termine zu koordinieren? 

Aus unzähligen Kundengesprächen wissen wir, dass Recruiter:innen oftmals zu viel Zeit auf Routineaufgaben verwenden. In einigen Fällen führt das dazu, dass für die tatsächliche Interaktion mit Bewerber:innen kaum Ressourcen da sind.

Stell dir vor, du hättest technologische Unterstützung, die dir all diese eher monotonen und zeitraubenden Aufgaben abnimmt. 

Genau darum geht es bei der Automatisierung im Recruiting: Notwendige, aber eher lästige Routinearbeiten abzugeben, damit du mehr Kapazität für den Austausch mit Kolleg:innen und vor allen Dingen Bewerbenden hast.

In diesem Blogbeitrag erfährst du,

• welche Aufgaben im Recruiting sich automatisieren lassen,
• welche Technologien und Tools dabei zum Einsatz kommen und
• wie du am besten mit der Recruiting-Automatisierung startest.

Definition: Was ist Recruiting-Automatisierung?

Recruiting-Automatisierung bedeutet, dass Softwareprogramme sich wiederholende Aufgaben übernehmen, die du sonst aufwändig manuell erledigen müsstest.

Du hast dadurch mehr Zeit für das Wesentliche: nämlich die strategischen und wertschöpfenden Aufgaben in deinem Recruiting-Prozess. Vor allem natürlich die, bei denen es auf

• menschliche Interaktion,
• deine Intelligenz
• und dein Urteilsvermögen

ankommt.

Es ist wichtig, Digitalisierung von Automatisierung abzugrenzen: Digitalisierung, z. B. K via E-Mail statt Brief zu kommunizieren, ist heute in wohl jedem Unternehmen gang und gäbe. Digitalisierung ist aber lediglich die Vorstufe. 

Automatisierung geht noch einen Schritt weiter – und ist deutlich weniger verbreitet: Technologie erledigt viele Prozessschritte selbstständig – und zwar ohne, dass dein Eingreifen erforderlich ist.

Welche Aufgaben und Prozesse im Recruiting automatisiert werden können und welche Tools dabei zum Einsatz kommen, werden wir später im Detail erläutern. Hier nur einige Beispiele zum besseren Verständnis. 

Recruiting Automation bedeutet zum Beispiel, dass:

• du Stellenanzeigen mit einem Multiposting-Tool wie GOhiring mit wenigen Klicks auf vielen Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichst,
• Chatbots die Terminkoordination mit Kandidat:innen für dich übernehmen und
• eingehende Bewerbungsunterlagen automatisiert gescannt und nach Eignung vorsortiert werden.

Clever durchdacht und umgesetzt kannst du mit einer Automatisierungsstrategie deinen gesamten Recruiting-Prozess optimieren.

Recruiting Automatisierung löst Herausforderungen im Recruiting 

Eine der größten Herausforderungen für Recruiter ist und bleibt der Fachkräftemangel. Der War for Talents (ein von Steven Hankin geprägter Begriff, der den zunehmenden Wettbewerb um die Top-Talente am Markt beschreibt ) führt dazu, dass du in der Regel mehr Zeit und Anstrengungen in die Suche und Auswahl geeigneter Kandidaten und Kandidatinnen investieren musst. 

Übersetzt heißt das auch: Der Aufwand durch administrative Aufgaben steigt, die verfügbaren Ressourcen sinken. Trotzdem müssen Recruiting-Teams natürlich weiterhin die besten Talente für ihr Unternehmen gewinnen – und das möglichst schnell und effizient. 

Wie groß der Druck auf Recruiter:innen mittlerweile ist, zeigen die Ergebnisse einer Studie, für die rund 550 Personalverantwortliche und 3.700 Kandidat:innen befragt wurden:

• 89 Prozent der befragten Recruiter:innen spüren den zunehmenden Wettbewerb um Fachkräfte.
• 62 Prozent der Studienteilnehmer:innen müssen heute mehr Stellen besetzen als in den vergangenen Jahren.
• 65 Prozent geben an, dass die Arbeitsbelastung ihre Ressourcen übersteigt.

Erschwerte Bedingungen also, die sich auch in einem der wichtigsten Recruiting KPIs widerspiegeln: Die Time-to-Hire, also die Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle, hat sich Studien zufolge seit 2014 verdoppelt und liegt in Deutschland aktuell bei durchschnittlich 148 Tagen. 

