Recruiting-KPIs: Diese 14 Kennzahlen musst du kennen

INHALTSVERZEICHNIS

Zusammenfassung

  • Recruiting-KPIs sind Kennzahlen, mit denen du deine Erfolge oder Misserfolge im Recruiting misst.
  • Einige Recruiting-Kennzahlen tracken Kosten, andere wiederum einen zeitlichen Rahmen oder die Effektivität bestimmter Kanäle.
  • Recruiting-KPIs haben einige Vorteile. Der wichtigste ist, dass du mit KPIs weißt, ob deine Recruiting-Bemühungen sich lohnen oder ob du besser eine andere Richtung einschlagen solltest.

„Denn sie wissen nicht, was sie tun” – als Filmtitel spannend, im Recruiting-Prozess wenig zu gebrauchen. Gut, dass es aussagekräftige Recruiting-Kennzahlen gibt. Sogenannte Key Performance Indicators (KPI) verraten dir auf der Grundlage von Daten, wie erfolgreich und effizient deine Recruiting-Maßnahmen wirklich sind.

KPIs helfen dir im Recruiting dabei, Entscheidungen transparent und datenbasiert zu treffen. Diese Fähigkeit wird im viel umkämpften Talentmarkt perspektivisch immer wichtiger, um die besten Kandidat:innen zu gewinnen.

Wenn du Recruiting-Kennzahlen clever einsetzt,

  • gewinnst du einen präzisen Überblick,
  • kannst deine Recruiting-Strategie langfristig optimieren
  • und erreichst dein Ziel: schneller die Top-Talente für dein Unternehmen an Land zu ziehen.

Lerne die wichtigsten KPIs im Recruiting kennen sowie praktische Tipps, wie du sie optimal einsetzt. 

Was sind Recruiting-KPIs?

KPI steht für Key Performance Indicator. Recruiting-KPIs sind im Grunde genommen wichtige Kennzahlen für die Erfolgsmessung im Recruiting. Sie sagen dir, ob du auf dem richtigen Weg bist – oder ob du noch an ein paar Stellschrauben nachjustieren solltest. 

Es gibt verschiedenste Recruiting-Kennzahlen, und in ihrer Gänze decken sie den gesamten Lebenszyklus des Recruitings ab. Du kannst mit ihnen einzelne Maßnahmen messen, bewerten und verbessern. Sie sind damit essenzieller Bestandteil deines strategischen Feintunings.

14 wichtige Recruiting KPIs, die du kennen musst

Welche KPIs für dein Unternehmen die richtigen sind, hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße, Recruiting-Zielen und mehr ab.

Die 14 wichtigsten Recruiting-Kennzahlen findest du hier im Überblick:

1# Time-to-Hire

Die Time-to-Hire sagt dir, wie lange der Prozess von der eingehenden Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift dauert. Für Unternehmen sowie Bewerbende gilt: Je schneller, desto besser. 

Bewerbende schätzen einen schnellen Prozess und für Unternehmen ist es kostspielig, eine freie Stelle lange unbesetzt zu lassen. Studien zeigen , dass die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung – darunter fallen Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen, Gehälter des Recruiting-Teams, Kosten für externe Dienstleister sowie Kosten der Einarbeitung neuer Kolleg:innen – pro neuem Arbeitnehmer im Durchschnitt bei rund 4700 Euro liegen, und dass diese mit der Unternehmensgröße stark ansteigen.

Das bedeutet auch: Je mehr Verantwortung und Fachwissen eine offene Stelle voraussetzt, desto höhere Kosten kommen auf dich zu, je länger du diese Position unbesetzt lässt. Weiter unten erfährst du mehr über diese sogenannte Cost-of-Vacancy (Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht).

Hier kommt eine weitere relevante Kennzahl, Cost-of-Vacancy, ins Spiel, die berechnet, wie viel es dich konkret kostet, eine ausgeschriebene Stelle unbesetzt zu lassen.

Und so berechnest du die Time-to-Hire:

Formel für die Time-to-Hire
Formel für die Time-to-Hire

2# Time-to-Fill

Die Time-to-Fill geht noch etwas weiter und misst die Zeit zwischen der Veröffentlichung einer bestimmten Stelle bis hin zum ersten Arbeitstag der neuen Kollegin oder des Kollegen. 

