Zusammenfassung:

• Die Cost-per-Hire beschreibt die Summe der Kosten, die bei der Besetzung einer neuen Stelle entstehen.
• Recruiter:innen nutzen die Cost-per-Hire, um die anfallenden Kosten einer Bewerbung zu bestimmen.
• Gerade Automatisierungen können die Cost-per-Hire senken, ohne dabei Abstriche bei der Qualität der Kandidat:innen einzugehen.

Neue, engagierte Mitarbeiter:innen sind für (wachsende) Unternehmen unverzichtbar. Sie besetzen wichtige Schlüsselpositionen, übernehmen Verantwortung und treiben relevante Projekte voran – so tragen sie zu mehr Umsatz und langfristigem Erfolg einer Firma bei. Abgesehen davon bringen sie frischen Wind in ein Unternehmen und prägen im besten Fall die Unternehmenskultur im positiven Sinne.

Kein Wunder also, dass viele Unternehmen so schnell wie möglich neue Talente suchen. Selbstverständlich wollen Recruiter:innen bei der Suche nach Bewerber:innen möglichst kostengünstig vorgehen und ihre Cost-per-Hire (CPH) – also die Kosten pro Einstellung – gering halten.

Doch sowohl der Fachkräftemangel als auch der umkämpfte Recruiting-Markt machen die Personalgewinnung mitunter zu einem langwierigen und kostspieligen Prozess. Als Recruiter:in benötigst du daher eine durchdachte Recruiting-Strategie, um dein gegebenes Recruiting-Budget sinnvoll einzusetzen.

In diesem Blogartikel erfährst du,

• was die CPH konkret auszeichnet,
• wie sich die CPH reduzieren lässt
• und warum Automatisierung und CPH zwei Seiten der gleichen Medaille sind.

Was ist die Cost-per-Hire?

Die Cost-per-Hire ist eine Recruiting-KPI. Also eine wichtige Kennzahl zur Erfolgsmessung im Recruiting, wie zum Beispiel auch die Time-to-Hire, Conversion Rate oder Quality-of-Hire.

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel einen neuen Sales Manager eingestellt hat, sollte das Recruiting-Team danach wissen, welche internen und externen Kosten für die Besetzung der Stelle aufgewendet wurden.

Definition: Was versteht man unter der Cost-per-Hire?

Die Cost-per-Hire meint die durchschnittlichen Kosten pro zu besetzender Stelle – von der Ausschreibung der Stelle über den unterschriebenen Arbeitsvertrag bis zum Onboarding. 

Das heißt, die CPH umfasst beispielsweise die Kosten für:

• das Schalten von Stellenanzeigen auf Jobbörsen,
• die Anreise deiner Kandidat:innen zum Bewerbungsgespräch
• die Gehälter des Recruiting-Teams oder auch
• Headhunter und Agenturen.

In der Regel setzt sich die Cost-per-Hire aus den internen und externen Kosten zusammen, die im Recruiting anfallen.

Wie berechnet man die Cost-per-Hire?

Du kannst die Cost-per-Hire ganz einfach selbst berechnen, indem du die internen und externen Kosten addierst und diese durch die Gesamtzahl der zu besetzenden Stellen teilst.

Zunächst sollten wir allerdings klären, was man unter internen und externen Kosten versteht.

Aus welchen Kosten setzt sich die Cost-per-Hire zusammen?

In der Regel teilt man die Kosten der Cost-per-Hire in interne und externe Kosten auf. Darunter fallen folgende Ausgaben:

Interne Kosten

Die internen Kosten setzen sich beispielsweise aus folgenden Kostenpunkten zusammen:

• Gehälter deines Recruiting-Teams, der Hiring Manager usw.,
• Kosten für Weiterbildung, Workshops und Kurse,
• Teilnahme an Messen und Recruiting-Events
• Reisekosten (z.B. zu Messen) und
• Empfehlungsboni.

Externe Kosten

Externe Kosten sind in der Regel:

• Kosten für Stellenanzeigen: das Schalten von Job Ads auf Online Jobbörsen, Social Media Plattformen oder Programmatic Job Advertising,

• Kosten für Recruiting-Software wie Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systeme, kurz: ATS) und Multiposting-Tools,
• Kosten für Employer Branding: auch Social-Media-Kampagnen oder Profile für deine Arbeitgebermarke auf verschiedenen Plattformen verursachen Kosten,
• Kosten für Headhunter und Personalvermittlung, 
• Reise- und Umzugskosten für Bewerber:innen.

