Recruiting-Prozess optimieren in 5 Schritten

Zusammenfassung:

• Das Herzstück: Dein Recruiting-Prozess ist das Fundament deiner Personalstrategie – von der ersten Ansprache bis zur Vertragsunterschrift.
• Dynamik statt Stillstand: Ein starker Prozess lebt davon, dass er kontinuierlich analysiert und an die Bedürfnisse deiner Kandidat:innen angepasst wird.
• Erfolg durch Struktur: Wer den Ablauf im Griff hat, schafft eine erstklassige Candidate Experience und gewinnt die passenden Talente für das Team.

Hand aufs Herz: Läuft dein Recruiting wie am Schnürchen – oder holpert es an allen Ecken?

Ein strukturierter Prozess ist heute kein Nice-to-have mehr. Er ist deine Visitenkarte. Er entscheidet, ob Talente bleiben oder abspringen.

Und er verschafft dir die Zeit, dich auf das zu konzentrieren, was zählt: die Menschen hinter den Bewerbungen.

Egal, ob du gerade erst im Recruiting startest oder als alter Hase nach frischen Impulsen suchst – hier findest du handfeste Tipps, die deinen Alltag sofort erleichtern.

Schnelle Definition Recruiting-Prozess
Ein Recruiting-Prozess beschreibt alle strukturierten Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um offene Stellen zu besetzen – von der Bedarfsermittlung bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter:innen. Gut strukturiert sorgt er für Effizienz, Transparenz und eine positive Candidate Experience.

Das erwartet dich in diesem Artikel:

• Die Basics: Erfahre, was einen smarten Recruiting-Prozess auszeichnet.
• Schritt-für-Schritt-Anleitung: Lerne die wichtigsten Phasen von der Bedarfsanalyse bis zum Onboarding kennen.
• Bottlenecks eliminieren: Erfahre, wo es in vielen Recruiting-Teams hakt und wie du solche Herausforderungen spielend löst.
• Zahlen & Fakten: Ein Überblick über Kosten und die wichtigsten Recruiting-KPIs, die du im Auge behalten solltest.
• Praxis-Tipps: Direkt anwendbare Hacks für eine bessere Candidate Experience.

Was versteht man unter Recruiting-Prozess?

Ein Recruiting-Prozess ist der strukturierte Ablauf aller Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um eine offene Stelle zu besetzen – von der Bedarfsanalyse über die Kandidatensuche und -auswahl bis hin zur Vertragsunterzeichnung und dem Onboarding.

Er bildet das Fundament jeder Personalstrategie und entscheidet maßgeblich über Geschwindigkeit, Kosten und Qualität deiner Neueinstellungen.

Das Ziel ist: Die passenden Talente gewinnen – effizient, kostengünstig und zeitschonend.

Wie sieht ein Recruiting-Prozess aus?

Jeder Recruiting-Prozess durchläuft mehrere klar definierte Phasen. Ein strukturierter Ablauf sorgt dafür, dass nichts untergeht und alle Beteiligten wissen, wo sie stehen.

Oft betreust du mehrere Kandidat:innen gleichzeitig in verschiedenen Phasen: Während eine Bewerberin gerade ihre Unterlagen einreicht, wartet ein anderer Bewerber bereits auf seinen Vertrag.

Genau das macht Recruiting so dynamisch.

Recruiting-Prozess-Ablauf: Diese 5 Phasen gibt es

1. Phase: Planungsphase bzw. Bedarfsanalyse

Am Anfang des Recruiting-Prozesses musst du erst einmal herausfinden, welcher Bedarf besteht. 

Hier kannst du dir folgende Fragen stellen:

• Welche Abteilung oder welches Team sucht Verstärkung? 
• Welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Soft Skills wünscht sich das Team sowie der oder die Vorgesetzte? 
• Wie hoch ist die Arbeitsbelastung bzw. wie schnell muss eine neue Person gefunden werden?
• Wie sieht die Gehaltsspanne aus?
• Welche Aufgaben übernimmt die neue Fachkraft

Sobald du die wichtigsten Informationen aus den Fachabteilungen gesammelt hast, schreibst du die Stellenanzeige.

Versuche, das Wichtigste auf den Punkt zu bringen und den Interessenten die offene Stelle so schmackhaft wie möglich zu machen.

Dabei geht es natürlich auch darum, was du als Arbeitgeber zu bieten hast – präsentiere dich als Arbeitgeber so attraktiv wie möglich und gehe vor allen Dingen auf deine Benefits ein.