Eine Ursache dafür ist laut Studie der nach wie vor geringe Automatisierungsgrad in den Personalabteilungen: 

• 80 Prozent der Befragten formulieren ihre Stellenanzeigen auf konventionellem Weg,
• 86 Prozent sichten Bewerbungsunterlagen ausschließlich manuell und
• 74 Prozent überprüfen händisch, ob die Bewerbungsunterlagen vollständig sind.

In vielen Unternehmen bedeutet Recruiting also nach wie vor eins: viele repetitive Aufgaben. Eine Tatsache, die leider viel Recruiting-Potenzial an wichtigen Stellen – zum Beispiel im direkten Kontakt mit Bewerbenden – verschenkt. 

Doch genau hier setzt Automatisierung im Recruiting an und übernehmen manuelle Aufgaben für dich. Das wiederum macht deine Arbeit effizienter und kommt auch Bewerbenden gut an.

Tempo im Recruiting-Prozess wird heute nämlich nicht nur von der Unternehmensführung erwartet, sondern auch von Bewerber:innen: Viele wünschen sich einen möglichst reibungslosen und transparenten Prozess.

Aus Sicht der Kandidat:innen ist die Qualität und die Geschwindigkeit des Recruiting-Prozesses ein äußerst wichtiges Aushängeschild und hat sogar großen Einfluss auf die Gesamtwahrnehmung des Unternehmens:

• Zwei Drittel der von Stepstone befragten Arbeitnehmer:innen würden sich eher für ein Unternehmen entscheiden, bei dem der Recruiting-Prozess schnell und unkompliziert abläuft.
• 75 Prozent glauben, aus dem Recruiting-Verfahren Rückschlüsse auf die Unternehmenskultur ziehen zu können. 
• Für 63 Prozent spiegelt der Bewerbungsprozess wider, wie technologieaffin ein möglicher neuer Arbeitgeber ist.

Im heutigen Arbeitnehmer:innen-Markt wird der Recruiting-Prozess für Jobsuchende – vor allem für Hochqualifizierte – also zunehmend zum Zünglein an der Waage bei der Entscheidung für oder gegen einen neuen Arbeitgeber.

Eine herausfordernde Situation, die nach intelligenten Lösungen verlangt. Recruiting Automation ist der Schlüssel, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und offene Stellen nicht nur schneller, sondern auch qualitativ besser zu besetzen. 

Denn statt Excel-Tabellen zu füllen oder E-Mail-Pingpong zu spielen, verschafft dir Recruiting Automation mehr Zeit, dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die einen echten Mehrwert für dein Unternehmen schaffen – und die Candidate Experience verbessern.

So gelingt es dir und deinem Team selbst unter erschwerten Bedingungen, die besten Talente an Bord zu holen.

Recruiting-Automatisierung: 8 Vorteile

Recruiting-Automatisierung befreit dich von monotonen Aufgaben, die Software oder digitale Tools ohnehin viel besser erledigen können.

Das bringt eine ganze Reihe von Vorteilen – und zwar nicht nur für Recruiting-Teams. Auch Bewerber:innen, Mitarbeitende in den Fachabteilungen und die Geschäftsführung profitieren von einer smart umgesetzten Automatisierungsstrategie.

Das sind die acht größten Vorteile von Recruiting Automation:

Vorteil 1: Effizienzsteigerung

Die Automatisierung von Routineaufgaben spart dir Zeit – und deinem Unternehmen dadurch Kosten. Mit Recruiting Automation steigerst du langfristig also auch den Umsatz und den allgemeinen Unternehmenserfolg.

Vorteil 2: Mehr Zeit für das Wesentliche

Dir bleibt mehr Zeit für strategische und kreative Aufgaben! Sprich mit Bewerber:innen, tausche dich mit Fachabteilungen aus und treibe dein Employer Branding voran, anstatt Excel-Tabellen zu pflegen.

Vorteil 3: Verbesserte Candidate Experience

Ein sinnvoll automatisierter Recruiting-Prozess stellt die Bewerber:innen in den Mittelpunkt. Das zeigt sich durch kurze Reaktionszeiten, Transparenz und Konsistenz in der Kommunikation. Positiv auf die Candidate Experience wirkt sich auch aus, dass du dir mehr Zeit für die persönliche Interaktion mit deinen Bewerber:innen nehmen kannst.

Vorteil 4: Verbesserte Kennzahlen

Weil Automatisierung den Recruiting-Prozess insgesamt beschleunigt und die Qualität der Einstellungen steigt, verbessern sich automatisch wichtige Recruiting-KPIs wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Quality-of-Hire.