Während andere quantitative Kennzahlen im Recruiting wie die Time-to-Hire also nur die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung misst, geht es bei der Time-to-Fill darum, wann tatsächlich ein oder eine Kandidat:in bei einer Firma anfängt.

Diese Zahl kann daher etwas aussagekräftiger in Bezug auf deine Recruiting-Erfolge sein, weil von Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt manchmal noch Personen abspringen.

Und so berechnest du die Time-to-Fill:

Formel für die Time-to-Fill
Formel für die Time-to-Fill

3# Time-to-Interview

Die Time-to-Interview zeigt dir, wie effizient du im Screening von Bewerbungen bist und wie schnell du zum Vorstellungsgespräch einlädst.

Eine kurze Time-to-Interview ist erstrebenswert, denn: Laut Erhebungen steigen 43 Prozent der Kandidat:innen aus zu langen Einstellungsprozessen aus – obwohl ihnen die Stelle eigentlich zusagt. Das treibt die Time-to-Fill in die Länge – und die Kosten hoch.

Und so berechnest du die Time-to-Interview:

Formel für die Time-to-Interview
Formel für die Time-to-Interview

4# Cost-per-Hire

Die Cost-per-Hire sagt aus, wie teuer es ist, eine offene Stelle zu besetzen. Das Ziel ist natürlich, mit so wenig Budget wie möglich die besten Kandidat:innen zu gewinnen.

Du ermittelst die Cost-per-Hire, indem du alle internen sowie externen Recruiting-Kosten summierst (etwa die Arbeitszeit des Recruiting-Teams, das eingesetzte Budget für die Veröffentlichung, Kosten für Recruiting-Tools usw.). Die Summe teilst du anschließend durch die Anzahl der Neueinstellungen.

Und so berechnest du die Cost-per-Hire:

Formel für die Cost-per-Hire
Formel für die Cost-per-Hire

5# Cost-per-Click

Die Cost-per-Click gibt Aufschluss darüber, wie viel du pro Klick auf deine Stellenanzeige zahlst. Je mehr Recruiting-Budget du einsetzen möchtest, desto prominenter kannst du dich bei Jobbörsen oder anderen Kanälen positionieren.

Neben CPC-Modellen gibt es auch Laufzeit-Modelle. Hier zahlst du einen festen Betrag für einen bestimmten Zeitraum. Bei einer Laufzeit hast du weniger Transparenz darüber, was ein Klick oder eine gestartete Bewerbung kostet – du siehst allerdings am Ende der Laufzeit, wie viele Bewerbungen insgesamt generiert wurden.

Unterschied zwischen CPC, CPAS und Laufzeit
CPC vs. CPAS vs. Laufzeit

6# Cost-per-Application

Die Cost-per-Application verrät dir, wie viel dich eingegangene Bewerbungen im Durchschnitt kosten. Du nimmst die Gesamtkosten für die Besetzung der neuen Stelle und teilst sie durch die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen.

Und so berechnest du die Cost-per-Application:

Formel für die Cost-per-Application
Formel für die Cost-per-Application

7# Cost-of-Vacancy

Jede offene Stelle kostet Geld. Die Cost-of-Vacancy gibt an, wie teuer es ist, eine Position über einen bestimmten Zeitraum unbesetzt zu lassen. Die Grundannahme ist, dass jede:r Mitarbeiter:in zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt. 

Ist eine Stelle unbesetzt, fehlt dieser Beitrag. Je schneller du die Vakanz füllst, desto weniger Geld verlierst du. 

Und so berechnest du die Cost-of-Vacancy:

Formel für die Cost-of-Vacancy (CoV)
Formel für die Cost-of-Vacancy


8# Channel Effectiveness

Welche Kanäle sind am effektivsten, um qualifizierte Teammitglieder zu finden? Das verrät dir die Channel Effectiveness. Du ermittelst sie, indem du die Anzahl der Klicks auf die Stellenanzeige trackst und sie mit den eingereichten Bewerbungen ins Verhältnis setzt. 

So erkennst du schnell, welche Kanäle sich lohnen und wirklich Bewerbungen bringen. Das kann von Branche zu Branche oder Jobtitel zu Jobtitel unterschiedlich sein.

Die Channel Effectiveness für einen bestimmten Kanal misst du am besten im Vergleich mit einem anderen Kanal. Dann kannst du besser beurteilen, ob ein Kanal die Ergebnisse liefert, die du dir wünschst. Je mehr (qualitativ hochwertige) Bewerber:innen ein Kanal generiert, desto effektiver ist er.

