Time-to-Hire: Was ist das und wie du sie verkürzt (mit Rechner)

Zusammenfassung

• Die Time-to-Hire (TTH) misst die Zeitspanne vom Tag der Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift neuer Mitarbeitenden.
• Es hat viele Vorteile, die TTH zu reduzieren. Mit einer kurzen Time-to-Hire gewinnst du schneller qualifizierte Kandidat:innen, senkst Kosten (sowohl im Recruiting als auch im gesamten Unternehmen) und minimierst Produktivitätsverluste durch offene Stellen.
• Eine kurze Time-to-Hire trägt zu einem positiven Candidate Experience bei und stärkt deine Arbeitgebermarke, was langfristig die Qualität der Bewerbungen und die Mitarbeiterbindung verbessert.

Stell dir vor, eine wichtige Stelle im Management ist zwei Monate lang unbesetzt und dein Team versinkt in Arbeit. Klingt nicht optimal, oder?

Leider dauert es heutzutage immer länger, bis Unternehmen eine passende Person für eine vakante Position finden. Die Zeit, die für die Neueinstellung benötigt wird, nennt man Time-to-Hire (TTH).

In diesem Artikel verraten wir dir, warum die Time-to-Hire eine so wichtige Recruiting-KPI ist, wie du sie berechnest und wie lange sie im Durchschnitt dauert. Außerdem stellen wir dir Methoden vor, mit denen du effektiv deine Time-to-Hire verkürzt.

Definition: Was ist die Time-to-Hire?

Die Time-to-Hire ist eine wichtige Recruiting-Kennzahl, die die Anzahl der Tage misst, die vom Tag der Bewerbung oder des Erstkontakts bis hin zur Vertragsunterschrift vergehen.

Sie unterscheidet sich von anderen Recruiting-KPIs wie der Vakanzzeit und der Time-to-Fill. Aber dazu später mehr. 

Zunächst einmal geht es darum, was es mit dieser Kennzahl im Recruiting auf sich hat und warum die Time-to-Hire einen so hohen Stellenwert einnimmt.

Warum ist die Time-to-Hire so wichtig?

Die Time-to-Hire ist wichtig, weil sie dir Aufschluss über wesentliche Fragen in deinem Rekrutierungsprozess gibt:

1. Wie lange benötigt dein Unternehmen, um neues Personal anzustellen? 
2. Ist deine Einstellungszeit kurz genug, um einen positiven Eindruck bei Bewerbenden zu hinterlassen?
3. Wie effektiv und effizient arbeitet dein Recruiting-Team?

Wenn du diese Fragen ehrlich beantwortest, findest du schnell heraus, wo deine Stärken und Schwächen im Recruiting-Prozess liegen. 

Schauen wir uns die konkreten Gründe für das Messen der TTH noch einmal im Detail an.

5 Gründe, wieso eine kurze Time-to-Hire wichtig ist

Die folgenden fünf Gründe sprechen dafür, deine Time-to-Hire zu messen und kontinuierlich zu verbessern:

Grund #1: Optimale Candidate Experience

Mit einer kurzen TTH bereitest du den Boden für eine angenehme Candidate Experience. Motivierte Bewerber:innen wollen nicht mehrere Wochen auf eine Rückmeldung warten, sondern schnellstmöglich wissen, was Sache ist.

Indem du deine Time-to-Hire verkürzt, kommst du deinen potenziellen Bewerbern und Bewerberinnen entgegen.

Grund #2: Optimierter Rekrutierungsprozess 

Sobald du dich mit der TTH in deinem Unternehmen beschäftigst, werden dir Stärken und Schwächen in deinem Recruiting-Prozess auffallen. Das ist völlig normal und sogar sehr gut, weil du so an deinen Schwachstellen arbeiten kannst.

Wenn du die TTH verbessern willst, erkennst du automatisch, welche Schritte im Recruiting-Funnel noch Optimierungspotenzial haben, weil du dich automatisch mit deinen Recruiting-Prozessen auseinandersetzt. Das Verbessern der Time-to-Hire setzt nämlich immer auch eine kritische Reflexion der eignen Workflows voraus.

Grund #3: Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit 

Mit einer kurzen Time-to-Hire gewinnst du Talente, bevor es deine Mitstreiter tun. Indem du schneller auf Bewerbungen reagierst und deine Recruiting-Prozesse entschlackst, hast du höhere Chancen, die qualifiziertesten Bewerber:innen für dich zu begeistern.

