Recruiting in 2024: Effizient die besten Talente gewinnen [+ Checkliste]

Recruiting

INHALTSVERZEICHNIS

Zusammenfassung

  • Recruiting beschreibt die Suche nach und das Einstellen neuer Mitarbeiter:innen.
  • Im Recruiting gibt es bestimmte Prozesse, Strategien und Tools, die vor allen Dingen in den letzten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewonnen haben. Stichwort: Automatisierung
  • Recruiting ist von diversen Kennzahlen geprägt, die Recruiter:innen messen, um herauszufinden, ob ihre Personalgewinnung Erfolge zeigt.

Du suchst neue Mitarbeiter:innen? Dann bist du mittendrin im Recruiting.

Dass es bei der Personalbeschaffung um mehr geht als „ein paar Gespräche führen” weiß jeder, der schon einmal in irgendeiner Form an einem Bewerbungsprozess beteiligt war.

Doch was zeichnet Recruiting in 2024 aus? Welche Strategien, Recruiting-KPIs und Trends gibt es, über die du Bescheid wissen solltest?

Wir haben dir alle relevanten Recruiting-Tipps und Tricks in diesem Artikel zusammengefasst.

Definition: Was ist Recruiting?

Der Begriff Recruiting kommt aus dem Englischen und ist mit dem deutschen Begriff Personalbeschaffung gleichzusetzen. Das heißt, beim Recruiting geht es darum, neue Mitarbeitende zu finden – mit allem, was dazu gehört.

Recruiting umfasst

  • das Schreiben und Posten von Stellenanzeigen auf einschlägigen Jobbörsen und anderen Kanälen,
  • Active Sourcing (proaktive Ansprache von potenzieller Mitarbeiter:innen),
  • Employer Branding (das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darstellen),
  • Bewerbungsgespräche,
  • Interviews und
  • Vertragsunterzeichnung

Das Ziel kannst du dir sicherlich denken: So schnell wie möglich die passenden Mitarbeiter:innen für offene Stellen finden.

Infografik: Was ist Recruiting?
Infografik in hoher Qualität herunterladen (PDF)

Welche Aufgaben gibt es im Recruiting?

Im Recruiting gibt es eine Vielzahl von Aufgaben – es auf ein paar wenige herunterzubrechen ist fast unmöglich. Dennoch kristallisieren sich in Recruiting-Abteilungen häufig diese Hauptaufgaben heraus:

  • Stellenanzeigen schreiben,
  • Stellenanzeigen auf diversen Kanälen schalten,
  • Stellenanzeigen optimieren,
  • Bewerbungsunterlagen sichten,
  • Bewerbungsgespräche führen, 
  • Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
  • Pflege von Talentpools und Recruiting-Tools

Oft zählt auch das Entwickeln von Employer-Branding-Strategien zum Recruiting. Schließlich willst du, dass die passenden Talente von ganz alleine auf dich zukommen und bei dir arbeiten wollen.

Auch das Thema Active Sourcing über Business-Plattformen wie LinkedIn oder Xing gehört für einige Recruiter:innen zum Alltag. 

Viele interne Recruiting-Teams arbeiten außerdem mit Headhuntern und Personalvermittlern zusammen. Die Koordination mit diesen Dienstleistern zur externen Personalbeschaffung gehört dementsprechend auch zu den Aufgaben im Recruiting.

Welche Recruiting-Ziele solltest du beachten?

Das oberste Ziel im Recruiting ist logischerweise: offene Stellen im Unternehmen so schnell wie möglich mit qualifizierten Kandidat:innen besetzen.

Es geht allerdings nicht nur darum, Stellen zu besetzen, sondern sicherzustellen, dass dies effizient und effektiv geschieht. Der Status und Fortschritt aller Stellenangebote spielt dabei ebenso eine Rolle, weil sich damit wichtige Recruiting-KPIs wie die Time-to-Hire und die Time-to-Fill verfolgen lassen. 

Mit Time-to-Hire ist die Zeitspanne zwischen Bewerbungseingang und Einstellungsdatum; der Zeitraum zwischen Bedarfsermittlung und dem ersten Arbeitstag gilt als Time-to-Fill.

Weitere Ziele, die im Recruiting eine wichtige Rolle spielen:

  • Prozessmanagement: Im Recruiting überwachst du in der Regel alle Stellenausschreibungen und den Ablauf während des gesamten Einstellungsverfahrens.

  • Kanalmanagement: Du suchst nach und wählst die effektivsten Kanäle für deine Stellenausschreibungen aus. Außerdem recherchierst und probierst du auch neue Channel und Wege aus, die für dein Recruiting erfolgversprechend aussehen.

  • Entscheidungsfindung: Du triffst Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und Erkenntnissen aus deinem Recruiting. Damit optimierst du Rekrutierungsprozesse und -strategien.

  • Kosten und Budget: Die Kosten pro Einstellung sollten selbstverständlich so gering wie möglich ausfallen. Hier spricht man von der Cost-per-Hire oder auch der Cost-per-Qualified-Applicant. Letztere misst, wie viel Budget für eine hoch qualifizierte Bewerbung eingesetzt wurde. Als Recruiter:innen bist du in der Verantwortung, Recruiting-Budget für Stellenanzeigen optimal einzusetzen.

  • Candidate Journey: Im Recruiting stellst du sicher, dass die Candidate Journey effizient gestaltet ist. Das beinhaltet reibungslose Prozesse, vergebene Verantwortlichkeiten und verbindliche Absprachen. Teil der Candidate Journey ist auch die Candidate Experience, die den Gesamteindruck und die Erfahrung der Kandidatin:innen im Bewerbungsprozess beschreibt. Auch hier solltest du im Recruiting bemüht sein, eine angenehme Experience zu schaffen.

Doch im Recruitingprozess geht es um mehr als den Kandidat:innen eine angenehme Erfahrung zu bescheren – die Ziele deiner Firma sind die Basis jeder Entscheidung. Und wenn Kandidat:innen nicht die nötigen fachlichen Fähigkeiten mitbringen, ist das ungünstig.

Dein Ziel ist hier also, dass Bewerber:innen die nötigen Hard Skills (fachliche Kompetenzen) und Soft Skills (u. A. soziale und kommunikative Fähigkeiten) für eine bestimmte Stelle mitbringen.

Nur die fachliche Qualifikation reicht heutzutage meistens nicht aus, denn Unternehmen wollen auch ihre Vision und Werte weiterführen – und dafür brauchen sie Mitarbeitende, die die gleichen Werte vertreten.

Im Idealfall kombinieren deine Wunschkandidat:innen fachliche und zwischenmenschliche Werte. 

Unterschiede zwischen Recruiting und E-Recruiting

Im Recruiting vereinst du sowohl Online- als auch Offline-Maßnahmen, um neue Mitarbeitende zu finden. E-Recruiting ist daher ein Teilbereich deines Recruitings und konzentriert sich auf digitale Maßnahmen.

Sowohl die Suche nach passenden Kandidat:innen als auch die Bewerber:innenkommunikation – beide Schritte finden beim E-Recruiting online statt.

Das heißt, traditionelles Recruiting und E-Recruiting unterscheiden sich hauptsächlich in den verwendeten Methoden und Technologien. Traditionelles Recruiting basiert auf physischen Interaktionen mit Kandidat:innen – beispielsweise auf Jobmessen oder bei persönlichen Gesprächen.

Im E-Recruiting setzt du als Recruitingexpert:in auf digitale Lösungen wie beispielsweise

  • Stellenangebote auf Suchmaschinen,
  • Online-Stellenbörsen,
  • Social Media,
  • Bewerbermanagementsysteme,
  • oder KI-gestützte Auswahlverfahren.

Dabei bietet E-Recruiting den Vorteil, potenzielle Bewerber:innen schneller zu erreichen und in den Bewerbungsprozess aufzunehmen.

Social Recruiting

Social Recruiting bzw. Social-Media-Recruiting bedeutet, dass Unternehmen soziale Netzwerke im Recruiting nutzen.

Ganz allgemein nutzen Firmen dafür Soziale Netzwerke wie

  • Facebook (Meta),
  • Instagram,
  • TikTok,
  • Snapchat,
  • Reddit,
  • X (ehemals Twitter),
  • Youtube,
  • LinkedIn,
  • XING,
  • Pinterest.

Auch Messenger wie WhatsApp oder lokale soziale Netzwerke kommen manchmal zum Einsatz.

Beim Social Recruiting kommen Methoden wie Content Marketing, Influencer Marketing oder Active Sourcing zum Einsatz – es geht also vor allen Dingen um Aufmerksamkeit bei der Zielgruppe, Brand Awareness und die Stärkung der eigenen Arbeitgebermarke.

Beliebte Formate sind zum Beispiel Mitarbeiterintros, Einblicke in Unternehmensevents, die Vorstellung von offene Positionen oder der jeweiligen Teams und vielem mehr.

Deiner Kreativtät sind keine Grenzen gesetzt! Gerade in Bezug auf Employer Branding sind Blicke hinter die Kulissen eine gute Idee und verleihen dir als Unternehmen Menschlichkeit.

Für dich als Unternehmen gilt: Wenn du Talente über Social Media gewinnen willst, brauchst du eine Strategie für die jeweiligen Kanäle. Auf LinkedIn funktionieren beispielsweise andere Creatives (Bilder) und Formate als auf Instagram oder TikTok.

Internes vs. externes Recruiting

Internes Recruiting meint das Besetzen von offenen Stellen mit bestehenden Mitarbeiter:innen. Beim externen Recruiting versuchst du, externe Kandidat:innen zu gewinnen.

Die Entscheidung zwischen interner und externer Personalbeschaffung hängt von verschiedenen Faktoren ab – darunter beispielsweise von der Verfügbarkeit von internen Talenten, den spezifischen Stellenanforderungen und der Unternehmenskultur.

Gerade bei Großunternehmen ist eine Balance zwischen internem und externem Recruiting wichtig: Zum einen hilft internes Recruiting, langjährige Mitarbeitende zu fördern und zu halten. Zum anderen ist der Blick nach außen nie schlecht, um neue Talente für dein bestehendes Team zu gewinnen.

Recruiting FAQs: Die wichtigsten Fragen schnell beantwortet

Was ist Recruiting?

Unter Recruiting versteht man alle Maßnahmen, die dazu beitragen, neue Mitarbeiter:innen für offene Stellen in einem Unternehmen zu finden.

Teil des Recruitings sind zum Beispiel das Entwerfen, Schreiben und Schalten von (Online)-Stellenanzeigen. Recruiter:innen führen in der Regel auch Bewerbungsgespräche und dokumentieren den Recruiting-Prozess in Bewerbermanagementsystemen (ATS). In vielen Fällen sind auch Social-Media-Recruiting, Active Sourcing und Multiposting Teil des Recruitings.

Was macht man im Recruiting?

Im Recruiting kümmern sich oftmals verschiedene Rollen wie Recruiter:innen, Hiring Manager, Personalreferent:innen und weitere darum, dass eine freie Stelle in einem Unternehmen so schnell wie möglich besetzt werden.

Recruiting-Verantwortliche sind daher für alle Schritte rund um das Schalten von Stellenanzeigen zuständig, sowie die Auswahl, Sichtung und Gespräche mit geeigneten Bewerber:innen. Außerdem sprechen Recruiter:innen sich in der Regel mit den jeweiligen Fachabteilungen, die Bedarf an neuen Mitarbeitenden haben, ab, was konkret von Kandidat:innen vorausgesetzt wird.

Diese Informationen übertragen Recruiting-Verantwortliche in Stellenanzeige und die Evaluation passender Kandidat:innen. Außerdem gehören häufig Tätigkeiten wie die Analyse des Recruiting-Prozesses und das Tracken von Recruiting-KPIs zum Arbeitsalltag.