Das können zum Beispiel folgende Aspekte sein:

• Flexible Arbeitszeiten und/oder Remote Work
• Home-Office (inkl. entsprechende Ausstattung)
• überdurchschnittliche Vergütung (Gehaltsspanne angeben!)
• mehr Urlaubstage
• Zuschüsse für Sprit, Kita, Sportstudio uvm.

Zeig, was dich besonders macht!

2. Phase: Anziehungsphase

Die Anziehungsphase umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen potenzielle Kandidat:innen auf offene Stellen aufmerksam macht – sowohl passiv über Stellenanzeigen als auch aktiv über Direktansprache (Active Sourcing).

Nachdem du nun weißt, worauf es der Fachabteilung konkret ankommt und deine Stellenanzeige verfasst ist, geht es ans Eingemachte.

Damit ist die aktive und passive Suche nach geeigneten Bewerber:innen gemeint.

Doch bevor du einfach wild Job Ads postest, überlege dir genau, wen du eigentlich ansprechen willst.

Frage dich:

• Welche Soft und Hard Skills sollten deine Traumbewerber:innen mitbringen?
• Welche Motivation treibt sie an? Was inspiriert sie?

Am besten nutzt du hierfür eine sogenannte Candidate Persona. Das ist ein fiktives Idealprofil deiner Wunschkandidat:innen – inklusive Fähigkeiten, Zielen, Werten und bevorzugten Kanälen. 

Nutze dafür gerne unsere detaillierte Candidate Persona Vorlage:

Passiv meint = Schalten von Stellenanzeigen und Warten auf eine Bewerbung

Aktiv meint = Maßnahmen wie Active Sourcing oder Headhunting, mit denen du Talente proaktiv ansprichst

Wichtig ist, dass du Talente auf den geeigneten Kanälen ansprichst und deine Employer Brand aussagekräftig ist. Studien deuten zeigen, dass eine gelungene Arbeitgebermarke dein Recruiting unterstützt.

Definition Employer Branding
Employer Branding bezeichnet den strategischen Aufbau und die Pflege einer attraktiven Arbeitgebermarke (eng. Employer Brand). Ziel ist es, das Unternehmen so zu positionieren, dass es für bestehende Mitarbeitende und potenzielle Bewerber:innen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird – intern wie extern.

Je nach Fähigkeiten, Erfahrungen und Hierarchielevel kommen verschiedene Kanäle und Ansprachemethoden infrage. Hier eine kleine Auswahl für den beste Multichannel-Recruiting-Mix:

• Karriereseite: dein digitales Aushängeschild. Achte auf mobile Optimierung, kurze Formulare und strukturierte Daten, um bei Google for Jobs ausgespielt zu werden.
• Online-Stellenbörsen & soziale Netzwerke: das absolute Muss, um Reichweite für deine Vakanzen zu generieren
• Direktansprache: mit Active Sourcing und Headhunting ergänzt du deinen Mix. Oft spannend für Rollen im Mangement.
• Gratis-Kanäle: dort kannst du kostenlose Stellenanzeigen schalten – für den Extra-Boost an Reichweite
• Nischenportale: nützliche Ergänzung, um spezielle Profile in bestimmten Branchen zu erreichen

Mach dir Gedanken und verteile dein Budget klug.

3. Phase: Auswahlphase

Die Auswahlphase ist der Abschnitt im Recruiting-Prozess, in dem eingegangene Bewerbungen gesichtet, bewertet und geeignete Kandidat:innen zu Vorstellungsgesprächen oder Assessment-Centern eingeladen werden.

In dieser Phase landen Bewerbungen in deinem Postfach – und du hast die Qual der Wahl.

Zunächst sichtest du die eingegangenen Bewerbungen. Dann entscheidest du, welche du ablehnst und welche Kandidat:innen du näher kennenlernen willst.

• Beim Active Sourcing ist es natürlich umgekehrt: Du suchst selbst nach spannenden Profilen (zum Beispiel bei Xing oder LinkedIn) und schreibst daraufhin proaktiv Talente an.

Achte darauf, deinen Bewerber:innen eine positive Candidate Experience zu bieten. Egal, ob jemand eine Zusage erhält oder nicht: Jede:r verdient eine schnelle Rückmeldung und eine respektvolle Kommunikation.

Denk daran, dass sich potenzielle Kandidat:innen auch später noch für offene Rollen eignen können! Vielleicht schreibst du in einem Jahr noch einmal Stellen aus und ein alter Kontakt passt hervorragend auf eine dieser Stellen?