Und so berechnest du die Channel Effectiveness:

Formel für Channel Effectiveness
Formel für Channel Effectiveness

9# Quality-of-Hire

Eine Position zu besetzen, ist eine Sache. Doch es sollte natürlich auch die richtige Person für den Job sein. Mit der Quality-of-Hire überprüfst du, wie gut die neu eingestellte Verstärkung ins Unternehmen passt. Studien zeigen , dass viele Personalverantwortliche diese Kennzahl aufgrund ihres qualitativen Charakters sehr schwierig zu messen finden.

Und es stimmt, dass du als Unternehmen bei der Quality-of-Hire ganz eingene Kriterien festlegen kannst. Ist es dir wichtig, dass eine Person sofort Ergebnisse erzielt oder Projekte übernimmt? Oder ist dir eher wichtig, dass Kolleg:innen positives über den Culture Fit einer Person berichten?

Richtwerte wie Fluktuation von neu rekrutierten Mitarbeitenden, eine überstandene Probezeit, eigene Verantwortlichkeiten und mehr können als Faktoren in die Messung der Quality-of-Hire einfließen.

Oftmals kann auch Feedback von Fachbereichen, Teams und/oder Vorgesetzten helfen, um zu messen, wie schnell eine neu eingestellte Person zum Unternehmenserfolg beiträgt. Solches Feeedback könntest du beispielsweise mit einem standardisierten Fragebogen erfassen.

Welche Indikatoren du also für die Qualität deines oder deiner neuen Mitarbeiter:in setzen möchtest, entscheidest alleine du.

Je höher die Quality-of-Hire, umso effektiver hast du die richtigen Personen mit deinem Recruiting angesprochen. Betrachtest du die Quality-of-Hire im Zusammenhang mit der Channel Effectiveness, kannst du die besten Kanäle mit der vielversprechendsten Qualität herausarbeiten.

Und so berechnest du die Quality-of-Hire:

Formel für Quality-of-Hire
Formel für Quality-of-Hire

10# Cost-per-Qualified-Applicant

Wie viel zahlst du für eine qualifizierte Bewerbung bzw. für eine Bewerbung, die nach dem ersten Screening für die weitere Auswahl geeignet ist?

Mit der Cost per Qualified Applicant findest du es heraus. Dafür teilst du die Kanalkosten durch die Anzahl an qualifizierten Bewerbungen.

Und so berechnest du die CpQA konkret:

Formel für die Cost-per-Qualified-Applicant
Formel für die Cost-per-Qualified-Applicant

Gerade eine so sinnvolle Kennzahl wie die Cost-per Qualified-Applicant bietet dir in vielen Fällen eine höhere Aussagekraft in Bezug auf deine Recruiting-Prozesse.

Warum? Weil der Fokus auf Qualitätsmessung liegt und weniger nur auf Zeit oder Kosten alleine.

Mit der CpQA können Recruiter:innen deutlich mehr aus ihrem Budget herausholen, da die KPI die Leistung der Jobbörsen miteinander vergleicht.

Stefan Kramer

11# Candidate Conversion Rate

Die Candidate Conversion gibt an, wie viele Personen nach dem Lesen deiner Stellenanzeige tatsächlich ihre Bewerbung einreichen. Diese Recruiting-KPI ermöglicht beispielsweise Rückschlüsse

  • auf die Attraktivität der Ausschreibung und des Stellenanzeigen-Contents,
  • auf die Benutzerfreundlichkeit der Bewerbungsplattform,
  • auf das Employer Branding (Strahlkraft der Marke),
  • und ob die Zielgruppe des Kanals zur offenen Stelle passt.

Springen etwa besonders viele Bewerbende an einem Punkt ab, kann es an der Benutzerfreundlichkeit (Usability) der Plattform oder anderen komplizierten Schritten im Prozess hapern.

Und so berechnest du die Candidate Conversion Rate:

Formel für die Candidate Conversion Rate
Formel für die Candidate Conversion Rate

12# Rejection Rate

Die Rejection Rate (oder: Absagequote) zeigt dir, wie viele Absagen du im Verhältnis zu Bewerbungen im Screening-Prozess aussprichst. 