Was ist E-Recruiting?

Mit E-Recruiting meint man alle Strategien und Schritte, die online unternommen werden, um neue Mitarbeiter:innen zu finden. Das „E” steht dabei für „Electronic” und zeigt auf, dass sämtliche Recruiting-Prozesse bei dieser Form der Personalbeschaffung digital stattfinden.

Im Gegensatz zu früher gebräuchlichen Recruiting-Schritten wie das Aufgeben einer Zeitungsannounce oder dem Versand von Bewerbungsunterlagen per Post, verlagert sich das E-Recruiting auf Online-Bewerbungsverfahren. Tool-gestützte Personalbeschaffung, Datenanalysen und Employer Branding.

Was ist ein Recruiting-Funnel?

Unter einem Recruiting-Funnel versteht man eine Art Trichter, der den kompletten Recruiting-Prozess darstellt. Der Funnel-Gedanke kommt ursprünglich aus dem Marketing und Vertrieb. Dort beschreibt man mit einem Trichter, wie Interessenten zu Kunden werden.

Analog beschreibt der Recruiting-Funnel die Reise der Bewerber:innen entlang der Candidate Journey. Das heißt, das breite, obere Ende des Trichters stellt den Beginn dieser Reise dar, an dem ein oder eine Bewerber:in auf deine Stelle oder dein Unternehmen aufmerksam wird.

Weiter geht es im Trichter mit der Bewerbung, Gesprächen, Verhandlungen und Rückmeldungen. Am kleinen, dünnen Ende des Trichters steht das Ende des Bewerbungsprozesses: die Vertragsunterzeichnung bzw. die Einstellung der Bewerber:in.

Was kostet Recruiting?

Die Kosten von Recruiting lassen sich schwer in einem Satz zusammenfassen, weil man in der Regel mehrere, einzelne Kostenpunkte hat. Auf der einen Seite hast du als Unternehmen vielleicht die Personalkosten der Recruiting-Abteilung zu decken.

Dann kommen in der Regel die Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen hinzu, was pro Stelle häufig mehrere hundert Euro kostet. In manchen Fällen greifen Unternehmen auch auf Headhunter und/oder Personalberatungsagenturen zurück, die ebenfalls Honorare für ihre Arbeit verlangen.

Hinzu kommen die Kosten für unbesetzte Stellen: Wenn Fachkräfte in Unternehmen fehlen, kann das teuer werden und andere Mitarbeitende unzufrieden machen. Pauschal lassen sich die Kosten einer offenen Stelle schlecht sagen, doch je spezifischer und je mehr Verantwortung eine Stelle mit sich bringt, desto kostspieliger ihre Nicht-Besetzung.

Was ist ein Recruiting Manager?

Ein oder eine Recruiting-Managerin kümmert sich um sämtliche Belange im Recruiting und während des Personalbeschaffungsprozesses. Häufig wird der Begriff „Recruiting Manager:in” auch synoym zu „Recruiter:in”, „Hiring Manager:in” oder „Personalreferent:in” verwendet.

Zu den Aufgaben einer oder eines Recruiting Managers gehört in der Regel das Schalten von Stellenanzeigen, das Tracken von Bewerbungen via ATS und die Analyse von Recruiting-Kennzahlen.

Der ideale Recruiting-Prozess

Dass Personalbeschaffung nicht nur aus Stellenanzeigenschreiben besteht, weißt du jetzt. Doch wie sieht eigentlich ein Recruiting-Prozess – von der vakanten Stelle zu Vertragsunterzeichnung – aus? Und wie stellst du sicher, dass du den optimalen Recruiting-Prozess für dich findest? Sehen wir uns das mal genauer an.

 Schritte im Recruiting-Prozess
Schritte im Recruiting-Prozess

Die verschiedenen Phasen im Recruiting-Prozess

Der Recruiting-Prozess lässt sich allgemein in vier Phasen unterteilen:

  1. Bedarfsanalyse: In deinem Unternehmen wird eine Stelle frei.
  2. Suche: Du suchst nach neuen Talenten
  3. Auswahl: Du bist im persönlichen Austausch mit Kandidat:innen
  4. Abschluss: Der/die Kandidat:in unterschreibt dein Angebot und kommt ins Onboarding

Diese übergeordneten Phasen lassen sich im Detail noch viel detaillierter aufschlüsseln:

  1. Bedarfsermittlung: In einem Fachbereich wird eine Stelle frei bzw. mehr Arbeitskraft gebraucht, sodass ihr eine Stelle ausschreiben müsst.

  2. Stellenanzeige schreiben: Gemeinsam mit dem Team oder der Fachabteilung formuliert das Recruiting-Team eine Stellenanzeige. Dabei solltet ihr objektive Kriterien festlegen, nach denen ihr eingehende Bewerbungen später beurteilen könnt.

  3. Stellenanzeige veröffentlichen: Je nachdem, nach welchen Talenten du suchst, veröffentlichst du Stellenanzeigen im Printformat (z. B. Lokalzeitungen) oder online auf deiner Website, Jobbörsen oder auch auf Social-Media-Plattformen.

  4. Active Sourcing betreiben: Viele Unternehmen schalten nicht nur Anzeigen auf diversen Plattformen, sondern werden auch selbst aktiv. Beim Active Sourcing sprichst du potenzielle Kandidat:innen direkt an – beispielsweise über LinkedIn oder Xing, wo du direkt siehst, welche Qualifikationen und Erfahrungen diese Personen mitbringen.

  5. Bewerbungen sichten: Du sichtest die eingehenden Bewerbungen und triffst eine Vorauswahl. Vielleicht fallen Personen wegen fehlender Kenntnisse, Berufserfahrung oder fehlender oder unübersichtlicher Bewerbungsunterlagen gleich heraus.

  6. Interviews/Probetage: Mit Personen, die durch ihre Bewerbung überzeugt haben, vereinbarst du weitere Gespräche oder Interviews. Manchmal kann auch ein (virtueller) Probetag, ein Rollenspiel oder Aufgaben (z. B. eine Case Study) helfen, das Gegenüber besser kennenzulernen.

  7. Rückmeldung senden: Egal, ob Absage oder ein „Wir würden dich gerne dem Team vorstellen” bzw. „Du hast den Job” – Bewerber:innen haben eine zeitnahe Rückmeldung verdient. Du solltest daher schnellstmöglich Feedback von den jeweiligen Abteilungen oder Teams einholen und anschließend Bescheid geben.

  8. Vertragsunterzeichnung: Im Idealfall hast du jemanden gefunden, der oder die zur Stelle passt. Jetzt musst du noch den Arbeitsvertrag vorbereiten und online oder per Post zusenden. Nach der Unterzeichnung kann es weitergehen.

  9. Onboarding: Bei einer Zusage kannst du schon einmal vorbereiten, wie du den oder die neue Kolleg:in einarbeiten musst. Hier sind sowohl die Fachabteilungen als auch das HR-Team gefragt! Vielleicht wollt ihr dem oder der neuen Kolleg:in auch ein Willkommenspaket senden – oder für den ersten Tag ihren Platz dekorieren.

Ein guter Recruiting-Prozess ist durchdacht und auf euer Unternehmen und Team zugeschnitten. Es ist sinnvoll, Automatisierungen und Tools einzusetzen, um lästige Zeitfresser – wie beispielsweise repetitive Aufgaben – zu eliminieren. Außerdem sollte so viel wie möglich standardisiert sein, sodass ihr Entscheidungen objektiv trefft. Lies dir hierzu unsere Best Practices zum Recruiting-Prozess durch.

Der Recruiting-Funnel

Der Recruiting-Prozess lässt sich sehr gut als eine Art Funnel (engl. Trichter) darstellen: Oben kommen viele Bewerbungen rein und je weiter du im Prozess vorangehst, desto weniger – hoffentlich hochqualifizierte – Bewerber:innen bleiben übrig.

Grundsätzlich besteht der Recruiting-Funnel aus sechs Phasen:

  • Aufmerksamkeit: Potenzielle Mitarbeitende werden auf die offene Position aufmerksam.
  • Interesse: Die Stellenanzeige bzw. die vakante Position wecken das Interesse der Bewerber:in
  • Bewerbung: Der Kandidat oder die Kandidatin bewirbt sich auf die ausgeschriebene Stelle.
  • Auswahl: Nach dem Screening sowie den Interviews steht eine Entscheidung an – soll ein Angebot unterbreitet werden?
  • Vertrag: Beide Seiten handeln die Details zum Vertrag aus.
  • Start: Ein Startdatum ist festgelegt, das Onboarding steht an.

Das Funnel-Konzept kennst du vielleicht aus dem Vertrieb oder Marketing. Im klassischen Marketing-Funnel geht es jedoch um die verschiedenen Phasen, die potenzielle Kund:innen bis zum Kauf eines Produktes durchlaufen: vom ersten Berührungspunkt (Touchpoint) mit einer Marke bis hin zum Kauf oder der Vertragsunterzeichnung.

Schritte im Recruiting-Funnel
 Steps im Recruiting-Funnel

Der Recruiting-Funnel ist den Funneln im Vertrieb und Marketing nicht unähnlich. Allerdings bildet der Funnel in der Personalbeschaffung die Perspektive der Bewerber:innen ab. 

Der Funnel zeigt auf, welche Phasen die Bewerber:innen durchlaufen, bis sie Teil deines Unternehmens werden. Dennoch gibt es einiges, was du als Unternehmen tun kannst, um die jeweiligen Phasen im Funnel zu beeinflussen.

Natürlich wünschst du dir, mit einem oder einer Spitzenbewerberin ans Ende des Funnels zu gelangen. Doch wie beeinflusst du Quantität und Qualität der Kandidat:innen?

Tipps für deinen Recruiting-Funnel

Einige generelle Tipps, um die Qualität und die Masse der eingehenden Bewerbungen in deinem Sinne zu beeinflussen sind:

  • Investiere in Employer Branding: Wenn du dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber platzierst, erhöht das deine Chance auf viele Bewerbungen. Außerdem kannst du auf deiner Website und Social Media deine Firmenwerte und -kultur aufgreifen, sodass sich Personen bewerben, die sich damit auch identifizieren.

  • Wähle die richtigen Recruiting-Kanäle: Schalte Stellenanzeigen auf den Kanälen, auf denen dein Zielpublikum auch unterwegs ist. Lokale Handwerker:innen schauen womöglich eher in die Tageszeitung und Online Marketing Manager vermutlich eher auf digitalen Jobbörsen. Ein Multiposting-Tool hilft dir dabei, deine Stellen mit wenigen Klicks auf mehreren Jobportalen gleichzeitig zu schalten.

  • Formuliere die Stellenanzeige klar: Suche nicht die eierlegende Wollmilchsau, sondern konzentriere dich auf die wesentlichen Punkte, die Bewerber:innen erfüllen sollen. Überlade deine Anzeigen nicht, sondern konzentriere dich darauf, welche Voraussetzungen Kandidat:innen mitbringen müssen sowie welche Aufgaben und Benefits auf sie zukommen.

Best Practices für deinen Recruiting-Prozess

Wenn du nach handfesten Tipps für deinen eigenen Prozess Talentgewinnung suchst, haben wir hier einige Best Practices (Erfolgsrezepte) gesammelt.

  • Arbeite eng mit den Fachabteilungen zusammen: Bleib im engen Austausch mit der jeweiligen Abteilung oder dem Team. So weißt du genau, wie der oder die ideale Kandidat:in aussehen soll und richtest den Prozess danach aus.