Rechenbeispiel: Cost-per-Hire

Wie bereits zu Beginn erwähnt, musst du im nächsten Schritt – sobald du interne und externe Kosten bestimmt und addiert hast – die Kosten durch die Gesamtzahl der Einstellungen teilen.

Die passende Formel für die Cost-per-Hire lautet also:

Wenn du zum Beispiel 3.000 € interne Recruiting-Kosten und 3.800 € externe Recruiting-Kosten ausgegeben und davon zwei Kandidat:innen eingestellt hast, ergibt sich daraus eine Cost-per-Hire von 3.400 €.

3.000 € + 3.800 € = 6.800 € Recruiting-Gesamtkosten

6.800 € / 2 Einstellungen = 3.400 € CPH

Mit unserem Cost-per-Hire-Rechner kannst du die CPH für deinen Betrieb direkt online berechnen.

Beispiel für die Cost-per-Hire

In der Praxis ist vor allem auch der betrachtete Zeitraum entscheidend.

Ein Praxisbeispiel: Für die Besetzung einer Stelle als Account Manager entstehen beispielsweise Kosten in Höhe von rund 2.000 € – inkludiert sind hier die Kosten für das Schalten der Stellenanzeige und die Stunden, die das Recruiting- und HR-Team mit dem Bewerbungsprozess verbracht hat.

Im finalen Auswahlverfahren werden drei passende Kandidat:innen gefunden, wobei zunächst jedoch nur eine Stelle zu besetzen ist. 

Nur eine:r der Kandidat:innen wird daraufhin eingestellt, sodass sich die Cost-per-Hire auf 2.000 € beläuft. Kurze Zeit später wird jedoch klar, dass eine weitere Position als Account Manager zu besetzen ist. Anstatt eines neuen Inserats klopft HR zunächst noch einmal bei den vorherigen Bewerber:innen an. 

Und siehe da: Eine:r von ihnen ist weiterhin interessiert und nimmt das Angebot dankend an. Die Cost-per-Hire für diese eine Stelle beliefe sich folglich auf 0 €. Wird jedoch ein größerer Zeitraum und damit beide Stellen betrachtet, so kommt es zu einer Cost-per-Hire von 1.000 € pro Account Manager. 

Vor allem in größeren Betrieben, in denen Stellen häufig neu besetzt werden, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und Durchschnittswerte über einen größeren Zeitraum zu betrachten. 

Was kostet es im Durchschnitt, eine Stelle zu besetzen?

Die Cost-per-Hire Definition ist sehr weit gefasst, sodass die Kosten pro Einstellung je nach Branche, ausgeschriebener Stelle, Erfahrung der Kandidat:innen, Standort und anderen Faktoren variieren können. 

Für ein neues Teammitglied im Kundensupport ist die Cost-per-Hire also wahrscheinlich günstiger, als wenn ein Betrieb nach speziellen Fachkräften oder Führungspositionen sucht.

Die durchschnittliche Cost-per-Hire beträgt Studien zufolge rund 4.700 €. Viele Unternehmen gehen auch davon aus, dass sich die Gesamtkosten für die Einstellung auf das Drei- bis Vierfache des Gehalts für die Stelle belaufen. Andere Studien sprechen von durchschnittlich 10-17 Wochen Lohnzahlung als Preis für die Einstellung von Fachkräften. 

Als Rechenbeispiel: Wenn du also eine Stelle mit einem Gehalt von 40.000 €besetzen willst, kann dich das gut und gerne 120.000 € kosten.

Ein weiterer interessanter Faktor für deine CPH sind die Post-Matching-Kosten. Dabei handelt es sich um Kosten, die nach einer Einstellung für das Onboarding und das Training neuer Mitarbeitenden entsteht.

Studien zufolge belaufen sich diese Kosten auf bis zu 84 % der gesamten Einstellungskosten! Die Post-Matching-Kosten sind ein direktes Ergebnis der angespannten Arbeitsmarktlage – Unternehmen stellen aufgrund des Fachkräftemangels auch Mitarbeitende ein, die eventuell nicht alle Anforderungen erfüllen. Das resultiert wiederum in längeren Onboarding-Phasen, mehr externen Schulungen und zunächst geringerer Produktivität.

Cost-per-Hire Benchmark: Wie sieht eine gute CPH aus?

Eine gute Cost-per-Hire ist stark von der zu besetzenden Stelle abhängig. Die durchschnittlichen Kosten pro Stelle lagen vor einigen Jahren in Deutschland bei 4.700 €. Fachkräftemangel und demografischer Wandel tun ihr Übriges, um die Zeit – und damit die Kosten – für eine qualifizierte Bewerbung weiter in die Höhe zu treiben.