Für solche Fälle ist es sinnvoll, ein Bewerbermanagementsystem (ATS) zu haben. In diesem System kannst du alle Bewerber:innen und Bewerbungen speichern und einen Talent-Pool mit den Profilen pflegen, die zu einem späteren Zeitpunkt nützlich sein werden.

Je nach Größe und Ziel deiner Firma folgt im nächsten Schritt dann ein Bewerbungsgespräch oder auch ein Assessment Center (AC).

Definition Assessment Center (AC)
Ein Assessment Center ist ein groß angelegtes Auswahlverfahren zur Bewertung und Einschätzung von mehreren Bewerber:innen gleichzeitig. Innerhalb eines Zeitraums von ein bis drei Tagen durchlaufen Kandidat:innen diverse Übungen, wie beispielsweise eine Selbstpräsentation, ein Vorstellungsgespräch, einen Intelligenztest, eine Gruppendiskussion, ein Rollenspiel und vieles mehr.

Wichtig ist, dass du die Auswahl der Bewerber:innen mit Bedacht triffst. Überlege dir, was dir bei einem oder einer Kandidat:in wirklich wichtig ist und welche Fragen du stellen musst, um jemanden wirklich kennenzulernen.

Tipp:
Überlege dir gut, wie du deinen Auswahlprozess gestaltest. Ist ein Assessment Center sinnvoll? Besser zwei oder drei Interviews? Wann fragst du Können, was Culture Fit ab? Mach dir dazu unbedingt vorab Gedanken.

4. Phase: Entscheidungsphase

Wenn du deinen oder deine Wunschkandidat:in nach den persönlichen Gesprächen gefunden hast, unterbreitest du dieser Person in der Regel zügig ein Vertragsangebot.

Jetzt hast du den Ball zum Kandidaten oder der Kandidatin gespielt und musst warten, ob sie oder er den Vertrag unterzeichnet.

Manchmal springen Talente in dieser Phase aus den unterschiedlichsten Gründen ab. Vielleicht haben sie bereits ein anderes Angebot vorliegen oder es ist doch etwas dazwischengekommen. Das ist für dich und deine investierte Zeit natürlich ärgerlich, aber nimm es nicht persönlich.

5. Phase: Einstellungsphase & Onboarding

Sobald der Vertrag unterschrieben wurde, kannst du das Onboarding vorbereiten. Der Start in einem neuen Unternehmen ist für jede Person spannend und eventuell mit Unsicherheit verbunden.

Diese Unsicherheit kannst du neuen Kolleg:innen mit einem durchdachten Onboarding nehmen. Gib ihnen ein Gerüst an die Hand, an dem sie sich entlanghangeln und orientieren können. Das gibt Sicherheit und kräftigt eure Beziehung.

Dein Ziel sollte sein, aus einem Neuling einen oder eine zufriedene Mitarbeiterin zu machen, die gerne für viele Jahre bei dir arbeitet. Kein Arbeitgeber mag eine hohe Fluktuationsrate – Mitarbeitende, die alle paar Jahre oder Monate gehen, lähmen dich im Wachstum und erschweren dein Recruiting.

Kannst du deine Mitarbeiter:innen aber ab Tag Eins begeistern und binden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie nicht nur bleiben, sondern dich als Arbeitgeber sogar weiterempfehlen.

Alle diese Phasen werden dabei kontinuierlich von dir als Recruiter:in begleitet. 

Selbstverständlich kann es auch sein, dass du mehrere Kandidat:innen in unterschiedlichen Phasen des Prozesses gleichzeitig betreust.

Zum Beispiel könnte eine Bewerberin gerade erst ihre Bewerbung eingereicht haben, die du dir ansehen musst, während ein anderer Bewerber bereits alle Schritte geschafft hat und auf den Arbeitsvertrag wartet.

 Gerade das macht Recruiting ja so spannend und vielseitig.

Welche Elemente gibt es im Recruiting-Prozess?

Der Recruiting-Prozess besteht aus mehreren Elementen, die vermutlich jede und jeder Recruiter:in kennt. Aus internen  und externen Schritten, die alle dazu führen, geeignete neue Mitarbeiter zu finden.

Schauen wir uns diese Elemente im Detail an:

Bedarfsanalyse

Bevor du überhaupt Bewerber:innen suchst und Stellen ausschreibst, ist in der Regel eine Bedarfsanalyse notwendig. 