Daraus kannst du dann schlussfolgern, wie viele unqualifizierte Bewerbungen du im Verhältnis zu den eingegangenen Bewerbungen erhältst. Ein Beispiel: 100 Bewerbungen sehen auf den ersten Blick gut aus – kannst du aber 95 davon direkt aussortieren, stimmt etwas mit der Qualität deiner Bewerbungen nicht.

In diesem Fall lohnt es sich, die Ausschreibung genauer zu prüfen:

  • Sind die Anforderungen klar genug formuliert?
  • Ist die Jobbezeichnung treffend?
  • Nutzt du den richtigen Kanal?

Und so berechnest du die Rejection Rate:

Formel für die Rejection Rate
Formel für die Rejection Rate

13# Offer Acceptance Rate

Du hast das Angebot gemacht – aber wird es auch angenommen? Die Offer-Acceptance-Rate legt offen, wie viele der Kandidat:innen dein Angebot akzeptieren.

Erhältst du viele Absagen, ist der Einstellungsprozess möglicherweise zu langsam und deine Favoriten haben einem anderen Job bereits zugesagt. 

Es kann aber auch daran liegen, dass Bewerber:innen dein Unternehmen als weniger attraktiv in der Branche wahrnehmen. Dann solltest du herausfinden, wieso das so ist – und an deinem Employer Branding arbeiten.

Und so berechnest du die Offer Acceptance Rate:

Formel für die Offer Acceptance Rate
Formel für die Offer Acceptance Rate

14# Offer Rate

Die Offer Rate ist eine weitere relevante Kennzahl, die zeigt, wie vielen Bewerbenden du tatsächlich ein Jobangebot unterbreitest. 

Ist dieser Wert gering, kann es darauf hindeuten, dass zu wenige passende Kandidat:innen in deine Recruiting-Pipeline gespült werden. Dann musst du an anderer Stelle ansetzen, um mehr qualifizierte Bewerbungen zu erhalten.

Und so berechnest du die Offer Rate:

Formel für die Offer Rate
Formel für die Offer Rate

Wie bereits erwähnt, geht es nicht darum, dass du jetzt sofort alle diese 14 Recruiting-KPIs misst und analysierst. Es kommt ganz auf dein Unternehmen, deine Recruiting-Ziele und natürlich dein Budget an.

Überlege dir daher sorgfältig, auf was du hinaus willst und welche Prozesse oder Merkmale du im Recruiting verbessern möchtest, bevor du blind Kennzahlen trackst.

14 wichtige Recruiting-KPIs
14 wichtige Recruiting-KPIs

Warum sind Recruiting KPIs wichtig?

Ganz einfach: Sie zeigen dir datenbasiert, was in deinem Recruiting eigentlich so vor sich geht und wie erfolgreich du darin bist. 

Du erfährst zum Beispiel

  • woher deine Bewerber:innen kommen, 
  • wie lange es dauert, eine Stelle zu besetzen, 
  • was in der Vergangenheit gut funktioniert hat  und
  • welche Methoden nicht erfolgreich waren. 

Misst du deine Performance im Recruiting mit KPIs, kannst du bessere Entscheidungen für die Zukunft treffen und Prozesse langfristig verbessern. Du stellst sicher, dass du Ressourcen und Geld bestmöglich einsetzt und mehr mit deinen Mitteln erreichst. Besonders in Zeiten von Fachkräftemangel und weniger qualifizierten Bewerbungen ist der gezielte Einsatz von Budgets wichtig

Kurz gesagt: Recruiting KPIs helfen dir, das Optimum aus deinen Kanälen und Prozessen herauszuholen.

Darüber hinaus hast du mit Key Performance Indicators im Recruiting hilfreiches Belegmaterial an der Hand, um der Geschäftsführung deinen Beitrag zu den Unternehmenszielen darzulegen. 

4 Vorteile von Recruiting KPIs

Diese vier Vorteile erwarten dich, wenn du die Optimierung des Recruitings mithilfe von KPIs vorantreibst:

Vorteile von Recruiting-KPIs
4 Vorteile von Recruiting-KPIs

  1. Schnellere Recruiting-Prozesse

Mit KPIs findest du heraus, wo es in einem Prozess möglicherweise hakt. Indem du ineffiziente Prozesse optimierst, sparst du langfristig Zeit, Geld und Ressourcen

Wenn du Vakanzen schneller mit der richtigen Person besetzt, geht kein Umsatz durch eine unbesetzte Stelle verloren.