  • Tracke die Performance deiner Stellenanzeigen: Prüfe, ob deine Online-Stellenanzeigen die gewünschten Ergebnisse erzielen. Wenn sich ein Kanal nicht lohnt und keine (oder nur schlechte) Bewerbungen erzielt, musst du überdenken, dort weiterhin deine Stellen auszuschreiben. Beispielsweise kannst du mit Recruiting Analytics herausfinden, wie deine Anzeigen performen.

  • Analysiere deinen Prozess: Verstehe, was bereits gut funktioniert – und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. So versetzt du dich im Recruiting in die Lage, eine informierte Wahl zu treffen. Erhältst du viele Bewerbungen, aber die Kandidat:innen passen nicht? Dann kannst du hier ansetzen. Erhältst du erst gar keine Bewerbungen? Dann besteht womöglich ein Problem mit deiner Kanal-Auswahl – oder den Anzeigen.

  • Nutze Tools und Automatisierung: Automatisiere die händischen Aufgaben im Recruiting-Prozess. Beispielsweise können dir Applicant Tracking Systeme (kurz: ATS) dabei helfen, die Status deiner Bewerbungen abzurufen, einen Talent-Pool zu pflegen und vieles mehr. Mit einem Multiposting-Tool hingegen automatisierst du lästige Zeitfresser im gesamten Jobposting-Prozess – also im oberen Teil des Recruiting-Funnels.
Recruiting Analytics in GOhiring
Blick ins Tool: Recruiting Analytics über GOhiring

Wie ein guter Recruiting-Prozess deine Candidate Journey verbessert 

Die Candidate Journey bezeichnet die Reise der Kandidat:innen – vom ersten Berührungspunkt (Touchpoint) mit deinem Unternehmen bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Die Candidate Journey ist eng verknüpft mit dem oben beschriebenen Recruiting-Funnel. Sie bezieht sich jedoch eher auf die emotionale” Seite des Recruiting-Prozesses aus Sicht der Bewerber:innen.

Teil der Candidate Journey ist auch die Candidate Experience, die im Idealfall natürlich sehr gut ausfallen sollte. Bei der Candidate Journey handelt es sich um den Einstellungsprozess selbst, während die Candidate Experience die Gefühle und Erfahrungen der Kandidat:innen während dieses Prozesses beschreibt.

Zur Candidate Experience können folgende Aspekte gehören:

  • Antwortest du auf eine eingehende Bewerbung schnell genug?
  • Gibst du zügig Rückmeldung nach einem Gespräch oder Interview?
  • Wie sind deine Fragen im Interview formuliert?
  • Welche Anforderungen stellst du an Kandidat:innen?

Wenn du diese Punkte berücksichtigst, behalten Bewerber:innen dich nämlich positiv in Erinnerung – selbst wenn es mit dem Job am Ende nicht geklappt hat. Daher ist dein Personalbeschaffungsprozess auch ausschlaggebend für die Candidate Journey!

Fallbeispiel: Das Unternehmen Hoffnungslos GmbH findet einfach keine passenden Kandidat:innen.  Es nutzt keine automatisierten Workflows – deshalb dauert die Rückmeldung aus der Fachabteilung im Schnitt drei Wochen. Die Fragen in den Interviews sind wenig originell und im Gespräch macht der Recruiter auf den oder die Bewerber:in einen gelangweilten Eindruck. Welchen Eindruck macht das wohl auf qualifizierte Bewerber:innen?

Deine Wunschkandidat:innen sind vermutlich super qualifiziert und werden daher nicht ewig auf dich warten, wenn dein Recruiting-Prozess sich in die Länge zieht oder intransparent gestaltet ist. Das ist ein gutes Argument, um deine Candidate Journey möglichst effizient und angenehm zu gestalten. 

Wie ist ein Recruiting-Team aufgebaut?

Ausschlaggebend für den Erfolg deines Recruitings? Auf jeden Fall dein Recruiting-Team! In der Personalgewinnung geht es um Menschen – also sollten die Menschen hinter deiner Personalgewinnung mit ganzem Herzen hinter eurem Unternehmen stehen und die besten Kandidat:innen finden wollen. Wie sich ein Team in der Personalbeschaffung im Idealfall zusammensetzt, schauen wir uns jetzt genauer an.

Wer gehört in ein Recruiting-Team?

Natürlich ist der Aufbau eines Recruiting-Teams abhängig von vielen Faktoren – beispielsweise der Unternehmensgröße sowie dem Budget. Dazu ist es ratsam, die Rollen und Verantwortlichkeiten in deinem Recruiting-Team zu definieren.

  • Recruiter:in: Logischerweise sollte dein Personalbeschaffungsteam aus mindestens einem oder einer Recruiter:in bestehen. Diese Person kümmert sich um viele Bereiche der Talentbeschaffung – beispielsweise um das Posting von Stellenanzeigen, das aktive Ansprechen von passenden Kandidat:innen per Active Sourcing, das Screening von Bewerbungen oder um Erstgespräche. In vielen Unternehmen schreiben Recruiter:innen mit den Fachabteilungen auch die Stellenanzeige und kümmern sich um deren Veröffentlichung.

  • Talent Acquisition Manager:in: Die Talentakquise hat viele Überschneidungen mit dem Recruiting und dementsprechend sind viele Aufgaben eines oder einer Talent Acquisition Manager:in bei vielen Unternehmen sehr ähnlich. Jedoch liegt der Unterschied eigentlich darin, dass es bei der Talent Acquisition um ein bisschen mehr geht als „nur“ Recruiting. Talent Acquisition Manager:innen kümmern sich nämlich um langfristige Recruiting-Strategien und die Einstellungsplanung sowie um Themen wie Employer Branding. Auch die bereits erwähnte Candidate Journey und Candidate Experience fallen eher in den Bereich der Talentgewinnung. Dennoch muss man sagen, dass in vielen Organisationen die Grenzen zwischen den Aufgaben von Recruiter:innen und Talent Acquisition Manager:innen fließend sind.

  • Hiring Manager:in: Ein(e) Hiring Manager:in ist oftmals die Teamleitung des Recruiting-Teams und hat in der Regel die höchste Entscheidungsgewalt. Hiring Manager:innen sind normalerweise auch am stärksten in die Prozesse der jeweiligen Fachabteilungen eingebunden, wenn diese eine Stelle ausschreiben wollen. Das heißt, Hiring Manager:innen kennen die Anforderungen an eine potenzielle Kandidat:in am besten und stimmen sich mit den Fachabteilungen ab.
  • HR-Manager:in: Die Human-Ressources-(HR)-Abteilung ist zwar nicht gleichzusetzen mit der Recruiting-Abteilung, aber dennoch ist die Rolle des oder der HR Managerin erwähnenswert. HR ist in der Regel für bereits angestellte Mitarbeitende da und kümmert sich um Dinge wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Vergütungsthemen, Abmahnungen, Kündigungen, Benefit-Management und vieles mehr. Dennoch arbeiten HR-Managerin:innen oft mit dem Recruiting-Team zusammen. Sie übernehmen zum Beispiel das Onboarding oder unterstützen mit den bereits genannten Dokumenten, die Neulinge zu Beginn brauchen.
  • Personalreferent:in: Personalreferent:innen betreuen in größeren Unternehmen häufig bestimmte Abteilungen und sind für deren Belange zuständig. In kleineren Firmen wird diese Rolle oft synonym mit Recruiter:innen oder HR-Manager:innen verwendet. Das heißt, die Aufgaben variieren zwischen Talentakquise, Interviews, Personalplanung, Benefit-Management und vielem mehr.

Wie du siehst: Es gibt zahlreiche Rollen, die in Recruiting-Teams vertreten sein können. Wichtig ist, dass du für dein Unternehmen die jeweiligen Rollen mit ihren Verantwortlichkeiten sorgfältig definierst und dokumentierst. Das beugt Unsicherheit und Fragen vor, wer im Team wofür genau zuständig ist.

Was macht ein Recruiting-Team erfolgreich?

Doch was ist das Geheimnis erfolgreicher Recruiting-Teams? Setzt es sich einfach aus Personen zusammen, die „gut mit Menschen können” – und das war’s? Weit gefehlt. 

Hier einige Fähigkeiten, die in einem Personalbeschaffungsteam nicht fehlen dürfen:

  • Analytische Fähigkeiten: Im Recruiting musst du in der Lage sein, Bewerbungen, Lebensläufe, Menschen und Daten, wie beispielsweise wichtige Recruiting-KPIs, zu verstehen.

  • Technisches Know-How: Du arbeitest im Recruiting, aber hast noch nie mit einem ATS oder Jobportal gearbeitet? Dann wird erfolgreiches Recruiting zur echten Herausforderung. Im Recruiting verschaffst du dir einen kompetitiven Vorteil, indem du stets auf dem neuesten Stand bist in Bezug auf Recruiting-Trends und Tools.

  • Teamplayer-Mindset: Wenn du nur auf dich schaust und alleine kämpfst, verwehrst du deinem Unternehmen die Chance auf die besten Bewerber:innen. Es ist enorm wichtig, dass Recruiter:innen mit Kolleg:innen im Personal und den Fachabteilungen eng und transparent zusammenarbeiten. Nur so können Unternehmen die besten Talente gewinnen!

  • Schnelligkeit: Wenn du im Recruiting schnell und umsichtig handelst, angelst du die gefragtesten Bewerber:innen. Das heißt, lasse nach dem Eingang einer Bewerbung keine Zeit verstreichen und schaue so schnell wie möglich, ob der oder die Kandidat:innen auf die Stelle passen könnte. Es ist auch wichtig, bei Bedarf nach einer neuen Person in den Fachabteilungen schnell eine Stelle auszuschreiben. Eine unbesetzte Stelle kann ein Unternehmen nämlich gut und gerne zwischen 29.000 und 73.000 Euro kosten – wie Untersuchungen zeigen

  • Kommunikationsgeschick: Als Teil des Recruiting-Teams ist Kommunikationstalent das A und O. Du sprichst sowohl mit den Fachabteilungen und Kolleg:innen als auch den Bewerber:innen und dabei Fingerspitzengefühl beweisen. Nicht selten ist Zwischen-den-Zeilen-Lesen gefragt, wenn es darum geht, Anforderungen für eine Stelle oder den Charakter eines oder einer Kandidat:in zu verstehen.

Zusammengefasst: Dein Recruiting-Team ist erfolgreich, wenn es strategisch vorgeht. Setzt euch Ziele und verfolgt wichtige Recruiting-Kennzahlen, um Erfolge zu messen. Dabei sind sowohl technologische Kompetenz als auch Kommunikationsfähigkeiten gefragt.

Welche Recruiting-Kanäle sind die richtigen für dich?

Du hast deine Stellenanzeige fertig formuliert – prima! Jetzt geht es darum, diese Anzeige auf den relevantesten Plattformen für die gesuchte Stelle zu verbreiten. Doch welche Kanäle gibt es und welche sind für deine Stellengesuche wichtig?

Laut einer Studie des ifo Instituts überwiegen klassische Recruiting-Methoden wie die Stellenausschreibung in Online- und Printmedien. Sind Unternehmen größer – also über 250 Mitarbeiter:innen – spielen auch Personalvermittlung und Active Sourcing eine größere Rolle in der Personalbeschaffung. 

Recruiting-Kanäle
Verschiedene Recruiting-Kanäle auf einen Blick

Doch sehen wir uns die wichtigsten Kanäle einmal genauer an:

Jobbörsen und Jobportale

Online Jobbörsen wie Indeed, LinkedIn, Stepstone, Onlyfy oder Monster kennt wohl jeder, der schon einmal online nach einem Job gesucht hat – die Reichweite ist nicht zu unterschätzen. Die großen Jobbörsen gehören deshalb nicht umsonst zu den Standard-Kanälen im Recruiting. 