Grund #4: Geschontes Recruiting-Budget

Mit einer kürzeren Time-to-Hire sparst du nicht nur Geld in sämtlichen Belangen – du schaffst auch die Voraussetzungen für Unternehmenswachstum. Je länger deine Prozesse dauern, desto mehr Geld verbrauchst du für den Recruiting-Prozess inklusive Stellenanzeigen, offene Positionen und damit einhergehende Produktivitätsverluste. Stichwort: Cost-of-Vacancy.

Je länger eine wichtige Stelle unbesetzt bleibt, desto höher sind die Kosten, die du tragen musst. Eine längere TTH bedeutet also auch hohe Kosten aufgrund verlorene Geschäftsmöglichkeiten, weil dir schlicht Personal fehlt. Und ohne die benötigten Mitarbeitenden kann dein Unternehmen logischerweise nicht wachsen – im Gegenteil! Es bedeutet Mehrarbeit und oftmals Unzufriedenheit bei deinem aktuellen Team.

Somit beeinflusst die TTH nicht nur dein Unternehmenswachstum, sondern konkrete, auf Kosten bezogene Recruiting-KPIs wie die Cost-per-Hire oder die Cost-of-Vacancy.

Grund #5: Besseres Arbeitsklima

Eine kurze Time-to-Hire steht auch für zufriedenere Kolleg:innen und ein verbessertes Arbeitsklima. Denn: Wenn neue Kolleg:innen schneller eingestellt werden, muss keine Arbeit auf anderen Schultern verteilt werden.

Verbesserst du deine TTH, wirkt sich das Positiv auf Überstunden, Überforderung und die Stimmung im Team aus.

Arbeitsmarkt-Insights
Der Fachkräftemangel ist immer noch ein reales Problem für Recruiter:innen. Je nach Branche und Erfahrung der Kandidat:innen fällt deine Time-to-Hire daher kürzer oder länger aus – wie aktuelle Studien in den USA, Kanada und Europa zeigen .

Time-to-Hire berechnen (interaktiver Rechner)

Du berechnest die Time-to-Hire, indem du die Anzahl der Tage zählst, die zwischen dem Eingang der Bewerbung auf vakante Positionen und dem Tag der Vertragsunterzeichnung liegen.

Orientiere dich am besten an folgenden Berechnungsschritten:

1. Bestimme das Startdatum: An welchem Tag ist die Bewerbung eingegangen bzw. wann hat der erste Kontakt mit einem Bewerbenden stattgefunden?
2. Bestimme das Enddatum: Wann nimmt jemand dein Jobangebot offiziell an und unterschreibt den Vertrag?
3. ​​Berechnung: Subtrahiere das Startdatum vom Enddatum, um die Anzahl der Tage zu erhalten.

Dazu kannst du die folgende Formel nutzen:

Wenn sich jemand zum Beispiel am 1. September beworben und das Angebot am 26. September angenommen hat, ergibt sich eine Time-to-Hire von 25 Tagen:

26. September – 1. September = 25 Tage

Tipp
Du kannst diese Kennzahl sowohl für einzelne Stellen als auch für mehrere Stellen innerhalb eines bestimmten Zeitraums berechnen. Dann erhältst du einen guten Überblick darüber, wie effizient dein Recruiting-Prozess ist. Beachte jedoch, dass du die errechneten Tage dann durch die Anzahl der Positionen teilen musst, um die durchschnittliche Gesamtzahl zu erhalten.

Wenn du es dir ganz einfach möchtest, kannst du auch unseren Time-to-Hire-Rechner verwenden und deine Time-to-Hire für eine bestimmte Position direkt hier ausrechnen lassen:

Time-to-Hire verkürzen: 4 Tipps

Nun zur Frage aller Fragen: Wie schaffst du es, deine Time-to-Hire zu verkürzen, um Geld zu sparen und gleichzeitig die besten Talente an Bord zu holen?

Tatsächlich verschwenden noch viel zu viele Firmen wertvolle Zeit mit Excel-Tabellen und redundanten Aufgaben. Dabei gibt es dank Digitalisierung und KI mittlerweile so viele innovative Tools, um diesen Prozess zu verschlanken und zu optimieren! 

Hier kommen die wichtigsten Tipps, mit denen du deine Time-to-Hire verkürzen kannst: 

Tipp #1: Stellenanzeigen verbessern

Eine Stellenanzeige mit präzise formulierten Anforderungen verschafft dir nicht nur mehr passende Bewerbungen, sondern sortiert automatisch weniger qualifizierte Bewerber:innen aus.