Hier stellst du dir folgende Fragen:

• Welche Abteilung/Team braucht Verstärkung? Meistens kommen Teams mit hohem Arbeitsaufwand auch von alleine auf dich zu, dass sie weitere Fachkräfte brauchen.
• Welche Aufgaben soll der oder die Kandidat:in übernehmen?
• Welche Fähigkeiten und Kenntnisse braucht der oder die Kandidat:in?
• Wann soll der oder die Kandidat:in anfangen? Diese Frage wird gerade bei Vertretungsstellen relevant.

Wichtig ist, dass du stets im Austausch mit der Abteilung/dem Team und dem oder der jeweiligen Teamleitung bleibst. Hier brauchst du einen konkreten Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin für Rückfragen deinerseits, fachliche Fragen des oder der Bewerber:in und natürlich für Interviews zu einem späteren Zeitpunkt.

Stellenanzeigen

Auch das Thema Stellenanzeigen nimmt einen großen Teil des Recruiting-Prozesses in Anspruch. Als Recruiter:in bist du in der Regel fürs

• Schreiben,
• Schalten
• und Analysieren

von Stellenanzeigen verantwortlich.

Und falls du das schon einmal gemacht hast, weißt du: Das ist eine Menge Arbeit!

Stellenanzeigen schreiben

Zunächst einmal musst du eine Anzeige aufsetzen und schreiben (P.S. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Stellenanzeige schreibst).

Dazu reicht es nicht alleine, die Anforderungen eines Teams oder einer Abteilung auf den Punkt zu bringen (das alleine ist in vielen Fällen schon sehr zeitintensiv), sondern du musst auch die passenden Keywords, einen treffenden Titel und das benötigte Format finden.

Online-Stellenanzeigen müssen nämlich so aussagekräftig wie möglich sein. Dazu brauchen sie:

• Prägnante Texte: Stichpunkte sind oft besser als Romane
• Übersichtliche Aufteilung: Informationen zur Firma, Informationen zur Rolle, Anforderungen an den/die Kandidat:in und Benefits
• Treffender Titel: Verkünstele dich nicht mit einem außergewöhnlichen Jobtitel, sondern nimm lieber einen, den potenzielle Bewerber:innen schon kennen. Also besser “Customer Success Manager” anstelle von “Customer Satisfaction Magician”.

Stellenanzeigen schalten

Nachdem du nun eine passende Stellenanzeige formuliert hast, bist du vermutlich auch dafür verantwortlich, sie auf diversen Kanälen zu veröffentlichen. Das bedeutet, du kümmerst dich um das Budget für eure Online-Anzeigen, prüfst, welche Anzeigen wann auslaufen und wie sie performen.

Apropos Performance: Mit A/B-Tests findest du am ehesten heraus, welche Stellenanzeigen am besten abschneiden.

Indem du zwei Varianten gegeneinander laufen lässt – etwa unterschiedliche Jobtitel oder Call-to-Actions –, siehst du schnell, welche Version mehr Klicks oder Bewerbungen erzielt.

Wenn du nicht gerade ein Multiposting-Tool verwendest, mit dem du eine Anzeige mit wenigen Klicks auf tausenden Kanälen verteilst, ist der Schaltungsprozess sehr aufwendig.

Auch die Tatsache, dass du Budget und Performance im Auge behalten musst, kann eine zusätzliche Belastung sein. Ganz zu schweigen von den technischen Anforderungen und Skills, die du für jede Plattform mitbringen musst – schließlich funktioniert Plattform A häufig anders als Plattform B.

Oder es kann sein, dass du Stellenanzeigen so auf eure Karriereseite stellen sollst, dass sie gleichzeitig auch bei Google erscheinen. Dazu musst du hingegen wissen, welche technischen Spezifikationen Google an diese Job Ads hat.

Weitere Recruiting-Kanäle sind selbstverständlich auch Online-Jobbörsen, Social Media, kleine Nischenjobboards, Magazine/Printmaterialien und vieles mehr.

Einfach ist es vielleicht nicht – aber mit Tools zur Recruiting Automatisierung klappt das schon.

Stellenanzeigen Performance analysieren

Die Arbeit hört nicht auf, sobald du deine offenen Jobangebote online gestellt hast. Jetzt gilt es, herauszufinden, ob deine Recruiting-Kampagnen Anklang finden.

Je nachdem, welche Recruiting-KPIs du dir gesteckt hast, kannst du unterschiedliche Kennzahlen auswerten. Vielleicht legst du Wert auf die Anzahl der Bewerbungen? Oder die Qualität der Bewerber:innen?

Wichtig ist, deine Anzeigen dahingehend regelmäßig zu prüfen, ggf. anzupassen und im Anschluss auszuwerten. Sieh dir an, welche Job Ads funktionieren und gute Bewerbungen generiert haben und welche nicht.