Vorteil 5: Wettbewerbsvorteil

Bisher nutzen nur wenige Unternehmen die Vorteile der Automation für sich. Mit einem schnelleren und smarteren Recruiting-Prozess hebst du dich im hart umkämpften Arbeitsmarkt von deinen Mitbewerbern ab, zahlst auf die Employer Brand ein und hast bessere Chancen, Top-Talente für dein Unternehmen zu gewinnen.

Vorteil 6: Fehlerreduktion

Automatisierte Systeme arbeiten präzise und immer gleich nach festgelegten Regeln. Menschliche Fehler, z. B. bei monotonen Aufgaben wie der Datenübertragung, sind somit ausgeschlossen.

Vorteil 7: Skalierbarkeit

Automatisierte Recruiting-Systeme können problemlos Tausende von Bewerbungen gleichzeitig verarbeiten, was insbesondere in Unternehmen mit hohem oder schwankendem Personalbedarf ein Vorteil ist.

Vorteil 8: Datenanalyse

Automatisierung ermöglicht es, Daten in Echtzeit zu sammeln, zu pflegen und zu aktualisieren. Schon nach kurzer Zeit, hortest du einen Datenschatz, der weitere Optimierungen, fundiertere Entscheidungen und bessere Ergebnisse ermöglicht.

Welche Aufgaben im Recruiting lassen sich automatisieren? 

Weißt du, was der sogenannte Recruiting Funnel (Funnel = Trichter) ist? Die Kurzfassung: Ein Modell, das alle Schritte des Recruiting-Prozesses in einzelne Phasen untergliedert. 

Der Funnel umfasst also den gesamten Weg: Von der ersten Wahrnehmung deines Unternehmens bis hin zur Vertragsunterzeichnung eines oder einer Kandidat:in.

Recruiting-Automatisierung lässt sich in allen Phasen des Funnels einsetzen. Welche Prozesse du automatisieren kannst und welche Tools dabei zum Einsatz kommen, schauen wir uns jetzt einmal genauer an.

Oben (Top of the Funnel)

Oben im Funnel bzw. Trichter versuchst du zunächst, potenzielle Bewerber:innen anzuziehen und sie zu einer Bewerbung zu bewegen. Hier kannst du folgende Aufgaben automatisieren:

Entwicklung von Candidate Personas

Bevor du Stellenanzeigen postest, musst du wissen, wen du überhaupt ansprechen willst. Auch hier kann Recruiting Automatisierung dich unterstützen.

Zum Beispiel helfen dir bestimmte Tools, eine Candidate Persona – also ein detailliertes Profil deines oder deiner Wunschkandidat:in – zu entwickeln und sogar dynamisch zu aktualisieren.

• KI-gestützte Textanalyse-Tools durchsuchen dafür Stellenanzeigen, um häufig vorkommende Schlüsselkompetenzen und Charakteristika für eine Position zu identifizieren und auf dieser Grundlage die Candidate Persona zu generieren.
• Machine Learning-Algorithmen können die Datenquellen kontinuierlich überwachen und das Profil dynamisch aktualisieren, wenn sich der Arbeitsmarkt oder die Anforderungen an die Stelle verändern.

Stellenanzeigen veröffentlichen

Recruiting Automation bietet die optimale Grundlage beim Stellenanzeigenschalten und -verwalten.

Mit einem Multiposting-Tool wie GOhiring kannst du deinen Jobposting-Prozess automatisieren und Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf vielen Plattformen gleichzeitig veröffentlichen – statt sie mühsam einzeln händisch anzupassen und zu schalten. 

Das spart nicht nur bis zu 50 Prozent Zeit pro Schaltung, sondern erhöht auch die Reichweite und Sichtbarkeit deiner Anzeige.

Außerdem hast du so immer im Blick, welche Job Ads gerade auf welchem Kanal online sind, wie lange sie laufen und welches Investment sich gelohnt hat.

In der Mitte (Middle of funnel)

In der Mitte deines Recruiting Funnels, wenn es darum geht, Bewerbungen zu überblicken und mit konkreten Bewerber:innen zu sprechen, kannst du folgende Aufgaben automatisieren:

Bewerberdatenmanagement und Talent Pool

Du benötigst eine Übersicht über alle eingegangenen Bewerbungen und willst wissen, welcher Kandidat oder welche Kandidatin sich gerade in welchem Stadium der Bewerbungsphase bei euch im Unternehmen befindet?

Hierbei unterstützt dich ein Bewerbermanagementsystem (engl. Applicant Tracking System, kurz: ATS).