  1. Passendere Kandidat:innen

Durch Recruiting-KPIs erkennst du, welche Stellenanzeigen in welchen Jobboards am besten funktionieren – das erhöht die Qualität der eingehenden Bewerbungen und die Auswahl an qualifizierten Kandidat:innen deutlich.

  1. Besser fürs Recruiting-Budget 

Indem du Zusammenhänge erkennst, wo welche Ausschreibungen am sinnvollsten platziert sind, kannst du dein Budget deutlich zielgerichteter einsetzen.

  1. Transparente Kommunikation

Recruiting KPIs bieten eine gemeinsame Sprache, um den Erfolg des Rekrutierungsprozesses zu kommunizieren. 

Das macht es dir einfacher, anderen Teammitgliedern oder Entscheidungsträgern dein Vorgehen zu vermitteln und alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Wusstest du…?
Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) zeigt : Es gibt es zwar viele Recruiting-Kennzahlen, die Personalmanager als steuerungsrelevant betrachten – doch nur wenige erheben und verarbeiten diese. Das heißt: Viele Recruiter:innen wissen um die Bedeutung von KPIs in der Personalbeschaffung, setzen diese aber noch nicht ein. Der Grund dafür besteht in vielen Fällen darin, dass es an einer Datenerhebung in den Unternehmen mangelt – es fehlen schlichtweg die Zahlen, um die richtigen Kennzahlen auszurechnen.

FAQs: Die wichtigsten Fragen zu Recruiting-KPIs

Was ist eine Recruiting-KPI?

KPI steht für Key Performance Indicator und bedeutet im Recruiting eine messbare Kennzahl, die den Erfolg deiner Personalbeschaffung bewertet. Die wichtigsten Kennzahlen sind z.B. Time-to-Fill (Zeit bis zur Besetzung einer Stelle), Cost-per-Hire (Kosten pro Neueinstellung) und Qualität der Einstellungen.

Wenn du die Recruiting-KPIs für deinen Prozess kennst und auswertest, gestaltest du den Recruiting-Prozess effektiver und sehen, an welcher Stelle weitere Verbesserungen notwendig sind.

Welche Recruiting-KPIs sind am wichtigsten?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, weil es ganz auf deine Ziele und Schwerpunkt in deinem individuellen Recruiting-Prozess ankommt.

Einige oft genutzt Kennzahlen sind die Time-to-Fill (zeigt an, wie lange dauert es, eine offene Stelle zu besetzen); die Cost-per-Hire (Kosten pro Neueinstellung); die Quality of Hire (Qualität der Einstellung) und die Channel Effectiveness.

Diese KPIs bieten Einblicke in den Erfolg des Recruiting-Prozesses und helfen, Verbesserungen zu identifizieren.

Wie messe ich Recruiting-Performance?

Deine Recruiting-Performance misst du, indem du verschiedene Kennzahlen erhebst und analysierst. Wichtig ist, dass du zunächst KPIs für deinen Recruiting-Porzess definierst. Danach kümmerst du dich um die Datenerfassung und sammelst systematisch Daten zu jedem Schritt des Recruiting-Prozesses.

Danach und im Verlauf, überwachst und analysierst du regelmäßig die ausgewählten KPIs, um Trends, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Wichtig ist auch, dass du deine KPIs entweder mit branchenüblichen Standards oder früheren Ergebnissen von dir vergleichst, um die Leistung deines Recruitings objektiv zu bewerten.

Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um dein Recruiting kontinuierlich zu optimieren und die Effizienz sowie die Qualität deiner Einstellungen zu steigern. Das führt nämlich unweigerlich dazu, dass du strategische Entscheidungen zur Talentakquise treffen kannst anstatt im Blinden zu fischen.

Was ist der Unterschied zwischen KPIs und Metriken im Recruiting?

Im Recruiting gibt es tatsächlich einen Unterschied zwischen KPIs und Metriken: KPIs sind messbare Kennzahlen, die den Erfolg eines bestimmten Ziels oder Bereichs im Recruiting widerspiegeln, z.B. Time-to-Fill oder Cost-per-Hire.

Metriken hingegen sind allgemeine Messgrößen, die verschiedene Aspekte deines Recruiting quantifizieren, z.B. Anzahl der Bewerbungen pro Stelle oder Bewerberzufriedenheit.