Wichtig sind vor allem folgende Punkte:

1. Rechtschreib- und Grammatikfehler wirken direkt unprofessionell.
2. Hebe die Kontaktmöglichkeiten klar hervor, z. B. per E-Mail oder Bewerbungsformular.
3. Biete attraktive Benefits (und damit meinen wir nicht den obligatorischen Obstkorb).
4. Formuliere Anforderungen, Startdatum, Arbeitsmodell etc. so präzise wie möglich.
5. Passe deine Ansprache der Zielgruppe an – wenn du zum Beispiel nach Azubis via TikTok-Account suchst, wirkt Siezen unpassend.

Da Stellenanzeigen der meistgenutzte Recruiting-Kanal sind, solltest du dir unbedingt eine Jobposting-Strategie erstellen und dich mit diversen Jobboards vertraut machen.

Tipp #2: Karriereseite optimieren

Nimm auch deine Website und deine Karriereseite im Besonderen genauer unter die Lupe. Potenzielle Bewerber:innen wollen sich dort schnell zurechtfinden; sämtliche Formulare sollten einwandfrei funktionieren.

Gerade als Bewerber:in ist es unheimlich frustrierend, bestimmte Informationen nicht gleich zu finden oder sich durch eine schlecht formatierte Landingpage kämpfen zu müssen. 

Wenn dann auch noch das Bewerbungsformular streikt, steigen viele Bewerber:innen aus. Studien zufolge  wollen gerade jüngere Talente nicht mehr als 45 Minuten investieren, um ihre Bewerbung ans Unternehmen zu bringen.

Tipp #3: Automatisierung einsetzen

An Recruiting Automatisierung kommt heute kein Unternehmen mehr vorbei. Und das ist auch gut so! Denn mit den richtigen Tools kannst du nicht nur

• deine Ausgaben reduzieren,
• KPIs verbessern
• und den Umsatz steigern,
• sondern auch dein Team entlasten,

da repetitive und zeitfressende Aufgaben wegfallen.

Hier sind ein paar innovative Tools, die dir dabei helfen:

Multiposting-Tools

Mit einem Multiposting-Tool wie GOhiring kannst du deine Stellenanzeigen ganz automatisch auf verschiedenen Kanälen wie Jobbörsen oder Social Media posten. 

Damit hast du bis zu 50 % Zeitersparnis pro Schaltung, wertvolle Einblicke und Einsicht in wichtige Kennzahlen – und jederzeit Zugriff auf deine Job Ads, um diese auch nachträglich zu bearbeiten. Dank dieses Effizienz-Boosts hast du im Recruiting mehr Zeit für den direkten Austausch mit Kandidat:innen – was im Umkehrschluss auf die Time-to-Hire einzahlt.

Mit einem solchen Mutiposting-Tool kannst du als Recruiter:in das gesamte Jobposting und alle unbesetzten Stellen bequem und übersichtlich von einem Ort aus managen. 

Recruiting-Software

Mit einer Recruiting-Software wie zum Beispiel einem Bewerbermanagementsystem (engl. Applicant Tracking System, ATS) kannst du den gesamten Rekrutierungsprozess optimieren. Im Idealfall verwaltest du so alle Bewerberdaten und Prozesse zentral in einer Software.

Das hat den Vorteil, dass du alle einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess in einem Tool übersichtlich festhalten kannst.

Dabei solltest du Folgendes beachten:

1. Die Software muss Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO) einhalten können.
2. Sie sollte benutzerfreundlich sein und sich gut mit anderen Systemen integrieren.
3. Die Preise sollten transparent und Extrakosten genau aufgelistet sein.
4. KI-Funktionen wie automatisches Scannen von Lebensläufen sind ein großes Plus.

Diese Punkte können dir dabei helfen, die ideale Recruiting-Software für deine Anforderungen auszuwählen, sie effektiv zu nutzen und gleichzeitig rechtliche sowie ethische Standards einzuhalten.

Laut  einer Studie gibt es gerade in den Bereichen Schnelligkeit und Effektivität im gesamten Bewerbungsprozess Verbesserungsbedarf. Wenn das kein weiteres Argument für Tool-Unterstützung ist!

Tipp #4: Social Recruiting betreiben

Wie der Name schon sagt, nutzt du beim Social Recruiting deine Social-Media-Kanäle, um passende Talente zu finden. Immerhin werden Stellenanzeigen über LinkedIn, Instagram, TikTok und Co. immer beliebter!

Hier sind ein paar Guidelines, an die du dich halten kannst, um den optimalen Effekt zu erzielen:

1. Baue eine attraktive Employer Brand auf und investiere in Content.
2. Du musst deine Zielgruppe(n) verstehen, um passende Formate und Inhalte auf den richtigen Kanälen zu posten.
3. Deine Recruiting-Präsenz sollte ein bestimmtes Ziel verfolgen.
4. Richte Prozesse und passende Guidelines ein.