Das ist eine Softwarelösung, die Bewerberdaten erfasst, organisiert und verwaltet. Ein ATS vereint viele Recruiting-Prozesse unter einem Hut. Entsprechend hoch ist auch das Automatisierungspotenzial: 

Ein ATS kann:

• eingehende digitale Bewerbungen automatisch nach zuvor definierten, 
• Schlüsselqualifikationen und relevanten Erfahrungen filtern, um eine Vorauswahl zu treffen, 
• Bewerberdaten in einem Talent Pool sammeln und diesen regelmäßig mit Informationen mithilfe von Daten aus sozialen Netzwerken aktualisieren,
• standardisierte E-Mails an Kandidat:innen verschicken, z. B. um den Eingang der Bewerbungsunterlagen zu bestätigen oder Status-Updates zu geben,
• die Terminvereinbarung durch eine Selbstbuchungsoption sowie automatische Termineinladungen und -erinnerungen vereinfachen und
• automatisiert Datenanalysen durchführen und Reportings, z. B. über relevante Recruiting-KPIs erstellen.

Active Sourcing

Auch bei der direkten Ansprache (engl. Active Sourcing) von potenziellen Kandidat:innen lässt sich einiges automatisieren.

Zum Beispiel kommen beim Active Sourcing künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zum Einsatz, um attraktive Kandidat:innen in sozialen Netzwerken, Business-Netzwerken und Jobportalen ausfindig zu machen, die zwar nicht aktiv auf Jobsuche sind, aber gut zu offenen Position passen könnten.

KI-gestütztes Active Sourcing kann:

• Kandidat:innenprofile auf verschiedenen Plattformen automatisiert durchsuchen und interessante Talente anhand vordefinierter Kriterien wie Qualifikationen, Erfahrungen und Keywords identifizieren,
• intelligente Matches erstellen, indem es die Anforderungen der offenen Stellen mit den Qualifikationen und Erfahrungen von Talenten vergleicht und
• personalisierte Nachrichten für die Ansprache potenzieller Kandidaten verfassen, indem es Profile, Präferenzen und vergangene Interaktionen analysiert, um eine relevantere und ansprechendere Kommunikation zu gewährleisten.

Beantwortung von FAQs und Koordination mit Bewerber:innen 

KI-basierte Recruiting-Chatbots sind eine Softwarelösung, die automatisch und auf hohem Niveau im Erstkontakt mit Bewerber:innen interagieren können.

Einige Konzerne nutzen mittlerweile sogar KI-Anrufe, um ein Pre-Screening der Bewerber:innen vorzunehmen und gleichzeitig dem Bewerber oder der Bewerberin die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen.

Damit sparst du im Recruiting einiges an Zeit, während Bewerber:innen dennoch zügig Rückmeldung und Support erhalten.

Recruiting-Chatbots und KI-Anrufe können:

• häufig gestellte Fragen z. B. zu Stellenausschreibungen, zum Bewerbungsprozess und zu Benefits beantworten oder an die richtige Ansprechperson weiterleiten,
• die Koordination von Vorstellungsgesprächen und Meetings durch automatisierte Terminvorschläge und Buchungsmöglichkeiten erleichtern und
• erste automatisierte Auswahlgespräche führen sowie die Qualifikation von Bewerber:innen durch Tests oder Fragebögen überprüfen.

Unten (Bottom of the funnel)

Am Ende des Funnels bringst du Bewerbungen in trockene Tücher: Die Vertragsunterzeichnung steht an. Auch zu diesem Zeitpunkt ist Recruiting-Automatisierung nützlich.

Vertragsunterzeichnung und -management 

Das gesamte Vertragsmanagement lässt sich mit Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattformen automatisieren. 

CLM-Plattformen können:

• genutzt werden, um Verträge digital zu signieren und bieten automatisierte Workflows für das Senden, Nachverfolgen und Speichern von Vertragsdokumenten,
• automatisiert Vertragsentwürfe erstellen und auf Grundlage zuvor definierter Vorlagen und Klauseln sicherstellen, dass Verträge den Unternehmensrichtlinien entsprechen,
• intelligente Vertragsanalysen durchführen, um Risiken, Schlupflöcher und Unstimmigkeiten in Verträgen aufzudecken sowie
• Vertragsfristen und -bedingungen überwachen, sowie für anstehende Verlängerungen oder Kündigungen erzeugen.  