Aber kennst du auch Nischen-Jobportale wie zum Beispiel

  • medi-jobs,
  • Gründerszene
  • deutsche-startups
  • Handwerkerstellen
  • Softwareentwickler-jobs
  • Newsroom und
  • WeAreDevelopers.

Solche Jobbörsen sind gerade dann spannend, wenn du eine spezifische Zielgruppe ins Auge gefasst hast. Dann kann es nämlich sein, dass deine Anzeigen kaum Aufmerksamkeit bei generalistischen Jobbörsen bekommen.

Social Media

Auf Social Media hast du im Recruiting zudem gleich einen Community-Aspekt, denn eine Stellenanzeige dort kann von mehreren Personen – zum Beispiel direkten Kolleg:innen – geteilt und so um ein Vielfaches verbreitet werden.

Plattformen wie TikTok, Instagram oder Facebook eignen sich gut, um dein Stellengesuch hochzuladen. Vielleicht haben deine Mitarbeitenden ja spannende Talente im Freundeskreis, an die sie die Stelle beim abendlichen Scrollen auf der Couch weitersenden?

Gerade wenn es um Gen-Z-Recruiting geht, kann Social Media ein richtiger Katalysator sein. Suchst du also beispielsweise Auszubildende oder Werkstudent:innen, solltest du TikTok und Co. eine Chance geben.

Auch Business- und Karriereplattformen wie LinkedIn und Xing eignen sich gut, um auf deine offenen Stellen aufmerksam zu machen. Viele User würden diese Netzwerke eher bei Social Media einordnen, weil du dort eine Kombination aus professionellem Business-Umfeld mit dem klassischen Scoial-Media-Charakter erhältst. Besonders im B2B-Umfeld ist das spannend! 

Das heißt, auch auf Xing und LinkedIn können Talente auf Jobsuche gehen, Arbeitgeber Stellenanzeigen schalten und User können offene Stellen direkt mit Bekannten teilen. Als Recruiter:in kannst du direkt spannende Profile ansehen, die eventuell auf eine deiner offenen Stellen passen.

Praxis-Tipp: Du kannst deine Stellenanzeigen auch direkt über Multiposting-Tools auf Social-Media-Kanälen und Jobbörsen veröffentlichen – so verwaltest und vergleichst du alle Kanäle an einem Ort.

Karriereplattformen

Karriereplattformen sind nicht das Gleiche wie Jobbörsen. Dennoch sind die Definition und das Verständnis, was eine Karriereplattform genau ist, nicht ganz eindeutig. Der größte Unterschied ist in der Regel, dass Karriereplattformen andere Services anbieten im Vergleich zu Jobbörsen.

Während Kandidat:innen bei Letzterem ohne Registrierung nach Jobs suchen können, laden sie in der Regel bei einer Karriereplattform nach der Registrierung ihren Lebenslauf und ihre Wünsche an eine Stelle hoch. 

Im Anschluss matcht die Plattform das Profil mit Stellen der Unternehmen, die auf der Plattform Anzeigen schalten. Sie bringen also Jobsuchende und Jobanbieter:innen direkter zusammen.

Als Unternehmen kann eine Karriereplattform im Recruiting also durchaus Sinn ergeben, wenn du dich nicht alleine auf den Google- oder Social-Media-Algorithmus verlassen willst. Häufig bieten Karriereplattformen dir auch Unterstützung an, um deine Stellenanzeigen bestmöglich zu formulieren.

Manchmal werden auch XING oder LinkedIn zu den Karriereplattformen gezählt, weil hier ähnliche Features zur Verfügung stehen. Sowohl geeignete Bewerber:innen als auch Arbeitgeber sind dort vertreten und können Jobs suchen oder ausschreiben – der Matching-Gedanke und virtuelle Lebensläufe durch Profile sind also auch gegeben.

Weitere Beispiele für Karriereplattformen sind: Staufenbiel, Instaffo, Workwise, Znapp

Karriereseite

Deine Karriereseite auf deiner eigenen Website ist das Aushängeschild deiner Stellenanzeigen – ein bisschen wie das schwarze Brett für interessierte Bewerber:innen. 

Dort solltest du nicht nur deine Anzeigen veröffentlichen, sondern auch über dein Unternehmen und deine Firmenkultur sprechen. Eine Karriereseite muss Bewerber:innen richtig Lust machen, bei dir arbeiten zu wollen.

Im Idealfall hast du die Stellen auf deiner Karriereseite auch so hochgeladen, dass ihr Format von Suchmaschinen wie Google oder Bing verarbeitet und ausgespielt werden kann. Das erhöht die Sichtbarkeit deiner Anzeigen auch nochmal!

Suchmaschinen

Auch Suchmaschinen spielen Stellenangebote aus – allen voran Google for Jobs und Bing Jobs. Wenn Talente also bei Google nach einem Job suchen, werden ihnen, ähnlich wie bei Google Ads, ganz oben Stellenangebote angezeigt.

Jobanzeigen bei Google for Jobs
Jobanzeigen für „Marketing Manager Berlin” bei Google for Jobs

Wichtige Voraussetzung dafür, dass deine Stellenanzeigen bei Google for Jobs auftauchen: Deine Karriereseite muss strukturierte Daten enthalten.

Karrieremessen

Die guten, alten Messen – lohnen die sich denn überhaupt noch? Es kommt darauf an. Wenn du zum Beispiel Absolvent:innen von bestimmten Hochschulen für dich gewinnen willst oder Fachkräfte aus einem bestimmten Bereich suchen, können Jobmessen eine sinnvolle Ergänzung in deinem Recruiting-Mix sein.

Ein Besuch oder das Ausstellen auf einer Messe ohne Plan und Strategie ist jedoch nicht zu empfehlen – schließlich wirfst du damit blind dein Netz aus und hoffst auf einen “Fang”.

Recherchiere am besten, welche Jobmessen zu dir und deiner Recruiting-Strategie passen und evaluiere, ob sich ein Besuch für deine Personalbeschaffung lohnt.

Mitarbeiterempfehlung

Mund-zu-Mund-Propaganda und persönliche Empfehlungen sind Gold wert! Wenn jemand aus deinem Team eine andere Fachkraft empfiehlt, kannst du im Recruiting davon ausgehen, dass die empfohlene Person gut in dein Team passen könnte. Schließlich kennen deine Mitarbeitenden dein Unternehmen schon und wissen vielleicht sogar, was bei der ausgeschriebenen Stellen wichtig ist. Im Idealfall empfehlen sie auch nur Kandidat:innen, deren fachliche Qualifikation hervorragend passt.

Oftmals bieten Firmen auch sogenannte Mitarbeiterempfehlungsprogramme an, bei denen Mitarbeitende eine Prämie erhalten, wenn die von ihnen empfohlene Person am Ende das Jobangebot erhält und annimmt.

Internes Recruiting

Beim internen Recruiting geht es darum, in den eigenen Reihen nach geeigneten Kandidat:innen für eine offene Stelle zu suchen. Wenn du beispielsweise von HR weißt, dass eine Mitarbeiterin gerne in ein anderes Team oder eine andere Abteilung wechseln möchte, ist das eine gute Gelegenheit, dieser Person eine offene Stelle anzubieten.

Das ist insbesondere relevant, wenn Mitarbeitende sich beruflich umorientieren wollen oder bestimmte Weiterbildungen abgeschlossen haben. Auch bei Stellenkürzungen können manche Teammitglieder durch interne Personalbeschaffung versetzt werden und so ihren Job behalten.

Printmedien

Klassisches Recruiting in Printmedien wie Zeitungen oder Magazine sind zwar wesentlich unflexibler als Online-Recruiting-Methoden, haben aber durchaus eine Daseinsberechtigung. 

Gerade, wenn du im ländlichen Bereich nach Personal suchst oder deine Zielgruppe oft eine bestimmte Fachzeitschrift liest. Print kann auch eine gute Idee sein, wenn du nach erfahreneren Fachkräften suchst, die sich weniger auf Social Media oder Jobbörsen aufhalten.

Active Sourcing, Headhunting und Personalvermittlung

Mittlerweile ist Active Sourcing oft Teil des Recruiting-Jobs und Recruiter:innen sprechen potenzielle Kandidat:innen proaktiv an – entweder auf Social Media, per Telefon oder auf Jobmessen. Besonders LinkedIn hat sich als Business-Social-Media-Plattform hier hervorgetan, um interessante Talente anzusprechen. Recruiter:innen unterbreiten ihre Jobangebote dort oftmals als Direktnachricht an relevante Profile.

Active Sourcing findet allerdings oft noch eher bei größeren Unternehmen statt, während kleinere Firmen noch den „klassischeren” Weg einer Bewerbung über die Stellenanzeige gehen.

Beim sogenannten Headhunting bzw. der Personalvermittlung beauftragst du als Firma jedoch einen externen Service, der sich für dich um das aktive Abwerben von Fachkräften kümmert. Das kann sinnvoll sein, wenn dein Recruiting-Team kaum Active-Sourcing-Erfahrung hat oder du nicht weißt, wo die Profis für deine offenen Stellen gerade arbeiten.

Unterschied zwischen traditioneller Bewerbung, Active Sourcing und Personalvermittlung
Unterschied zwischen traditioneller Bewerbung, Active Sourcing und Personalvermittlung

Überzeugende Recruiting-Kampagnen gestalten

Ein weiteres Mittel, um zahlreiche Bewerber in deine Recruiting-Pipeline zu bekommen, sind Recruiting-Kampagnen. Darunter versteht man gezielte Werbekampagnen, die dich als Arbeitgeber ins Rampenlicht rücken.

Anhand einer Recruiting-Kampagne zeigst du potenziellen Bewerber:innen, was du ihnen bietest und wieso sie bei dir anfangen sollen. Allerdings läuft dieser Prozess eben nicht klassisch über eine Stellenanzeige, sondern beispielsweise über auffällige Plakate oder einen lustigen Werbeclip. 

Beispiele für erfolgreiche Recruiting-Kampagnen

Damit du dir besser vorstellen kannst, was wir meinen, haben wir ein paar Beispiele mitgebracht: 

Fressnapf: Characters Wanted

Der Tierbedarfshändler Fressnapf stellte 2022 eine Arbeitgeberkampagne mit dem Hashtag #CharactersWanted vor. Federführend war hier die Agentur butter.people, die Mitarbeiter:innen von Fressnapf und Tiere in den Mittelpunkt stellte.

Damit positionierte sich Fressnapf sich nicht nur als Allrounder fürs Tierwohl, sondern auch als zuverlässiger, innovativer Arbeitgeber – und schaffte es so in die Köpfe von künftigen Bewerber:innen.

Recruiting-Kampagne von Fressnapf
Recruiting-Kampagne von Fressnapf, Quelle: fressnapf.maxizoo.com

Edeka: Komm in die Gruppe

Edeka hat das Potenzial von außergewöhnlichen Werbekampagnen definitiv verstanden – viele erinnern sich bestimmt noch an die „Supergeil”-Werbeclips. Jetzt sucht die Edeka-Gruppe Azubis und hat dazu gemeinsam mit der Agentur Dojo Advertising eine Persiflage auf reißerische Finanz-Coaching-Videos gedreht.

Ziel der „Komm in die Gruppe”-Kampagne ist es, Beweber:innen in eine eigens aufgesetzte Karriere-WhatsApp-Gruppe von Edeka zu lotsen. Dort wird den Interessierten wiederum gezeigt, welche Möglichkeiten sie mit einer Edeka-Ausbildung erwarten.