Metriken sind breiter und können verwendet werden, um spezifische Bereiche des Recruiting zu analysieren. Der Hauptunterschied liegt darin, dass KPIs spezifisch auf das Tracken bestimmter Ziele im Recruiting ausgerichtet sind, während Metriken allgemeinere Datenpunkte darstellen.

Was Recruiting-KPI Benchmarks?

Benchmarks in Bezug auf Recruiting-Kennzahlen sind Referenzwerte oder Durchschnittswerte, mit denen du als Unternehmen die Leistung deines Recruiting-Prozesses mit anderen ähnlichen Organisationen oder der Branche insgesamt vergleichen kannst.

Diese Benchmarks basieren auf aggregierten Daten und können verwendet werden, um zu beurteilen, ob deine eigenen Recruiting-KPIs über oder unter dem Branchendurchschnitt liegen.

Beispiele für Recruiting-KPI Benchmarks sind durchschnittliche Time-to-Fill, Cost-per-Hire, Offer Rate und andere Kennzahlen

Durch den Vergleich mit Benchmarks kannst du die Leistung deines Recruiting herausfinden, an welcher Stelle es noch Verbesseringspotenziale gibt.

Best Practices für deine Recruiting-KPIs

Zunächst triffst du eine Auswahl, welche Recruiting-Messwerte für dich wirklich relevant sind. Denn: Es ist nicht sinnvoll, dein gesamtes Recruiting aufwändig auszuwerten, wenn du manche Informationen gar nicht brauchst. 

Sammle nur die Daten, die eng mit den Unternehmenszielen und deiner Recruiting-Strategie verbunden sind. Je passender dein Werkzeug, umso zielgerichteter kannst du damit arbeiten. Wenn dein Ziel zum Beispiel eine kürzere Time-to-Fill ist, könntest du testen, ob du mit höherem Recruiting-Budget und mehr kostenpflichtigen Stellenanzeigen schneller an geeignete Kandidat:innen kommst.

Ein anderes Beispiel: Du willst die Channel Effectiveness verbessern. Dann ist es ratsam, die Bewerbungen pro Kanal auszuwerten, um zu sehen, welcher Kanal für deine Stellen am besten funktioniert.

Aber: Was sind Werte ohne Maßstab? Ganz genau, ein bisschen ziellos. Deswegen: Definiere anschließend für deine KPIs klare Zielwerte – Stichwort: Benchmark. So legst du einerseits die Erwartungen fest, andererseits gewinnst du einen Vergleich in der Branche.

Die Benchmark für die Time-to-Hire kann zum Beispiel variieren, je nach Region (ob du in der Stadt oder auf dem Land ausschreibst) oder Branche: In der Gastronomie werden Stellen durchschnittlich schneller besetzt als im Gesundheitswesen. 

Benchmarks geben dir Orientierung und können helfen, Bereiche aufzudecken, in denen Verbesserungen erforderlich sind.

So wählst und misst du Recruiting-KPIs aus

Wenn du dir dein individuelles Set an Kennzahlen zusammenstellst, achte auf einen gesunden Mix aus quantitativen sowie qualitativen Recruiting-KPIs: 

  • Quantitative Kennzahlen berücksichtigen die zählbaren, „harten Fakten” – etwa die Dauer verschiedener Prozessschritte, die Anzahl an Bewerber:innen oder die Kosten. Beispiele sind die Time-to-Fill oder die Cost-per-Hire.
  • Qualitative Kennzahlen messen weichere Faktoren. Beispielsweise, wie gut Kandidat:innen auf eine Stelle passen oder wie zufrieden Führungskräfte mit der neuen Verstärkung sind. Wie du solche Daten erhebst, legst du individuell für dein Unternehmen fest. Beispielsweise kannst du Umfragen durchführen, Fragebögen versenden oder Gespräche führen (individuell und mit dem Team), sodass du einen Rundumeinblick bekommst.

Auch wenn konkrete Zahlen sich leichter erheben lassen, sind qualitätsbasierte KPIs bei uns im Recruiting-Prozess dennoch wichtig. Ob jemand zu unserer Firmenkultur passt, lässt sich oft nicht in Zahlen messen. Wir haben daher eigene Kultur-Kriterien entwickelt, nach denen wir Kandidat:innen screenen.

Katja Kühne | Co-Founder @ GOhiring

Da sich Quantität leichter und in Zahlen messen lässt, verleitet es, sich primär darauf zu konzentrieren. Wichtig ist aber, Werte nicht isoliert, sondern immer im Zusammenhang zu betrachten. 