Bei einigen Tools, wie beispielsweise dem Multiposting Tool von GOhiring, kannst du auch deine erfolgreichsten Anzeigen für weitere Stellenangebote einfach wiederverwenden. Außerdem zeigt dir das Multiposting Tool schon während deine Anzeigen live sind, wie gut diese performen.

Aktive Suche nach Talenten

Häufig gehört auch die aktive Suche nach Talenten zum Recruiting-Prozess. Als Recruiter:in gehört also nicht nur das Anzeigenschalten, sondern auch die proaktive Suche nach passenden Kandidat:innen – zum Beispiel auf Social Media – zu deinem Arbeitsalltag.

Hierzu zählen Elemente wie Active Sourcing und Headhunting. Active Sourcing findet im Gegensatz zum Headhunting in der Regel innerhalb eines Unternehmens statt – hier sprechen hauseigene Recruiter:innen passende Bewerber:innen beispielsweise über Business-Netzwerke wie LinkedIn an.

Unsere Active-Sourcing-Expertin Mica erklärt dir in diesem Video, mit welchen Hilfstellungen sie diese Disziplin meistert:

Beim Headhunting hingegen werden oft externe Dienstleister beauftragt, die sehr konkret nach einer Person mit spezifischen Fähigkeiten suchen – und diese dann aus einer anderen Firma abwerben. Das geschieht häufig eher auf Führungskräftebene.

Eine wichtige Rolle im Active Sourcing und Headhunting spielen hierbei soziale Business-Netzwerke wie LinkedIn und Xing. Dort kannst du als Recruiter:in nicht nur die Profile von relevanten Fachkräften einsehen, sondern Personen auch direkt anschreiben und ihnen deine offene Position pitchen.

Assessment von Kandidat:innen

Welcher Kandidat oder welche Kandidatin kommt weiter? Nach welchen Kriterien bewertest du, ob jemand zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird? Welche Fragen stellst du im Interview?

Das Auswählen und Bewerten von Bewerber:innen ist ein essenzieller Bestandteil des Recruiting-Prozesses. Hier brauchst du als Recruiter:in konkrete Anforderungen, nach denen du Bewerbende bewertest.

Folgende Fragen könntest du dir hierbei stellen:

• Welche fachlichen Voraussetzungen brauchen qualifizierte Mitarbeiter:innen? 
• Wie viel Berufserfahrung braucht ein:e Bewerber:in? 
• Passen die Gehaltsvorstellungen des/der Bewerber:in?
• Sind alle Bewerbungsunterlagen vollständig?

In vielen Fällen kommt es natürlich auch auf die Größe deines Unternehmens an. In Konzernen gibt es häufig auch Assessment-Center, die eine Vielzahl von Kandidat:innen an einem oder mehreren Tagen auf ihre Fähigkeiten testen.

Das findet vor allem dann Anwendung, wenn es viele Bewerber:innen auf wenige Plätze gibt.

Angebot und Onboarding

Die letzten Schritte im Recruiting-Prozess wie

• Angebotserstellung,
• Dokumentenversand
• und Onboarding

gehören ebenso zu den Aufgaben von Recruiter:innen.

Die Arbeit von Recruiter:innen ist nach der Vertragsunterzeichnung nicht vorbei. In den meisten Firmen ist die Recruiting-Abteilung auch für den Versand aller Unterlagen, Willkommenspaketen und das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen zuständig.

Diese Aufgaben sind durchaus zeitintensiv und nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Gerade am Anfang haben Bewerber:innen und neue Mitarbeitende oftmals viele Fragen und kennen nur dich. Du bist damit der erste Anhaltspunkt, an den neue Kolleg:innen sich vertrauensvoll wenden.

Was kostet der Recruiting-Prozess?

Die Kosten im Recruiting-Prozess setzen sich aus internen Kosten (z. B. Gehälter des Recruiting-Teams, Software-Lizenzen) und externen Kosten (z. B. Stellenanzeigen, Headhunter, Agenturgebühren) zusammen. Je nach Branche und Position variieren diese erheblich.

Zum einen entstehen nämlich Personalkosten je nach Größe des Recruiting-Teams und zum anderen kosten natürlich auch Online-Stellenanzeigen oder externe Maßnahmen wie Headhunter Geld.