Recruiting-Kampagne von Edeka
Recruiting-Kampagne von Edeka, Quelle: verbund.edeka/karriere

Toom: Toomwork

Auch die Kölner Baumarktgruppe von Toom startete 2021 eine Recruiting-Kampagne, die ganz auf das Thema Teamwork ausgerichtet war. Zusammen mit der Agentur Leagas Delaney entwickelte Toom das Motto „Dein Team. Dein Toom” und richtet seither das Employer Branding stark auf die Unternehmenswerte Respekt, Wertschätzung und Toleranz aus.

So positioniert sich Toom nicht nur einmalig, sondern dauerhaft als attraktiver Arbeitgeber.

Recruiting-Kampagne von Toom
Recruiting-Kampagne von Toom, Quelle: karriere.toom.de

Tipps für erfolgreiche Recruiting-Kampagnen

Sicherlich konntest du dir bei den Recruiting-Kampagnen von Fressnapf, Edeka und Toom schon einiges abschauen. Doch ein paar generelle Tipps, um deine Recruiting-Kampagnen wirklich effektiv zu machen, schaden nie:

  • Behalte deine Zielgruppe im Blick: Klar, eine gute Recruiting-Kampagne soll auffallen. Allerdings sollte sie das am besten bei den Talenten, die du auch rekrutieren willst und nicht bei allen Jobsuchenden.

  • Bleib authentisch: Dein Employer Branding muss zu dir als Unternehmen passen. Nur dann kannst du auch in deinen Recruiting-Kampagnen authentisch kommunizieren, wie der Arbeitsalltag bei dir aussieht.

  • Rück deine Benefits in den Fokus: 4-Tage-Woche? Überdurchschnittliche Vergütung? 100 % Home-Office? Stell heraus, was dich als Arbeitgeber besonders macht und wo du dich für deine Mitarbeitenden einsetzt.

  • Frag deine Kolleg:innen: Involviere dein Team und staune, was sie an dir als Arbeitgeber schätzen. Recruiting-Kampagnen, die die eigenen Mitarbeiter:innen sprechen lassen, sind auch sehr authentisch.

  • Track deinen Erfolg: Behalte die Performance deiner Recruiting-Kampagne im Auge. Insbesondere, wenn du Werbung im Print-Bereich oder Fernsehen schaltest: Finde heraus, ob tatsächlich Bewerbungen über diese Kanäle eingehen. Online ist das natürlich etwas einfacher – und auch hier solltest du den Erfolg deiner Kampagne messen.

Software und Tools für effiziente Personalbeschaffung

Apropos Tracking: In diesem Bereich wird längst nicht mehr alles per Stift und Papier abgewickelt. Setzt du auf praktische Tools, kannst du zeitintensive Aufgaben automatisieren. Aus diesem Grund wollen wir dir einige Tool-Arten vorstellen, die du im Recruiting gut gebrauchen kannst.

Arten von Tools

Es gibt verschiedene Arten von Recruiting-Tools für verschiedene Prozesse im Recruiting. Lass uns  einen genaueren Blick werfen:

Bewerbermanagementsystem bzw. Applicant Tracking System

Bei einem Bewerbermanagementsystem bzw. einem Applicant Tracking System (kurz: ATS) handelt es sich um Software, mit der du deinen kompletten Recruitingprozess abbilden kannst. Hier pflegst und verwaltest du Bewerbungen einfach und übersichtlich.

Außerdem geben diese Tools dir die Möglichkeit, Bewerberpools anzulegen, sodass du auch für künftige Stellen auf bereits vorgemerkte Kandidat:innen zurückgreifen kannst.

Beliebte Anbieter von ATS sind zum Beispiel:

  • d.vinci,
  • Concludis,
  • Personio,
  • Greenhouse,
  • rexx systems,
  • MHM,
  • Talentsconnect,
  • Hidden Professionals,
  • ELO DigitalOffice,
  • Catch-talents,
  • talentstorm,
  • Perbility: check-in & Helix,
  • Perbit
  • und viele mehr.

HR-Software

Unter HR-Software versteht man – wie der Name schon sagt – Tools, mit denen du Daten zu deinen Mitarbeiter:innen innerhalb deines Unternehmens verwaltest. Das heißt, mit solchen Tools hinterlegst du beispielsweise Arbeitsverträge, Abmahnungen, Kündigungen und vieles mehr. Auch Dinge wie digitale Zeiterfassung, Reisekostenabrechnungen und HR Analytics sind wichtige Funktionen.

Recruiting Automation Software

Im englischsprachigen Raum wird neben Applicant Tracking auch oft von Recruiting Automation gesprochen. Gemeint ist hier natürlich ebenfalls Software, die dein Recruiting (und meistens auch HR) so weit wie möglich automatisiert. Dazu zählen Funktionen wie zum Beispiel das automatisierte Versenden von Empfangsbestätigungsmails, das Scannen von Lebensläufen mittels KI oder das Anstoßen von internen Feedbackprozessen.

Die oben genannten Tools decken solche Funktionalitäten in der Regel mit ab.

Multiposting-Tools

Immer, wenn du deine offenen Stellenangebote online bewirbst, sind Multiposting-Tools sinnvoll. Diese Software hilft dir dabei, deine Stellenanzeige bei mehreren Online-Stellenbörsen gleichzeitig zu schalten. Nach der Veröffentlichung hast du die Möglichkeit, die unterschiedlichen Jobportale miteinander zu vergleichen – auf einen Blick siehst du, welcher Kanal für deine Stelle am besten funktioniert.

So verkürzt du nicht nur die Time-to-Hire, sondern schonst auch das Recruiting-Budget. Oftmals liefern dir Multiposting-Tools wie GOhiring auch eine Analytics-Funktion, sodass du immer wieder dazulernst, welche Jobanzeigen bei welcher Zielgruppe und auf welchem Kanal gut ankommen.

Best Practices im Umgang mit Recruiting-Tools

Im Umgang mit Recruiting-Tools kommt es ganz darauf an, was deine Ziele sind. Wenn du Zeit und Kosten sparen und gleichzeitig deinen Bewerber:innen einen reibungslosen Prozess anbieten willst, führt eigentlich kein Weg an Recruiting-Tools vorbei.

Dennoch solltest du ein paar Dinge beachten, bevor du Tools kaufst, die du am Ende vielleicht gar nicht brauchst.

Folgende Best Practices kannst du dir in Bezug auf Recruiting-Software merken:

  • Vergleiche verschiedene Tools und ihre Funktionalitäten: Das Angebot an Recruiting-Tools ist groß. Daher ist es umso wichtiger, dass du verschiedene Tools vergleicht und herausfindest, welche Funktionen für deinen Use Case relevant sind.

  • Suche nach Tools, die deinen Pain lösen: Wenn du wahllos alle Tools kaufst, die dir über den Weg stolpern, bringt dich das nicht voran. Orientiere dich daran, was dir im Berufsalltag aktuell am meisten im Weg steht und suche ein Produkt, das diesen Pain löst.

  • Prüfe, ob Tools in deinen Tech Stack passen: Es bringt dir nichts, wenn du ein Tool kaufst, das nicht in deine bereits bestehende Tool-Landschaft passt. Im Idealfall lässt sich dein Recruiting-Tool mühelos in andere Tools, wie z.B. dein Multiposting-Tool, integrieren.

  • Teste Tools, bevor du sie kaufst: Wenn du die Möglichkeit hast, ein Tool auf Herz und Nieren zu prüfen, dann nutze die Chance. So kannst du dich mit der Tool-Oberfläche vertraut machen und herausfinden, ob das Tool zu dir und deinen Bedürfnissen passt.

Wichtige Recruiting-Kennzahlen und was sie bedeuten

Wie du bereits gelesen hast, sind Tools auch extrem praktisch, wenn es darum geht, Recruiting-Kennzahlen zu erheben – und auszuwerten. Analysen deiner Recruiting-Bemühungen sind enorm wichtig, weil sie dir zeigen, was gut läuft und wo es hakt.

Wichtige Recruiting-KPIs
Sechs wichtige Recruiting-Kennzahlen

Doch welche Kennzahlen sind im Recruiting wichtig? Welche Key Performance Indicators (kurz: KPIs) solltest du unbedingt kennen? Das sehen wir uns jetzt an.

6 wichtige Recruiting-KPIs, die du kennen solltest

Nehmen wir mal ein paar der wichtigsten Recruiting-Kennzahlen unter die Lupe:

Time-to-Hire

Die Time-to-Hire beschreibt die Zeit, die es braucht, um jemanden für eine offene Position einzustellen. Eine der bekanntesten Kennzahlen, die jede/r Recruiter:in unbedingt verkürzen will. Eine wichtige Abwandlung von der Time-to-Hire ist die Kennzahl Time-to-Fill. Die Time-to-fill misst den Zeitraum zwischen dem Start der Suche (nach erfolgter Bedarfsermittlung) und dem ersten Arbeitstag.

Time-to-Hire_Formel

Cost-per-Hire

Diese Kennzahl meint die Kosten, die aufgewendet werden müssen, um eine Person für eine offene Stelle einzustellen. Damit können die Kosten der Recruiter:innen, aber auch der Jobbörsen für Anzeigenschaltung gemeint sein.

Cost-per-Hire_Formel

Cost-of-Vacancy

Mit Cost-of-Vacancy sind die Kosten gemeint, die ein Unternehmen mit einer unbesetzten Stelle hat. Die Cost-of-Vacancy ist umso schmerzhafter, je höher sie ist. Bleibt eine Stelle über längere Zeit offen, können auf den ersten Blick Personalkosten eingespart werden. Aber: Dabei entstehen sogenannte “Cost-of-Vacancy” (CoV), der entgangene Beitrag zum Umsatz, den die Stelle generieren würde.⁠ Beispiel: Ein fehlender Sales-Manager (m/f/d) spart zwar auf den ersten Blick Ausgaben in Bezug auf Gehalt, aber es fehlen auch Umsatz und Neukunden, den er oder sie generieren würde.

Cost-of-Vacancy_Formel

Cost-per-Qualified-Applicant (CpQA)

Diese Kennzahl bezieht sich auf die kanalbezogenen Reichweitenkosten, die pro qualifizierter Bewerbung entstehen. Die CqQA ist besonders aussagekräftig, weil es hier wirklich darum geht, ob ein/e Bewerber:in tatsächlich qualifiziert war – schließlich helfen dir die Anzahl an Bewerbungen nur dann weiter, wenn die Kandidat:innen auch wirklich zur Stelle passen.

Cost-per-Qualified-Applicant_Formel

Candidate Conversion Rate

Mit der Candidate Conversion Rate bezeichnet man das Verhältnis von Besuchern einer Stellenanzeige zu abgeschlossenen Bewerbungen. Diesen KPI misst du, indem du die Klicks auf eine Stellenanzeige durch die eingegangenen Bewerbungen dividierst.

Candidate-Conversion-Rate_Formel

Channel Effectiveness

Bei der Channel Effectiveness misst du, welche Recruiting-Kanäle effizient oder eben ineffizient sind. Wenn du die meisten Bewerbungen über Jobbörse X bekommst, lohnt es sich, mehr Anzeigen über diese Jobbörse anstelle von Jobbörse Y zu schalten.

Channel-Effectiveness_Formel

Quality-of-Hire

Dieser KPI soll aufzeigen, wie gut eine oder ein neu gewonnener Kandidat zu deinem Unternehmen passt.

Quality-of-Hire_Formel

7 ultimative Recruiting-Tipps, die deine Personalbeschaffung besser machen

Jetzt haben wir die Basics geklärt. Wie wäre es jetzt mit ein paar handfesten Tipps aus der Praxis, um dein Recruiting nachhaltig erfolgreich zu machen?

#1: Strategien festlegen

Recruiting ohne Strategie ist ein bisschen wie blind Autofahren: Du weißt, wo Gas, Bremse und Kupplung sind, aber du siehst nicht, wo du genau hinfährst. Das ist nicht nur wenig zielführend, sondern kann auch ziemlich nervenaufreibend sein.