Dazu zwei Beispiele: 

  • Du hast eine niedrige Time-to-Fill? Sehr gut, dein Bewerbungsprozess scheint effizient zu sein. Schaust du aber genauer hin und blickst auf die Quality-of-Hire, könnte der schnelle Einstellungsprozess mit Einbußen bei der Qualität der Kandidaten einhergehen. In diesem Fall gewinnst du also schnell Kandidat:innen – nur leider nicht die passenden.
  • Andererseits kann eine hohe Cost-per-Hire zwar auf einen teureren Recruiting-Prozess hindeuten, gleichzeitig aber qualitativ hochwertigen Zuwachs für das Team bedeuten – und damit langfristigen Mehrwert für das Unternehmen.  In diesem Fall gewinnst du Kandidat:innen etwas langsamer – sehr viele von ihnen würdest du aber am liebsten direkt einstellen, weil sie optimal geeignet sind.

Deswegen: Eine smarte Verknüpfung von Recruiting-KPIs sowie ein ganzheitlicher Ansatz sind für aussagekräftige Daten das A und O. 

Tools zum Messen von Recruiting-KPIs

Recruiting-KPIs zu erfassen geht am einfachsten softwaregestützt und mit einem automatisierten Recruiting-Tool wie dem Recruiting Analytics Tool oder dem Multiposting von GOhiring.

Tipp
Mit Multiposting kannst du deine Stellenanzeige in nur wenigen Klicks automatisch auf unzähligen Recruiting-Kanälen schalten. Dank dieser Automatisierung werden deine Recruiting-Daten automatisch verfolgt und gesammelt, sodass du KPIs einfacher auswerten kannst. Die Tatsache, dass du Kandidat:innen schneller erreichst, ist außerdem ein netter Nebeneffekt der Automatisierung. Fazit: Automatisierung optimiert deine Personalbeschaffung!

Recruiting- oder Personalmanagement-Software (People Analytics, ATS-Systeme), mit denen du zentral Stellenanzeigen schalten,

  • Bewerbungen administrieren,
  • Vorstellungsgespräche dokumentieren und neue Mitarbeitende anlegen kannst,

tracken im Rahmen der HR Analytics viele Recruiting-KPIs automatisch. Mit ihnen erhältst du daher ohne manuellen Aufwand eine Vielzahl von Daten!

Qualitative Recruiting-Kennzahlen erfasst du durch andere Methoden. Die Zufriedenheit neuer Teammitglieder erhebst du beispielsweise mit einem standardisierten Fragebogen oder durch ein Gespräch. Viele Unternehmen nutzen hier beispielsweise einen sogenannten eNPS.

Fokussierst du dich nur auf wenige Kennzahlen, kann auch eine manuelle Excel-Tabelle infrage kommen. Das bietet sich aber nur bei sehr überschaubaren Datenmengen an – und wenn die Methoden zur Erfassung allen Beteiligten klar sind.

Es ist wichtig, Recruiting-KPIs kontinuierlich und lückenlos zu messen, um Entscheidungen auf einer wirklich validen Datenbasis zu treffen. 

Trends in Bezug auf Recruiting-KPIs

Von Unternehmensseite rein auf die trockenen Kennzahlen mit der Schwarz-Weiß-Brille zu schauen, war gestern. Aktuell verschiebt sich der Fokus mehr und mehr in Richtung Qualität, etwa auf:

  • die Qualität der Kandidat:innen (Cost-per-Qualified-Applicant),
  • die Qualität der Einstellungen,
  • der Cultural Fit in die Unternehmenskultur sowie 
  • die Leistung am Arbeitsplatz.

Auch die Zufriedenheit der Bewerbenden bekommt Aufwind. Um sicherzustellen, dass Kandidat:innen eine möglichst positive Erfahrung machen, werten Unternehmen vermehrt die Candidate Satisfaction Rate bzw. die Candidate Experience anhand von Feedback aus. 

Unternehmen behalten außerdem die Usability ihrer Bewerbungsplattformen sowie die Dauer des Bewerbungsprozesses im Auge. In vielen Fällen setzen Firmen auch auf Recruiting Analytics, um ihre Prozesse zu automatisieren.

Zunehmend wird auch die unternehmensinterne Zufriedenheit mit dem Einstellungsprozess mittels der Hiring Manager Satisfaction gemessen. Hiring Manager meint dabei die verantwortliche Person aus dem Fachbereich, für den die Verstärkung gesucht wird. 