Interne Kosten im Recruiting-Prozess

Zu den internen Kosten beim Recruiting kannst du beispielsweise folgende Punkte zählen:

• Gehälter Recruiter:innen
• Kosten für Tools und Recruiting Software (z.B. Bewerbermanagemensysteme)
• Empfehlungsboni
• Reisekosten 
• Weiterbildungskosten

Bei diesen Kosten geht es in erster Linie darum, dass dein Recruiting-Team gut aufgestellt ist und alles hat, um täglich zu funktionieren. Die Zusammensetzung dieser internen Kosten variiert natürlich – je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist und eure Ziele sind.

Bei externen Kosten geht es mehr um zusätzliche Kosten, die bei professionellem Recruiting entstehen. Start-ups werden beispielsweise eher versuchen, die Kosten für Jobbörsen gering zu halten und so wenige Tasks wie möglich nach außen zu vergeben.

Externe Kosten im Recruiting-Prozess

Unter die externen Kostenpunkte fallen:

• Schaltungsgebühren bei Stellenbörsen und Co.
• Kosten für Marketing-Maßnahmen (z.B. Ads bei Instagram oder gedruckte Werbung)
• Gebühren für Headhunter, Personalagenturen etc.

Bei den externen Recruiting-Kosten kommt es natürlich ganz auf dein Budget und deine Ziele an. Hier kommen Recruiting-KPIs ins Spiel. Welche Recruiting-Kennzahlen sind dir wichtig? Wie trackst du sie? Wie viel Budget nimmst du in die Hand, um sie ggf. zu verbessern? 

Solche Überlegungen hängen ganz von euren Unternehmenszielen und eurer Strategie ab. Hier mal einige Recruiting-KPIs und wie diese die Kosten in deinem Recruiting-Prozess beeinflussen können:

Cost-per-Hire

Bei dieser Kennzahl geht es um die Kosten, die anfallen, um eine offene Stelle zu besetzen.

Im Idealfall fällt diese KPI so niedrig wie möglich aus, während die Quality-of-Hire hoffentlich hoch ausfällt.

Die Cost-per-Hire berechnest du, indem du alle externen und internen Kosten für deinen Recruiting-Prozess zusammenrechnest (das Gehalt deines Recruiting-Teams, die Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen usw.). Die Summe teilst du anschließend durch die Anzahl deiner Neueinstellungen.

Wenn du es noch einfacher haben willst, nutz gerne unseren KPI-Rechner und rechne dir deine individuelle Cost-per-Hire aus:

Cost-of-Vacancy

Bei der Cost-of-Vacancy handelt es sich um eine Kennzahl, die dir aufzeigt, was eine unbesetzte Stelle dein Unternehmen kostet.

In der Regel bedeutet jede unbesetzte Stelle einen finanziellen Verlust für Firmen – schließlich können wichtige Projekte nicht bearbeitet und dringende Tasks nicht so erledigt werden, wie gewünscht. Zusätzlich ist die Arbeitsbelastung für bestehende Mitarbeiter:innen höher, wenn es an Fachkräften im Team fehlt.

Diese KPI berechnest du daher, indem du das Jahresgehalt der ausgeschriebenen Position zunächst durch die Anzahl der durchschnittlichen Arbeitstage pro Jahr teilst. 

Im Anschluss multiplizierst du diese Zahl mit einem Wichtigkeitsfaktor (z.B. 1 = unwichtig; 10 = sehr wichtig) und zuletzt mit deiner durchschnittlichen Time-to-Hire.

Oder du nutzt unsere KPI-Rechner, um deine COV zu bestimmen:

Cost-per-Application

Bei der Cost-per-Application (CpA) handelt es sich um eine Kennzahl, mit der du misst, wie viel dich eine Bewerbung kostet.

Das Ziel ist natürlich, die CpA so gering wie möglich zu halten. Du berechnest diese KPI, in dem du Gesamtkosten für die Besetzung der neuen Stelle (Anzeigenkosten, Messekosten etc.) durch die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen teilst.

Wenn du es einfacher willst, nutz einfach unseren kostenfreien KPI-Rechner und bestimmte deine CpA in wenigen Sekunden:

Recruiting-Prozess optimieren in 5 Schritten

Dein Recruiting-Prozess besteht schon seit einiger Zeit, aber du bemerkst Schwierigkeiten?

Vielleicht erhältst du nicht die richtigen Bewerbungen auf bestimmte Stellen oder es dauert unendliche lange, Stellenanzeigen zu schalten?

Wir haben einige Schritte gesammelt, mit denen du deinem Recruiting-Prozess ein Upgrade verschaffst.