Eine gelungene Recruiting-Strategie beinhaltet:

  • Welche Bedürfnisse dein Unternehmen hat,
  • Wie deine ideale Candidate Persona aussieht,
  • Wie deine Candidate Journey im Optimalfall aussieht,
  • Welche Recruiting-Kanäle für deine Personalsuche geeignet sind und
  • Welche Trends und Methoden der Markt und deine Konkurrenz einsetzen.

Die richtige Recruiting- und Einstellungsstrategie kann deine Kosten für Neueinstellungen senken, die Time-to-Hire verkürzen und die Quality-of-Hire sicherstellen. 

Beachte auch, dass verschiedene Strategien und Taktiken erforderlich sein können, um unterschiedliche Kandidat:innen anzusprechen. Das heißt, es lohnt sich, deine Recruiting-Strategie eventuell nach bestimmten Kriterien auszurichten. 

Beispielsweise danach, ob du Talente mit viel oder wenig Berufserfahrung suchst, eine bestimmte Branche bedienst, bestimmte Skills suchst oder die Diversität in deinen Teams erhöhen willst.

Ähnlich wie im Marketing und Vertrieb gilt auch im Recruiting: Richte deine Strategie an deiner Zielgruppe aus!

#2: Prozesse definieren

Funktionierende Prozesse sind im Recruiting das A und O! Im besten Fall gewinnst du so deine Traumkandidat:innen – im schlimmsten Fall rennen dir diese davon, weil sie keine oder nur schwammige Rückmeldungen von dir erhalten.

Die Vorteile von gut definierten Recruiting-Prozessen überzeugen:

  • Klarheit und Ownership: Eindeutige Prozesse definieren, wer für welchen Teil im Recruiting-Prozess verantwortlich ist. So bleiben keine Fragen offen und Erfolge bzw. Missgeschicke lassen sich gezielt analysieren und verbessern.

  • Bessere Time-to-Hire and Cost-per-Hire: Mit durchdachten Recruiting-Prozessen findest du die richtigen Kandidat:innen schneller und sparst so einiges an Kosten ein.

  • Höhere Quality-of-Hire: Ein ganzheitlicher Prozess stellt sicher, dass nur die besten Kandidat:innen in deine engere Auswahl kommen.

  • Bessere Candidate Experience: Transparenz im Recruiting-Prozess sorgt für eine positive Erfahrung bei deinen Bewerber:innen. Selbst wenn es nicht zu einem Jobangebot kommt, kann es sein, dass sie dich weiterempfehlen oder sich künftig erneut bewerben.

  • Flexibilität: Ein gut strukturierter Rekrutierungsprozess ermöglicht es dir als Unternehmen, dich schnell an Veränderungen im Markt anzupassen. 

#3: Recruiting automatisieren

Ein Tipp für alle, die Zeit und Geld sparen wollen: Automatisiere dein Recruiting! Gerade aufwändige und manuelle Aufgaben lassen sich oft – zumindest teilweise – automatisieren. 

Beispielsweise kannst du

  • Erinnerungsmails,
  • Empfangsbestätigungen,
  • das Scannen von Lebensläufen
  • oder Statusupdates zu Bewerbungen über ATS-Systeme abdecken.

Automatisierung beinhaltet dementsprechend auch Zentralisierung. Wenn alle Informationen zu deinem Recruiting-Prozess an einem Ort zu finden sind, haben alle Beteiligten innerhalb deiner Firma den gleichen Wissensstand.

Gleiches gilt fürs Schalten von Stellenanzeigen. Wenn du auf Multiposting-Tools setzt, sparst du dir eine Menge Zeit, weil du mit wenigen Klicks mehrere Kanäle bedienst. Außerdem hast du durch solche Tools die Option, deine Anzeigen bequem auch im Nachhinein zu bearbeiten – beispielsweise bei Tippfehlern.

Wenn du sonst Stellenanzeigen händisch einpflegst oder per E-Mail an eine Agentur verschickst, die sie für dich bei Stellenbörsen postet, verlierst du nicht nur den Spaß am Jobposting – sondern auch viel Zeit. Und das wäre doch schade! Die gesparte Zeit kannst du nämlich viel besser in persönliche Gespräche mit Bewerber:innen investieren.

#4: Gespräche aufzeichnen

Frage deine Bewerber:innen, ob du Gespräche aufzeichnen darfst. Das ist keine Gängelei, sondern hilft dir bei internen Entscheidungsprozessen. So können beispielsweise die Fachabteilungen die Aufzeichnung des Interviews zwischen Bewerber:in und Recruiter:in ansehen, und dadurch einen ersten persönlichen Eindruck gewinnen.

Gerade dann, wenn du vielbeschäftigte Teams und Entscheider:innen in den Fachabteilungen hast, die nicht an jedem Interview teilnehmen können, sind Aufzeichnungen ein Gamechanger. Dieser Tipp hilft vor allen Dingen auch remote Teams, die asynchron arbeiten.

Auch die Bewerber:innen profitieren: Statt bei jedem neuen Gesprächspartner die immer gleichen Fragen beantworten zu müssen, ergeben sich abwechslungsreiche Gespräche, die ein echtes Kennenlernen ermöglichen.

#5: Kulturcheck früh integrieren

In vielen Unternehmen findet zuerst ein Interview zur fachlichen Qualifikation und später ein Gespräch zur Unternehmenskultur statt. Daran ist grundsätzlich auch nichts auszusetzen – aber es geht auch andersherum! Denn: Wäre es nicht praktischer, wenn du gleich im Erstgespräch herausfindest, ob eure Unternehmenswerte und die des oder der Bewerber:in zusammenpassen?

Selbstverständlich sind fachliche Qualifikationen nicht unwichtig. Allerdings legen Studien  nahe, dass eine gelungene Firmenkultur ein ausschlaggebender Faktor für den Unternehmensrfolg ist. Gerade im viel zitierten War for Talents (ein von Steven Hankin geprägter Begriff, der den zunehmenden Wettbewerb um die Top-Talente am Markt beschreibt) sehen viele Entscheider:innen in Unternehmen die Komponente „Kultur” noch vor „Strategie” und „Talent”. 

Zitat Uta Sommer

Bei GOhiring haben wir bisher nur gute Erfahrungen damit gemacht, zuerst zu prüfen, ob jemand zu uns passt, bevor wir uns die fachlichen Skills im Detail ansehen. So bleibt unsere Teamkultur erhalten – das macht uns langfristig erfolgreicher.

Uta Sommer | Co-Founder @ GOhiring

Der „Cultural Fit” deiner Bewerber:innen ist also extrem wichtig für deinen Unternehmenserfolg – und aus diesem Grund solltest du so früh wie möglich herausfinden, ob der oder Kandidat:in zur Unternehmenskultur passt – und andersherum.

#6: Employer Branding ausbauen

Falls du bis dato nichts von Employer Branding gehört hast, dann wird es jetzt Zeit. Employer Branding umfasst alle Maßnahmen, die dazu beitragen, dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Solche Maßnahmen können zum Beispiel deine Botschaften und Posts auf Social Media sein. Auch deine Karriereseite, Videos oder Messeauftritte tragen zu deiner Außenwirkung bei.

Wichtig ist, dass du auch in Bezug auf Employer Branding eine Strategie hast. Überlege dir, wofür dein Unternehmen steht, was euch von anderen Arbeitgebern abgrenzt – und was ihr Bewerber:innen kommunizieren wollt.

Setze dabei die Benefits, die dein Unternehmen bietet, strategisch ein, um Kandidat:innen zu überzeugen. Studien zufolge  trägt sogar deine Unternehmensmarke selbst zu erfolgreichem Employer Branding bei und hat im Umkehrschluss einen positiven Effekt aufs Recruiting!

Branding funktioniert nämlich grundsätzlich nicht nur auf der Ebene zwischen Unternehmen und Kunden, sondern auch auf der Ebene zwischen Unternehmen und Bewerber:innen. Stell dir vor, es gibt eine neue, angesagte Marke für E-Autos, die jeder liebt. Logischerweise zieht diese positive aufgeladene Brand automatisch Bewerber:innen an, die bei dieser coolen Marke arbeiten wollen.

Diesen Effekt kannst du dir als Unternehmen auch zunutze machen: Investiere in eine aussagekräftige Brand und mach dich bekannt. Du wirst sehen, dass einige Talente sich bei dir bewerben, weil sie Teil deiner Marke werden wollen.

Besonders erfolgreich sind oft Testimonials der eigenen Mitarbeitenden. Lass Menschen aus dem Unternehmen darüber sprechen, was ihnen an dir als Arbeitgeber besonders gefällt – und verwende diese Zitate beispielsweise auf der Website. 

Auch Plattformen wie Glassdoor und Kununu sind beliebte Anlaufstellen, um Arbeitgeber miteinander zu vergleichen. Mit einer starken Arbeitgebermarke sicherst du dir dort gute Chancen, positive Reviews einzusammeln und so weitere Talente anzuziehen.

Beispielsweise kannst du proaktiv auf deine Mitarbeitenden zugehen und sie um eine positive Bewertung bitten. Als Teil des Onboardings kannst du auch neu eingestellte Kolleg:innen den Recruiting-Prozess bewerten lassen.

Wichtig ist, dass dir eine angenehme Arbeitsatmosphäre und eine vertrauensvolle Unternehmenskultur sowieso am Herzen liegen. Nur, wenn deine Arbeitgebermarke authentisch ist, sammelst du auch authentisch positives Feedback ein!

Außerdem trägt eine durchdachte Employer Brand laut  Randstads Employer Brand Research zufolge dazu bei, dass Bewerber:innen sich emotional auf ein Unternehmen einlassen. Wenn Firmen authentisch sind und es so aussieht, als würden sie sich gut um ihre Mitarbeitenden kümmern, hinterlässt das bei Bewerbenden einen guten Eindruck. 

#7: Daten gezielt einsetzen

Daten sind wahre Schätze und mittlerweile auch unsere digitale Währung. Doch brauchst du Daten im Recruiting? Wir sagen: unbedingt! Sowohl Daten zum Markt, den Bewerber:innen und der Performance deiner Jobanzeigen sind essenziell für deine Talentgewinnung.

Recruiting ohne Daten
Wieso Daten im Recruiting nützlich sind

Früher wurden Stellenanzeigen oder eine Karriereseite als isolierte Projekte erstellt. Im Anschluss warteten viele ab, was sich tat und das war’s.

Doch das reicht heutzutage längst nicht mehr aus, wenn du trotz Fachkräftemangel, qualifizierte Mitarbeitende finden willst. Schluss mit post and pray – und ran an datengestütztes Recruiting.

Welche Daten du im Recruiting auf der Karriereseite auswerten kannst:

  • Interaktionen, Verweildauer und Scrolltiefe auf deiner Karriereseite
  • Die Klicks auf Stellenanzeigen und Buttons auf deiner Karriereseite
  • Die Conversion Rate deiner Karriereseite: Sie misst das Verhältnis von Karriereseiten-Besuchenden zu Bewerbungen in Prozent. Je höher die Conversion Rate, desto besser funktioniert deine Karriereseite.
  • Die Application Abandonment Rate: Sie misst, wie viele Personen den Bewerbungsprozess im letzten Moment abgebrochen und so ihre Bewerbung doch nicht abgeschickt haben.
  • Die Bounce Rate: Sie zeigt dir an, wie viel Prozent der Besucher:innen von deiner Karriereseite abspringen.

Doch nicht nur deine eigene Karriereseite liefert dir zahlreiche Daten, die du auswerten und mit denen du Experimente machen kannst. Wie wäre es zum Beispiel mit einem A/B-Test auf deiner Karriereseite? Probiere verschiedene Anzeigendesigns oder unterschiedliches Wording, um zu sehen, was Kandidat:innen eher anspricht.