Die Hiring Manager Satisfaction misst, was aus interner Sicht im Recruiting verbessert werden könnte – angefangen von der Qualität der Stellenbeschreibung, über die Kommunikation bis hin zur Organisation von Terminen.

Fallbeispiel: Welche Recruiting-KPIs für WISAG wichtig sind

Machen wir das Thema Recruiting-Kennzahlen etwas greifbarer. 

Stefan Kramer, ehemals Geschäftsführer der WISAG für den Bereich Job & Karriere, gibt in unserem gemeinsamen Whitepaper einen Einblick, auf welche Recruiting-KPIs die WISAG als eines der führenden Unternehmen im Bereich Facility Management in Deutschland setzt.

Bei ihren Online-Stellenanzeigen schaut die WISAG zunächst auf die „üblichen Verdächtigen”, etwa wie viele

  • Views,
  • Klicks,
  • abgeschlossene Bewerbungen pro Kanal,
  • qualifizierte Kandidat:innen pro Kanal und
  • Einstellungen pro Kanal

der Stellenanzeige zukommen. WISAG schaut hier vor allem auf die Häufigkeiten

Da die WISAG das Multiposting und Recruiting Analytics von GOhiring nutzt, sind alle Daten in einer Anwendung zentral verfügbar und aufgrund der gemeinsamen Datengrundlage miteinander vergleichbar. Das ermöglicht erste Rückschlüsse auf die Qualität und Effizienz von Kanälen.

Zusätzlich blickt sie bei jeder einzelnen veröffentlichten Stellenanzeige auf folgende Faktoren, um den Erfolg zu messen:

  • Ort, Region, Postleitzahl des Stellenortes: Gibt es regionale Unterschiede im Arbeitsmarkt – zum Beispiel ländlicher Raum versus Metropolregion –, die die Anzahl der Bewerbungen beeinflussen?
  • Qualifikation und Jobgruppe bzw. Berufsfeld: Gibt es in manchen Regionen aufgrund der Verfügbarkeit von Qualifikationen unterschiedliche Bewerbungsrückläufe?
  • Berufserfahrung: Qualifizierte Bewerber:innen sind in der Regel auf anderen Kanälen zu erreichen als unqualifizierte Bewerber:innen.
  • Arbeitszeit: Für Vollzeit-Kräfte sind oft andere Kanäle geeigneter als für geringfügig Beschäftigte. 
  • Recruiting-Kanal: Verschiedene Kanäle liefern unterschiedliche Kandidat:innen –

die WISAG findet hier heraus, welcher Kanal sich am besten unter Berücksichtigung der anderen Parameter anbietet.

  • Kosten je Veröffentlichung: Die WISAG behält die Kosten im Blick und hat ein Auge auf den Anzeigenpreis bei Jobboards mit fester Buchung von

Stellenanzeigen bzw. Gesamtkosten je Anzeige bei Meta-Stellenbörsen.

Diese Daten wertet die WISAG mit GOhiring aus. Die Software greift auf eine Vielzahl an Daten zu und erkennt automatisch Muster. Dadurch weiß sie, wo die Ressourcen am besten im Einsatz sind und kann Handlungsempfehlungen für Stellenausschreibungen geben.

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Fazit: Darum solltest du auf Recruiting KPIs setzen

Recruiting-Kennzahlen sind nicht da, um dir das Leben als Recruiter:in schwerer zu machen. Im Gegenteil!

Mit Recruiting-KPIs, die zu deinem Unternehmen und deinen Prozessen passen, erkennst du deine Erfolge schwarz auf weiß.

Außerdem verstehst du deine Zielgruppen, Kanäle und Prozesse langfristig besser, wenn du verschiedene Aspekte geschickt mit Recruiting-Kennzahlen analysierst.

Verlässliche Vergleichswerte erhältst du nur durch konsequentes Tracking und Recruiting Analytics. Mit der passenden Software sind eine Vielzahl an Kennwerten im Handumdrehen erhoben. 

Du kannst Entscheidungen stichhaltig begründen und siehst schnell, wo Raum für Verbesserung besteht. So findest du die Kanäle, die wirklich funktionieren. Recruiting-KPIs sind dein Werkzeug, um die besten Talente für dein Unternehmen zu finden und dein Budget sinnvoll einzusetzen.

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