Durchschnittswerte sind grundsätzlich ein gutes Hilfsmittel zur groben Budgetplanung. Jedoch solltest du als Recruiter:in die positionsspezifische Kosten pro Einstellung langfristig im Auge behalten.

Die Cost-per-Hire muss also immer in Relation zu verschiedenen Faktoren wie:

• Unternehmensgröße,
• Budget,
• Standort,
• Erfahrung,
• Fachkräftemangel und
• Hierarchiestufe

betrachtet werden.

Vor allem in den Bereichen IT (37.300 € pro offener Position), Gesundheitswesen (37.000 € pro Stelle) und im Vertrieb (36.600 € pro Vakanz) ist die CPH laut Erhebungen hoch.

Cost-per-Hire reduzieren: 5 effektive Tipps

Als Recruiter:in liegt dir sicherlich einiges daran, die CPH so gering wie möglich zu halten. Doch wie stellst du sicher, dass du dein Recruiting-Budget sinnvoll investierst und wie kannst du deine CPH effektiv senden?

Hier sind fünf Tipps, wie du deine CPH reduzierst.

Tipp #1 Setze auf Qualität

Auch wenn die Kosten für Online-Stellenanzeigen in den meisten Fällen laufzeitbezogen sind (je länger, desto teurer), solltest du nicht einfach nach kurzer Zeit die Flinte ins Korn werfen und dich mit weniger qualifizierten Bewerbungen zufriedengeben.

Nur entsprechend qualifizierte Kandidaten und Kandidatinnen bringen dir langfristig auch Erfolg!

Um die Qualität der Bewerbungen zu erhöhen, versuche:

• die Titel und Stellenbeschreibung in deinen Job Ads so spezifisch wie möglich zu gestalten, um nur deine Wunschkandidat:innen anzusprechen.
• ein Vorab-Screening mit spezifischen Fragen im Bewerbungsformular durchzuführen und dir so Arbeit zu ersparen.
• zu verstehen, auf welchen Kanälen sich deine Zielgruppe aufhält und dort deine Stellenanzeigen zu schalten.

Wenn du Talente einstellst, die nicht optimal zum Betrieb passen, kann das nicht selten auf Kündigungen hinauslaufen. Das wiederum wirkt sich negativ auf die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb deines Unternehmens aus.

Im schlimmsten Fall führt eine geringe Zufriedenheit im Job zu Kündigungen und zu einer erhöhten Fluktuationsrate – Studien zeigen zum Beispiel, dass Entlassungen und Kündigungen in vielen Fällen weitere Kündigungen nach sich ziehen.

Extra-Tipp: Setze auch bei deinen Recruiting-Kanälen auf Qualität und finde heraus, auf welchen Kanälen deine Stellenanzeigen am besten funktionieren. Wenn du dich auf Portale fokussierst, die passende Bewerbungen generieren, wirkt sich das positiv auf deine CPH aus.

Tipp #2: Nutze Automatisierung

Anstatt Abkürzungen bei der Auswahl der Bewerber:innen zu nehmen, lohnt es sich vielmehr, müßige manuelle Arbeitsabläufe wie zum Beispiel das Schalten von Job Ads zu automatisieren.

Multiposting-Tools wie GOhiring helfen dir beispielsweise, indem du deine Stellenanzeigen mit nur einem Klick auf diversen Kanälen gleichzeitig postest. Über 1.000 Kanäle stehen dir ohne Setup zur Verfügung. So minimierst du nicht nur deine Cost-per-Hire an der richtigen Stelle, weil du kostbare Arbeitszeit für manuelle Prozesse einsparst, sondern auch den Überblick über die Performance deiner Anzeigen behalten.

Das hilft dir wiederum dabei, deine Anzeigen noch treffender zu gestalten und deine CPH nachhaltig gering zu halten.

Weitere Software wie etwa Bewerbermanagementsysteme (engl. Applicant Tracking Sytems, kurz: ATS) sind auch sinnvoll, um alle Daten rund um 

• Bewerber:innen,
• Talent Pools, 
• Stati im Bewerbungsprozess und mehr 

zentral zu bündeln.

Recherchiere, an welcher Stelle in deinem Recruiting-Funnel du Tools einsetzen kannst, um Kosten einzusparen.

Tipp #3: Optimiere deine Candidate Experience

Ein klar strukturierter und reibungsloser Bewerbungsprozess ist der Schlüssel, um Zeit und Geld zu sparen. Lange Wartezeiten und unnötig komplexe Schritte schrecken deine potenziellen Bewerber:innen ab und verlängern den Einstellungsprozess unnötig. 