Auch Jobbörsen und Multiposting-Tools liefern dir eine Menge Daten in Form von Recruiting Analytics. Mit den richtigen Daten siehst du auf einen Blick, welche Recruiting-Kanäle sich lohnen und welche nicht. Wer weiß, vielleicht ist die Nischen-Jobbörse doch rentabler als ein generisches Jobportal mit riesiger Reichweite?

Folgende Daten liefern dir Recruiting Analytics bzw. Multiposting-Tools:

  • Eine Übersicht der Kanäle mit den höchsten und niedrigsten Ausgaben,
  • Eine Übersicht der am häufigsten genutzten Kanäle,
  • Statusbericht deiner laufenden Stellenanzeigen,
  • Ablaufdatum deiner laufenden Stellenanzeigen,
  • Klickzahlen der jeweiligen Jobbörsen.

Datengestütztes Recruiting ist die Zukunft. Falls du das Thema also noch nicht in Angriff genommen hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen.

Finde heraus, wie gut deine Stellenanzeigen ankommen, welche Kanäle am effektivsten sind und wie du wichtige Recruiting-KPIs wie die Time-to-Hire oder Cost-per-Hire nachhaltig verbessern kannst.

Recruiting-Trends, mit denen du in der Personalbeschaffung punktest

Recruiting hat sich über die Zeit hinweg stets weiterentwickelt. Während früher zahlreiche gute Bewerber:innen auf eine zu besetzende Stelle kamen, trifft der War for Talent mittlerweile fast jedes Unternehmen. Um mithalten zu können, empfehlen wir dir, stets über aktuelle Recruiting-Trends auf dem Laufenden zu bleiben.

Schaffe eine einzigartige Candidate Experience

Ein individualisiertes Recruiting-Erlebnis für Kandidat:innen? Ja, bitte! Viele Kandidaten und Kandidatinnen wünschen sich eine reibungslose Candidate Experience und meinen damit transparente Kommunikation, klare Erwartungen und zeitnahe Rückmeldung.

Unternehmen, die sich nicht um eine möglichst gute Erfahrung für Bewerber:innen bemühen, werden es in Zukunft immer schwerer haben, die besten Talente für sich zu gewinnen.

Stell also deine Kandidat:innen in den Fokus und versuche, ihnen den bestmöglichen Bewerbungsprozess zu gewährleisten. Für eine solche Strategie müssen jedoch alle Abteilungen und Teams bereit sein, eng mit deinem Recruiting-Team zusammenzuarbeiten.

Wenn die fachliche Teamleitung zum Beispiel ewig braucht, um Feedback zu einem oder einer Kandidatin zu geben, springt er oder sie womöglich ab, weil eine andere Firma schneller war.

Indem du eine individuelle Candidate Experience schaffst, die sich voll auf das Individuum konzentriert, werden dich Bewerber:innen positiv in Erinnerung behalten – egal, ob am Ende ein Jobangebot herausspringt oder nicht.

Aber: Nur wenn Recruiter:innen repetitive Zeitfresser wie beispielsweise das Posting von Stellenanzeigen automatisieren, haben sie ausreichend Zeit, um sich um die vielversprechendsten Kandidat:innen zu kümmern.

Setze auf Multiposting

Zeit, Geld und Nerven sparen im Recruiting? Mit Multiposting hast du einen großen Schritt in diese Richtung getan. Überlege mal – oder noch besser: errechne! – wie lange du für das händische Schalten einer Stellenanzeige bei der Jobbörse deines Vertrauens brauchst.

Je nachdem wie viele Stellen du ausschreibst und wie viele Kanäle du bedienst, kann das ziemlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, die du eigentlich lieber im persönlichen Austausch mit Spitzenkandidat:innen verbringen möchtest, oder?

Mit Multiposting schlägst du mehrere Fliegen mit einer Klappe: Du stellst deine Stellenanzeigen ein und schaltest sie per Klick auf mehreren Plattformen gleichzeitig. Und das Beste: Du kannst deine Anzeigen auch nach der Live-Schaltung problemlos noch bearbeiten. Vorbei sind die Zeiten endloser E-Mails zwischen dir und deiner Schaltagentur, um einen Tippfehler zu beheben!

Multiposting ist daher definitiv ein Trend in Richtung mehr Effizienz und Effektivität im Recruiting, den du dir nicht entgehen lassen solltest. Automatisiere so deinen Top-of-the-Funnel in der Personalbeschaffung und konzentriere dich auf die nächsten Schritte im Funnel, die deinen persönlichen Einsatz eher verlangen.

Zitat Jana König

Vor GOhiring haben wir pro Schaltung circa zehn Minuten gebraucht. Jetzt sind wir bei einer Minute pro Posting – für uns eine extreme Zeitersparnis. Drei, vier Klicks, fertig.

Jana König | Recruiting-Referentin @ apetito

Teste Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (kurz: KI oder AI) ist selbstverständlich auch im Recruiting angekommen – und kann an manchen Stellen dabei helfen, die Personalbeschaffung und Auswahl der Kandidat:innen zu optimieren.

Beispielsweise kann KI folgende Bausteine in deinem Recruiting-Prozess übernehmen:

  • Chatbots mit KI-Basis beantworten häufige Fragen von Bewerber:innen.
  • KI-Bewerbungsanalyse checkt die Lebensläufe der Kandidat:innen und trifft eine Vorauswahl.
  • Die KI wertet vergangene Stellenangebote aus und erstellt dir automatisiert ähnliche, neue Stellenausschreibungen.
  • KI kann auch Wortwahl und Sprache von Kandidat:innen auswerten und so eine Einschätzung abgeben, ob jemand zur Firmenkultur passt.

Die Vorteile von KI im Recruiting sind, dass der Einsatz dir viele repetitive Aufgaben abnimmt, die KI – bei richtigem Training – objektiver ist, dein Prozess so beschleunigt und Kolleg:innen entlastet werden.

Dennoch musst du dir darüber im Klaren sein, dass die Qualität einer KI immer von ihren Trainingsdaten abhängig ist. Das heißt, ihr müsst im Recruiting-Team sicherstellen, dass die KI so funktioniert, wie ihr euch das wünscht. Außerdem nehmen viele Bewerber:innen den Einsatz von KI als sehr unpersönlich wahr.

Laut einer Studie der Internationalen Hochschule, finden sogar 43 % der Befragten, dass Künstliche Intelligenz den Bewerbungsprozess verschlechtert. 

33 ChatGPT-Prompts für dein Recruiting

Nutze ChatGPT, um wiederkehrende Recruiting-Aufgaben zu automatisieren. So gewinnst du wichtige Zeit im Recruiting zurück!

ChatGPT Prompts für das Recruiting entdecken

Stütze dein Recruiting auf Daten bzw. Analytics

Wir können es nicht oft genug betonen, doch dieser Trend wird immer wichtiger: Werte dein Recruiting auf! Setze dir Ziele und miss die entsprechenden KPIs, die für euch wichtig sind. Erst auf der Grundlage von Datenanalysen kannst du wirklich beurteilen, ob deine Recruiting-Strategien erfolgreich sind.

Tust du das nicht, fischst du im Trüben – und schaltest gegebenenfalls sogar Anzeigen, die keine Bewerbungen einbringen, sondern nur Recruiting-Budget verschwenden. Oder du sprichst nur mit Bewerber:innen, die nicht zu euch passen. Oder eine Stelle bleibt extrem lange unbesetzt und kostet dein Unternehmen viel Geld. Egal, wie du es drehst und wendest: Daten sind der Schlüssel für langfristigen Recruiting-Erfolg.

Nutze (soziale) Netzwerke 

Du bist noch nicht auf LinkedIn, Xing, Instagram und Co. unterwegs? Dann aber schnell! Mittlerweile halten sich viele Kandidat:innen täglich in den sozialen Medien auf und holen sich dort Informationen – über Markttrends, Jobs und Arbeitgeber. 

Social Media ist also der perfekte Ort, um deine Employer Brand zu stärken und Kandidat:innen im Active Sourcing proaktiv ansprechen. So bringst du dich bei Personen ins Gespräch, die vielleicht noch nicht einmal aktiv nach neuen beruflichen Möglichkeiten gesucht haben.

Social-Media-Recruiting ist vor allen Dingen spannend, wenn deine Zielgruppe Gen Z-Kandidat:innen sind. Jüngere Bewerber:innen verbringen laut Studien im Vergleich zu höheren Altersgruppe deutlich mehr Zeit auf sozialen Netzwerken. Das erhöht deine Chancen, diese Generation dort mit Job Ads am ehesten zu erreichen!

Meistens kannst du in sozialen Netzwerken auch Stellenanzeigen schalten, worauf sich Interessenten auch direkt über das jeweilige Netzwerk bewerben können. Oder sie leiten deine Ausschreibung an einen Freund oder eine Kollegin weiter. Interessante Jobangebote zu teilen, ist auf solchen Plattformen nämlich ebenfalls sehr einfach.

Außerdem können deine eigenen Mitarbeitenden offene Stellen als Post teilen und so noch mehr Aufmerksamkeit auf deine offenen Stellen legen. Persönliche Empfehlungen und lobende Worte wirken oft Wunder im Recruiting.

Es hilft allerdings auch, wenn du dir ein Offline-Netzwerk aus potenziellen Bewerber:innen und anderen Expert:innen im Bereich Recruiting aufbaust. So kannst du dich zu aktuellen Herausforderungen im Recruiting austauschen und eventuell sogar Kandidat:innen für offene Stellen bei befreundeten Recruiter:innen empfehlen.

Baue dein Employer Branding aus

Wir haben Employer Branding bereits einige Male in diesem Artikel erwähnt, aber wir können es nicht oft genug betonen: Eine starke Arbeitgebermarke hilft im Recruiting! Wenn Bewerber:innen gleich wissen, wofür du stehst und was sie bei dir erwarten können, erhältst du Bewerbungen von Personen, die auf dein Unternehmen richtig Lust haben.

Außerdem hat eine knackige (Employer) Brand auch immer einen Wiedererkennungswert und einen gewissen Coolness-Faktor. Wenn deine Marke an sich schon als „cool” wahrgenommen wird, trägt das logischerweise zu deinem Recruiting-Erfolg bei. 

Doch wenn potenzielle Bewerber:innen auch auf Social Media, in Videos, von Mitarbeitenden und/oder auf deiner Karriereseite erfahren, wie sinnstiftend und bereichernd es ist, für dich zu arbeiten, erleichtert das deine Personalbeschaffung ebenfalls.

Vorteile Employer Branding
Fünf Vorteile von Employer Branding

Ziehe Flexible Arbeitsmodelle und Remote Work in Betracht

Nicht erst seit 2020 ist das Thema Remote Work, hybride Arbeitsmodelle und Home-Office in aller Munde. Gerade Unternehmen, deren Geschäftsmodell online stattfindet, stehen vor der Überlegung, auch ihre Belegschaft vorrangig „online” anzustellen und von einer Büropflicht abzusehen.

Einer Befragung der Technischen Universität Darmstadt zufolge sehen sogar 24 % der Teilnehmenden die fehlende Möglichkeit für Home-Office als Kündigungsgrund. Wenn du als Arbeitgeber also Remote Work ausdrücklich anbietest, erhöht das deine Chancen, qualifizierte Mitarbeitende zu rekrutieren.

Zitate David Froese

Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen, nicht remote zu arbeiten. Dank remote work kann ich dann arbeiten, wenn ich am produktivsten bin und selbst entscheiden, wo mein Arbeitsplatz ist – zuhause, im Büro oder im Ausland.