Recruiting automatisieren in 5 Schritten

Wir halten fest: Recruiting-Automatisierung kann deinen Arbeitsalltag revolutionieren. Du sparst durch Tools sie nicht nur Zeit, sondern optimierst auch den gesamten Recruiting-Prozess. Bessere Ergebnisse inklusive!

Wie kannst du in der Praxis von dieser Erkenntnis profitieren? Darum geht es in diesem Kapitel. 

Schritt 1: Den Status quo analysieren

Der erste Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme deines aktuellen Recruiting-Prozesses durchzuführen. Erstelle eine Liste der Aufgaben, die in deinem Team häufig anfallen, derzeit manuell erledigt werden und daher viel Zeit in Anspruch nehmen. 

Es kann sinnvoll sein, ein Zeiterfassungstool zu nutzen, um den tatsächlichen (und nicht nur den gefühlten) Zeitaufwand für jede Aufgabe zu ermitteln.

Schritt 2: Aufgaben priorisieren 

Du hast eine Übersicht der Aufgaben erstellt, die grundsätzlich infrage kommen. Jetzt geht es darum, die Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren, bei denen eine Automatisierung am sinnvollsten ist. 

Dabei solltest du dich auf drei Kriterien konzentrieren:

1. Einsparpotenzial: Welche Aufgaben erfordern den größten Zeitaufwand und bieten damit das größte Potenzial für Effizienzsteigerungen?
2. Fehleranfälligkeit: Welche Prozesse sind besonders fehleranfällig und könnten durch Automatisierung zuverlässiger und konsistenter ablaufen?
3. Quick Wins: Welche Aufgaben lassen sich schnell und einfach automatisieren?

Schritt 3: Tools recherchieren und testen

Du weißt jetzt, an welcher Stelle du mit der Automatisierung deines Recruitings ansetzen kannst. Nun beginnt die praktische Phase, in der du geeignete Tools recherchierst, testest und miteinander vergleichst. 

Gegebenenfalls kannst du kostenlose Testversionen oder Demos nutzen, um einen ersten Eindruck zu bekommen, wie gut ein Tool bei dir im Unternehmen funktioniert.

Vergleiche verschiedene Anbieter hinsichtlich 

• Preis-Leistungs-Verhältnis, 
• Support und 
• Funktionsumfang, um das beste Gesamtpaket zu finden. 

Wichtig ist, dass sich die Software nahtlos in bereits bestehende Systeme integrieren lässt und intuitiv bedienbar ist.

Schritt 4: Automatisierungslösung implementieren 

Du hast das passende Tool gefunden. Super!

Jetzt geht es darum, es in deine Arbeitsroutine zu integrieren. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder so geschult werden, dass sie alle Funktionen verstehen und das Tool effektiv nutzen können.

Biete bei Bedarf frühzeitig Beratung und Unterstützung an, um den Nutzen des Tools zu optimieren und die Akzeptanz im Team zu fördern.

Schritt 5: Evaluieren und optimieren

Nachdem das Tool eine Weile im Einsatz ist, solltest du den Erfolg der Automatisierung überprüfen:

• Ist die Effizienz im Recruiting-Prozess messbar gestiegen?
• Ist die Fehlerquote gesunken?
• Kommt das Team gut mit der neuen Technologie zurecht?

Falls das Tool nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, solltest du weiter nach einer Lösung suchen.

Sind die Ergebnisse zufriedenstellend? Wunderbar, dann kannst du nun zu Schritt 2 zurückkehren, um mit dem nächsten Tool weitere Optimierungspotenziale für dein Recruiting zu erschließen.

FAQ: Fragen zu Recruiting-Automatisierung schnell beantwortet

Fazit: Recruiting-Automatisierung verbessert dein Recruiting

Fachkräftemangel und steigender Druck in den Unternehmen zwingen Personalverantwortliche dazu, neue und bessere Wege zu finden, um im „War for Talents“ zu bestehen. 

Recruiting Automation ist der Schlüssel zu einem effizienteren, schnelleren und qualitativ hochwertigeren Recruiting-Prozess. 

Da digitale Tools und Software dir monotone Routineaufgaben abnehmen, hast du wieder mehr Zeit, dich auf die strategischen und wertschöpfenden Aspekte deines Jobs zu konzentrieren. 

Von der Stellenausschreibung über das Bewerberdatenmanagement bis hin zur Vertragsunterzeichnung – Recruiting-Automatisierung bietet entlang des gesamten Recruiting Funnels zahlreiche Möglichkeiten, deinen Workflow im Recruiting zu optimieren.