Stelle zum einen sicher, dass deine Karriereseite benutzerfreundlich gestaltet ist und Bewerbungen unkompliziert eingereicht werden können – idealerweise mit wenigen Klicks und über jedes Endgerät. Passe deine Karriereseite also auch für die mobile Nutzung an.

Auch deine Jobanzeigen sollten optimiert sein: 

• klare Formulierungen, 
• relevante Keywords,
• Übersichtlichkeit und 
• ansprechende Visuals 

sind ein absolutes Muss! So minimierst du die Anzahl unpassender Bewerbungen und senkst langfristig die CPH.

Zum anderen solltest du Prozesse etabliert haben, die den Bewerbungsprozess nicht aufhalten. Setze Benchmarks, wie lange Bewerber:innen auf eine Rückmeldung warten müssen und wie schnell du zum Beispiel Termine für Interviews vereinbarst.

Hier müssen Recruiter:innen und Hiring Manager (= die Ansprechpersonen im jeweiligen Team) an einem Strang ziehen, um die Candidate Experience optimal zu gestalten.

Tipp #4: Nutze Social Media

Soziale Netzwerke sind längst nicht mehr nur Plattformen für private Zwecke – sie sind auch effektive Recruiting-Kanäle. Nutze Plattformen wie 

• LinkedIn, 
• Xing, 
• TikTok 
• Instagram oder 
• Facebook, 

um deine Stellenanzeigen zu platzieren und deine Reichweite zu erhöhen. 

Social Recruiting ermöglicht es dir außerdem, aktiv auf potenzielle Talente zuzugehen und sie gezielt anzusprechen – das nennt man Active Sourcing. 

Zudem kannst du mithilfe von gezielten Recruiting-Ad-Kampagnen und Hashtags spezifische Zielgruppen erreichen. Durch die direkte Interaktion mit spannenden Talenten erhöhst du deine Reichweite und investierst gleichzeitig in deine starke Employer Brand (deutsch: Arbeitgebermarke). Auch das kann deine CPH senken.

Tipp #5: Arbeite an deiner Employer Brand

Eine starke Arbeitgebermarke zieht qualifizierte Bewerber:innen von selbst an und reduziert so deine Kosten für die Talentakquise von selbst.

Potenzielle Kandidat:innen informieren sich oft schon vor einer Bewerbung über das Unternehmen – hier spielt deine Employer Brand eine entscheidende Rolle. Zeige, wofür dein Unternehmen steht, welche Werte es vertritt und warum es attraktiv ist, bei dir zu arbeiten.

Authentische Einblicke in den Arbeitsalltag, Mitarbeiterinterviews und Benefits auf deiner Karriereseite und Social Media können helfen, das Interesse zu wecken. Wenn du als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wirst, werden potenzielle Talente dich proaktiv suchen – das spart langfristig Kosten und Zeit bei der Personalbeschaffung.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zur Cost-per-Hire schnell beantwortet

Fazit: Mit Automatisierung die Kosten reduzieren

Die Neu- oder Umbesetzung von Stellen ist ein wichtiger Schritt in Sachen Skalierung und kann für multinationale Konzerne und Start-ups gleichermaßen zukunftsweisend sein. Doch gerade für HR-Abteilungen und Recruiter:innen wird die Suche nach neuen Talenten bei gleichzeitiger Kostenminimierung schnell zur Gratwanderung. 

Die Cost-per-Hire lässt sich jedoch reduzieren, wenn du dein Recruiting im Allgemeinen optimierst. Sieh dir deine aktuellen Prozesse, Kanäle und Schritte im Recruiting-Funnel an. Sei dabei auf jeden Fall kritisch und finde so heraus, wo du etwas verbessern kannst. Je effizienter du als Recruiting-Team agierst, desto mehr Kosten lassen sich reduzieren.

Schau dir außerdem an, welche relevanten Kosten für interne und externe Recruiting-Maßnahmen du aufwendest – und überlege, wo du Geld einsparen könntest. 

Vielleicht funktionieren nur bestimmte Kanäle für deine Job Ads wirklich gut? Oder du hast noch keine Ressourcen in deine Employer Brand investiert.

Wichtig ist, dass du mithilfe von Tools händische Prozesse automatisierst. So kannst du dich nicht nur voll und ganz auf die persönliche Interaktion mit Bewerber:innen konzentrieren, sondern sparst vor allem Arbeitszeit und Recruiting-Kosten ein.