Schritt 1: Automatisierung integrieren

Wenn du im Recruiting-Prozess Zeit sparen kannst, dann go for it! Mit den richtigen Tools automatisierst du repetitive Aufgaben in deinem Recruiting-Prozess – so hast du die Hände frei für die Kommunikation mit den Kandidat:innen. 

Für viele Recruiting-Teams bietet die Automatisierung von zeitintensiven Aufgaben einen der größten Hebel im Recruiting-Prozess: Spare Zeit bei manuellen Prozessen ein und investiere diese gewonnene Zeit in den Kontakt mit potenziellen Bewerber:innen.

Tools wie Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking System, kurz: ATS) oder Multiposting Tools wie GOhiring unterstützen dich dabei, in der Talent Acquisition effizienter zu werden.

Gerade mit Multiposting kannst du in vielen Fällen die

• Time-to-Hire,
• die Cost-per-Hire,
• die Time-to-Fill

und viele weitere Kennzahlen optimieren.

Außerdem gibt dir ein Tool wie GOhiring die Möglichkeit, einige Kanäle auszuprobieren und die Channel Effectiveness zu prüfen.

Automatisierung sollte also auf jeden Fall in deinen Recruiting-Prozess integriert werden.

Schritt 2: Verantwortlichkeiten und Ziele festlegen

Es mag selbstverständlich klingen, kann aber nicht oft genug betont werden: Legt Verantwortlichkeiten fest!

Nur, wenn du und dein Recruiting-Team wissen, wer konkret für welche Aufgaben im Recruiting-Prozess zuständig ist, seid ihr wirklich effizient. Schließlich können nicht alle alles machen.

Vielleicht spezialisiert ihr euch innerhalb des Teams auf verschiedene Bereiche? So hat jede Person eigene Verantwortlichkeiten und Expertise, die im Bedarfsfall auch vermittelt und weitergegeben werden können.

Sobald eure Verantwortlichkeiten gesetzt sind, solltet ihr euch Ziele stecken. Manche Teams halten solche Ziele gerne schriftlich fest und besprechen sie im Team. Andere wiederum tracken sogar konkrete Zahlen in diversen Tools.

Finde deinen Weg, aber rekrutiere nicht ohne Ziel drauf los.

Schritt 3: Standards definieren

Legt gewisse Standards für euren Recruiting-Prozess fest.

Das kann zum Beispiel das Thema Schnelligkeit sein. Recruiter:innen können festlegen, dass jede Kandidatin oder jeder Kandidat innerhalb von24 Stunden eine erste Rückmeldung zu Bewerbungen erhalten sollte. Studien legen nahe, dass sich Kandidat:innen schnellere und konsistente Recruiting-Prozesse wünschen.

Hier streifen wir auch das Thema Candidate Experience, das immer wichtiger wird. Kein:e Bewerber:in will mehrere Wochen auf Rückmeldung oder Feedback warten oder in schlecht vorbereiteten Bewerbungsgesprächen sitzen.

Tipp: Lieferdienste können dir als Inspiration dienen. Meistens erfährst du via Push-Benachrichtigung den Stand deiner Bestellung. Wie wäre es also, wenn du Kandidat:innen mithilfe von automatischem E-Mail-Versand über ihre Bewerbungen auf dem Laufenden hältst?

Stell deinen Recruiting-Prozess also so auf, dass du effizient arbeitest, deine eigenen Standards einhältst und so zufriedene Kandidat:innen im Recruiting Funnel hältst.

Schritt 4: Transparent vorgehen

Halte sämtliche Schritte und Abstimmungen transparent fest. Tools wie Trello, Asana, Monday oder Slack helfen dir dabei, asynchron mit deinem Team zu arbeiten.

So wisst ihr immer, wer woran arbeitet, wo es eventuell hakt und was zu tun ist.

Wenn ihr nämlich bei einem Krankheitsausfall oder in der Urlaubsvertretung nicht mehr wisst, was wie durchgeführt werden muss, lähmt das den gesamten Einstellungsprozess – sehr zum Nachteil eurer Bewerber:innen.

Schritt 5: Karriereseite optimieren

Deine Karriereseite auf deiner Website ist dein Aushängeschild für alle potenziellen Bewerber:innen. Sie muss daher unbedingt übersichtlich und aussagekräftig aufgebaut sein.

Talente müssen alle Informationen finden, die sie suchen. Interessierte Bewerber:innen müssen sich mit wenigen Klicks bewerben können. Prüfe also in regelmäßigen Abständen, ob alle Formulare und Buttons noch funktionieren!