Unterschied: Time-to-Hire vs. Time-to-Fill

Das ist leicht zu beantworten – die Time-to-Hire ist ein Teil der Time-to-Fill, beginnt allerdings zu einem anderen Zeitpunkt:

• Time-to-Hire zeigt, wie lange es vom Eingang der Bewerbungsunterlagen bis zur Vertragsunterschrift dauert.

• Time-to-Fill misst den gesamten Zeitraum von der Suche eines qualifizierten Kandidaten oder einer Kandidatin bis hin zum ersten Arbeitstag.

Das bedeutet, dass die Time-to-Fill per Definition länger ist als die Time-to-Hire.

Unterschied: Time-to-Hire und Vakanzzeit

Wie bereits oben erwähnt, handelt es sich bei der Vakanzzeit um die Zeit von der Schaltung der Stellenanzeige für eine unbesetzte Stelle bis zum Abschalten oder Offlinenehmen der Job Ad.

Somit gibt es im Recruiting diese drei Kennzahlen, die den gesamten Einstellungsprozess definieren. 

Time-to-Hire Benchmark Deutschland: Die durchschnittliche TTH

Aber wie sieht denn eine durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland eigentlich aus? Immerhin kannst du diese Kennzahl nur verbessern, wenn du einen Wert zur Orientierung hast.

Wie in vielen Fällen lautet hier die Antwort: Es kommt darauf an.

Die TTH hängt unter anderem stark vom Berufsfeld ab, wie einige Studien und Umfragen andeuten . Je weniger Bewerbungen eingehen (z. B. in Branchen mit Fachkräftemangel) oder desto höher die Position ist (und damit mehr Erfahrung verlangt), desto länger kann es dauern, eine Stelle zu besetzen.

Auch der Auswahlprozess unterscheidet sich in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen: In einem Start-up mit flachen Hierarchien und weniger Entscheider:innen im Prozess geht das zum Beispiel oft schneller als in einem großen Konzern.

Deshalb gibt es leider nicht „die eine wahre“ Kennzahl. Die durchschnittliche TTH lag Statistiken zufolge  im Jahr 2022 weltweit bei 43 Tagen, ist aber allein im ersten Quartal 2023 um einen ganzen Tag angestiegen. Weitere Auswertungen für Deutschland zeigen : Die Vakanzzeit für sozialversicherungspflichtige Arbeitsstellen liegt in der Bundesrepublik bei durchschnittlich 149 Tagen.

Bei der Vakanzzeit handelt es sich allerdings um die Zeit, die eine Stellenanzeige online ist. Das heißt, sie beginnt beim Veröffentlichen der Job Ad und endet mit dem Abmelden der Stelle bei der Arbeitsvermittlung oder Jobbörse, wenn es zur Vertragsunterzeichnung kommt. Erinnerung: Die Time-to-Hire startet aber erst bei der eingehenden Bewerbung oder dem Erstkontakt mit einer potenziellen Kandidatin. 

Letztendlich sollte sich deine Time-to-Hire in ungefähr diesem Rahmen bewegen. Im besten Fall schaffst du es, dir ausreichend Zeit für die Auswahl qualifizierter Bewerbungen zu lassen und eine offene Stelle trotzdem in kürzester Zeit zu besetzen, um direkte und indirekte Kosten so niedrig wie möglich zu halten.

FAQ: Wichtige Fragen zur Time-to-Hire beantwortet

Hier sind noch einmal die wichtigsten Fragen schnell beantwortet:

Fazit: Versuche immer, deine Time-to-Hire zu reduzieren

Wie du siehst, hat es viele Vorteile, die Time-to-Hire zu berechnen und sie mithilfe einer klugen Strategie und schlanken Prozessen zu reduzieren.

Du sparst mit einer kurzen TTH viel Geld pro Neueinstellung, weil du weniger Recruiting-Budget für Stellenanzeigen und längere Laufzeiten dieser Anzeigen ausgeben musst. Doch viel wichtiger ist eigentlich, dass deine Time-to-Hire einen direkten Einfluss auf deine Cost-per-Vacancy und somit dein Unternehmenswachstum hat. Eine lange TTH kann schlichtweg deinem Firmenerfolg im Weg stehen.

Und abgesehen davon punktest du auch bei potenziellen Kandidaten und Kandidatinnen, weil deine Bewerbungsprozesse kurz, knackig und transparent sind.

Neben Social Recruiting und optimierten Stellenanzeigen kannst du die Time-to-Hire durch eine gezielte Automatisierung deines Recruiting-Prozesses verbessern. Dazu eignen sich Recruiting-Softwares sowie Multiposting-Tools wie das von GOhiring.