David Froese | Senior Partner Manager @GOhiring

Doch du solltest Remote Work nicht zähneknirschend als Angebot betrachten, das nur deiner Belegschaft etwas bringt. Im Gegenteil! Viele Personen empfinden die Arbeit aus dem Home-Office im Vergleich zur Arbeit im Büro als wesentlich produktiver. Das heißt, auch für dich hat dieses Angebot in Bezug auf den Unternehmenserfolg enorme Vorteile.

Überlege dir, ob ein hybrides Arbeitsmodell, Remote-Angebote oder flexible Arbeitszeiten für dich und dein Geschäftsmodell infrage kommen. Fakt ist, dass du dich mit einem größeren Angebot – also dass Mitarbeitende frei wählen können, wo sie arbeiten wollen – als toleranter und moderner Arbeitgeber auf dem Markt platzierst. 

Tipp: Auch Fachkräfte aus dem Ausland kannst du mit Remote Work für dich gewinnen, da sie nicht vor Ort sein müssen, um für dich zu arbeiten! Das macht deinen Talent Pool um einiges größer.

Sorge für mehr Awareness rund um das Thema mentale Gesundheit

Apropos Vorteile für dich als Arbeitgeber: Auch die psychische und physische Gesundheit deiner Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Faktor für deinen Unternehmenserfolg. Je öfter ein Kollege oder eine Kollegin mit Krankheit ausfällt, desto mehr negative Folgen für dein Team und dein Business im Allgemeinen.

Wusstest du, dass das Thema mentale Gesundheit am Arbeitsplatz in Deutschland sogar gesetzlich verankert ist? Regelungen zum körperlichen und geistigen Wohlbefinden am Arbeitsplatz sind im 

  • Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG),
  • der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV),
  • der Maschinenverordnung
  • und dem Sozialgesetzbuch (SGB V)

festgehalten.

Doch obwohl Gesundheitsaspekte sogar eine gesetzliche Grundlage haben, bieten manche Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden nur die Basics an und gehen die sprichwörtliche „Extrameile” in diesem Bereich nicht.

Solltest du also spezielle Angebote wie Vergünstigungen für Gesundheitskurse, Fitnessstudios, bewegte Pausen, Yoga-Kreise oder psychische Beratung bei dir im Unternehmen etabliert haben, kommuniziere das! Und falls nicht: Mach dich schlau. Informiere dich darüber, was die Menschen, die du als Mitarbeitende gewinnen willst, sich in Bezug auf Gesundheit wünschen.

Mentale Gesundheit ist ein Trendthema im Recruiting, weil gerade in der digitalen Welt die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen.

Erkrankungen wie Burnout oder Angststörungen treten immer häufiger auf. Mit einer großen Portion Problembewusstsein, einem angenehmen Arbeitsklima und speziellen Angeboten wirkst du hier entgegen und stichst im Recruiting heraus.

Erfülle mit deinen Stellen einen Purpose

Kannst du deinen Bewerber:innen vermitteln, dass deine offenen Stellen nicht bloße Akten-hin-und-herschiebe-Jobs sind? Nichts gegen Akten und Büroarbeit. Allerdings wünschen sich viele Bewerber:innen auch eine gewisse Erfüllung in ihrem Beruf.

Das hat weniger damit zu tun, dass alle Kandidat:innen die Welt verbessern wollen. Im Prinzip geht es eher darum, dass viele sich wünschen, in ihrem Job ernst genommen zu werden und sehen wollen, wie ihre Arbeit zum Unternehmenserfolg beiträgt. Wer ständig klein gehalten und beispielsweise nur für Botengänge eingesetzt wird, wird auf lange Sicht nicht glücklich. 

Arbeite deshalb in deinen Stellenanzeigen und im Interview heraus, wieso dein Unternehmen diese eine Stelle unbedingt braucht und welchen Stellenwert sie hat. So fühlen sich Bewerber:innen wirklich gebraucht und wertgeschätzt.

Erkenne die Vorteile von Diversität

Glücklicherweise sehen viele Unternehmen mittlerweile den Wert einer vielfältigen Belegschaft und setzen sich aktiv dafür ein, ein diverses Umfeld zu schaffen. Diversität und Inklusion setzt sich dafür ein, dass alle Mitarbeitenden unabhängig von Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Alter und Hintergrund in einer Firma die gleichen Chancen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre haben. 

Wenn du dich für Diversity und Inclusion (D&I) einsetzt und diese Themen förderst, eröffnen sich dir zahlreiche Möglichkeiten. Zum einen greifst du so auf einen viel größeren Talentpool zurück und zum anderen zeigen Untersuchungen, dass diverse Teams nachweislich erfolgreicher sind. Win-Win also!

Natürlich sollte dein Einsatz für mehr Diversität kein Lippenbekenntnis sein. Nur auf dem Papier für Vielfalt zu werben und dadurch Bewerber:innen anzuziehen, für die dieses Thema echte Relevanz hat, ist nicht korrekt.

Am Ende fühlen sich diese Kandidat:innen nicht wohl, weil das Arbeitsumfeld alles andere als inklusiv ist und gehen schnell wieder. Und eine hohe Fluktuation von Mitarbeitenden kannst du im Recruiting nicht wollen.

Nutze ein Talent-CRM 

Talent Customer Relationship Management (CRM)-Systeme sind ein weiterer Trend im Recruiting, den du dir ansehen solltest. Ein Talent-CRM operiert ähnlich wie ein ATS-System, fokussiert sich jedoch deutlicher auf den Beziehungsaufbau zu potenziellen Kandidat:innen.

Als Recruiter:in kannst du dir mit einem Talent-CRM nicht nur einen spannenden Talent-Pool anlegen, sondern auch die Interessen und Präferenzen aller Bewerber:innen tracken und ihnen so Vorschläge für künftige Karriereoptionen unterbreiten.

Mit einem Talent CRM baust du eine Pipeline mit qualifizierten Kandidat:innen auf und pflegst die Beziehung zu ihnen.

Das heißt, du hast mit einem solchen Tool die Möglichkeit, deine Time-to-Hire zu verkürzen, da du immer auf eine große Auswahl an qualifizierten Kandidat:innen zurückgreifen kannst. Und selbst wenn diese nicht mehr verfügbar sind, hast du dennoch Daten gesammelt, die dir helfen, ähnliche Personen anzusprechen.

Selbstverständlich musst du speziell bei solcher Software auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen achten. Schau dir solche Tools genau an und prüfe, wie dort Daten gespeichert und verarbeitet werden. Am Ende haftest du als Unternehmen nämlich, wenn du persönliche Daten unrechtmäßig verarbeitest!

AI in der Personalbeschaffung: Wie gut ist Künstliche Intelligenz?

Die Integration von KI in den Recruiting-Prozess hat die Art und Weise, wie Unternehmen Talente finden, verändert – von der Optimierung von Bewerbungsprozessen bis hin zu Kommunikationsautomatisierung hat KI eine Menge Potenziale für dich im Gepäck.

Vorteile von KI im Recruiting

Schauen wir uns zunächst die Vorteile von Künstlicher Intelligenz im Recruiting an:

  1. KI steigert deine Recruiting-Effizienz: KI kann deine Rekrutierungsprozesse in vielen Bereichen automatisieren. Zum Beispiel können KI-Tools Lebensläufe screenen, Interviews planen und mithilfe von Chatbots teilweise die Kommunikation mit Kandidat:innen übernehmen. So sparst du im Recruiting eine Menge wertvolle Zeit!

  2. KI verbessert die Candidate Experience: Wenn KI repetitive Aufgaben übernimmt, hast du mehr Zeit für den persönlichen Austausch mit Bewerber:innen. Das verschlankt deine Prozesse und Kandidat:innen erhalten schneller Antworten und Rückmeldungen auf Fragen und den Status ihrer Bewerbung.

  3. KI liefert dir prädiktive Analysen: Nutze KI, um Daten aus früheren Einstellungen zu analysieren und Muster zu identifizieren. So erkennst du, auf welche Merkmale du bei qualifizierten Bewerber:innen achten musst.

  4. KI verringert Vorurteile: Dank KI kannst du Vorurteile (Unconscious Bias ) und Diskriminierung bei der Auswahl von Kandidat:innen minimieren, da der Computer in der Regel vorurteilsfrei Bewerbungen auswertet.

Nachteile von KI im Recruiting

Leider bringt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Personalbeschaffung auch einige Nachteile mit sich. Nämlich folgende:

  1. KI ist intransparent: Die Funktionsweise von KI-Algorithmen ist komplex und bedarf ständigem Training und bei Bedarf einer Nachjustierung. Das kann ziemlich aufwändig sein und dein Team mit weiterem Pflegeaufwand belasten. Wenn niemand so recht für ein KI-System zuständig ist oder du es extern einkaufst, weißt du nie, basierend auf welchen Kriterien, die KI Entscheidungen trifft.

  2. KI kann Fehlentscheidungen treffen: Es kann vorkommen, dass durchaus qualifizierte Bewerber:innen nur aufgrund von unvollständigen oder fehlerhaften Daten fälschlicherweise abgelehnt werden. Das wäre extrem ärgerlich – vor allem dann, wenn dieses Problem mit einer einfachen Rückfrage, die fehlenden Daten zu ergänzen, gelöst werden könnte.

  3. Kein persönlicher Touch: Mit KI kann der menschliche Aspekt des Recruitments verloren gehen. Oft merken Kandidat:innen auch, dass hier keine menschlichen Interaktionen stattfinden und empfinden den Prozess daher als hölzern und unauthentisch.

Wie du siehst, bringt KI durchaus einige Vorteile für deine Recruiting-Strategie mit sich – darunter eine gesteigerte Effizienz und präzisere Auswahlverfahren.

Wäge allerdings sorgfältig für dich ab, ob die Vorteile für dein Recruiting da sind oder ob eventuell die Nachteile von Künstlicher Intelligenz überwiegen.

Klar ist, dass menschliche Interaktionen für den Rekrutierungsprozess unverzichtbar sind! Wenn du auf KI setzt, wird es niemanden in deinem Team ersetzen – KI und Mensch sollten im Recruiting eher in einer Art Symbiose existieren.

Fazit: Investiere jetzt in dein Recruiting und katapultiere so dein Unternehmen nach vorne

Jetzt weißt du eigentlich alles, was man über Recruiting bzw. die Personalbeschaffung wissen muss. Du kennst die absoluten Basics und die aktuellsten Trends. Wichtig ist, dass du immer auf dem Laufenden bleibst und dich mit Kolleg:innen im Recruiting austauschst, wie der Markt aussieht.

Denk immer daran, dass es im Recruiting um Menschen geht. Richte daher deine Recruiting-Strategie an deinen Bewerber:innen aus und automatisiere deinen Recruiting-Prozess, wo es nur geht. So kannst du dich voll und ganz auf den persönlichen Austausch mit Kandidat:innen konzentrieren.

Stärke deine Employer Brand und untersuche, auf welchen Kanälen deine Stellenanzeigen am besten funktionieren. Wenn du deine Recruiting-KPIs anhand deiner Unternehmensziele definierst und misst, wirst du merken, wie deine Talentsuche immer erfolgreicher wird.

Bonus: Checkliste mit 9 einfachen Tipps für dein Recruiting ✔️

Recruiting-Checkliste Cover

Du willst etwas verändern im Recruiting und weißt nicht, wo du ansetzen sollst? Dann haben wir genau das Richtige für dich!

Mit unserer Checkliste erhältst du erste (und weitere) Anhaltspunkte, die dir zeigen, wo du mit deinem Recruiting stehst und wo noch etwas Arbeit auf dich wartet.

Checkliste kostenlos herunterladen

Das könnte dich auch interessieren