Eine weitere Idee wäre, einen FAQ-Bereich einzubauen, die die häufigsten Fragen von Bewerbenden direkt auf der Karriereseite beantwortet. So sparst du dir selbst und den Interessenten viel Zeit.

3 schnelle Extra-Tipps für deinen Recruiting-Prozess

Einige grundlegende Schritte haben wir uns jetzt bereits angeschaut. Zuerst musst du schließlich die Pflicht beherrschen, bevor es an die Kür geht.

Hier ein paar Extra-Tipps, die dir dabei helfen, wirklich die besten Talente zu gewinnen:

Tipp #1: Optimiere deine Stellenanzeigen

Stellenanzeigen sind oft der erste Kontaktpunkt zwischen deinem Unternehmen und potenziellen Bewerber:innen. Nutze diese Chance, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen!

Formuliere deine Stellenanzeigen klar und prägnant, und achte darauf, dass sie ins Auge fallen. Verwende eine ansprechende Bildsprache, die deine Unternehmenskultur widerspiegelt, und betone die wichtigsten Punkte, wie Aufgaben, Anforderungen und Vorteile. 

Visuelle Elemente wie Grafiken oder Videos können ebenfalls helfen, die Aufmerksamkeit auf deine Anzeigen zu lenken und sie von der Masse abzuheben.

Unsere Performance-Recruiting-Expertin Valerie und Tim von Indeed haben weitere Tipps, wie deine Anzeigen Mensch und Maschine vollumfänglich überzeugen:

Tipp #2: Setz auf Weiterbildung

Weiterbildungen, Messen, Recruiting-Coaches und -Experten können deinem Team wertvolle Einblicke und Tipps bieten, die wiederum deinem Recruiting-Prozess guttun.

So erkennst du leichter blinde Flecken und entwickelstneue, innovative Strategien. 

Ob durch Workshops, persönliche Beratung oder Online-Kurse – nutze die Erfahrung und das Wissen von Profis, um dein Recruiting von einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Solche Maßnahmen helfen dir auch dabei, neue Techniken und Tools zu implementieren, die deine Effizienz und Trefferquote bei der Talentsuche erhöhen.

Tipp #3: Leg eine:n Ansprechpartner:in pro Stelle fest

Eine klare Zuordnung von Ansprechpartner:innen für jede ausgeschriebene Stelle kann ein sinnvoller Schritt sein, um den Recruiting-Prozess zu verbessern.

Weise zum Beispiel eine bestimmte Abteilung einem oder einer bestimmten Recruiter:in zu. So kann sich der oder die Kolleg:in gezielt Wissen aneignen, um im Bewerbungsprozess auf Fragen einzugehen und Expertise von Bewerbenden zu erkennen.

Beispielsweise kümmert sich dann Kollegin A um Recruiting für die Abteilungen IT, Development und Produktion, während ein anderer Kollege für Vertrieb, Marketing und Service rekrutiert.

Auch bei Bewerber:innen kann das klare Benennen eines oder einer Verantwortlichen Hürden abbauen – eine konkrete Person schafft oftmals Transparenz und Vertrauen bei Bewerber:innen, die wissen, an wen sie sich wenden können.

Und wie wir wissen: Eine schnelle und persönliche Kommunikation kann den Unterschied machen und die Candidate Experience erheblich verbessern.

FAQ: Alles Wichtige zum Thema Recruiting-Prozess

Schauen wir uns noch einmal die wichtigsten Fragen rund um den Recruiting-Prozess auf einen Blick an:

Fazit: Investiere in deinen Recruiting-Prozess

Ein effektiver Recruiting-Prozess ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Am besten läuft dein Prozess wie ein Uhrwerk, bei dem alle Zahnräder mühelos ineinander greifen.

Investitionen in deine Prozesse zahlen sich langfristig aus, da sie dir helfen, die besten Talente zu gewinnen und zu halten. Nutze moderne Tools, investiere in die Weiterbildung deines Teams und optimiere kontinuierlich wichtige Elemente wie deine Karriereseite und Stellenanzeigen.

Aus tausenden Gesprächen wissen wir: Viele Recruiting-Teams nutzen noch nicht das volle Potenzial von Automatisierungen – vor allem im Bereich des Jobpostings.

Verschwende keine Zeit mit langwierigen manuellen Aufgaben, die eine Software erledigen könnte. Konzentriere dich lieber auf den Kontakt und Austausch mit relevanten Kandidat:innen.

Fakt ist: Ein gut durchdachter Recruiting-Prozess ist ein Wettbewerbsvorteil, der dein Unternehmen auf lange Sicht stärkt.