Time-to-Fill: Definition, Berechnung und 7 wertvolle Tipps

Zusammenfassung:

• Die Time-to-Fill (TTF) misst die Zeitspanne zwischen dem Bedarf an einem neuen Teammitglied bis hin zum ersten Arbeitstag.
• Die TTF zu senken, hat viele Vorteile: Du besetzt freie Stellen schneller mit qualifizierten Talenten, reduzierst Kosten und vermeidest Produktivitätsverluste.
• Eine kurze Time-to-Fill wirkt sich positiv auf Kommunikationswege, die Candidate Experience sowie deine Employer Brand aus.

„Mut zur Lücke” mag in manchen Fällen eine valide Strategie sein. Wenn ein unterbesetztes Team jedoch in Arbeit versinkt, ist es für das Recruiting höchste Zeit, diese Lücke zu „füllen”.

Wie lange es dauert, geeignete Fachkräfte für offene Stellen zu finden, misst die Recruiting-KPI Time-to-Fill (TTF). Konkret geht es um den Zeitraum vom ersten Bedarf in einer Abteilung oder einem Team bis hin zur ersten Zeit im Unternehmen.

Leider kostet es Unternehmen mittlerweile immer mehr Zeit, geeignete Personen für ihre offenen Jobs zu finden, wie Studien zeigen . Aus diesem Grund ist die TTF eine wichtige Kennzahl, die du in einer Personalbeschaffung messen solltest, um herauszufinden, wie effektiv zu rekrutierst.

Wir zeigen dir, warum die Time-to-Fill außerdem wichtig ist, wie du sie berechnest und was eine gute TTF ausmacht. Natürlich gibt es auch praktische Tipps an die Hand, wie du deine Time-to-Fill effektiv verkürzen kannst.

Definition: Was genau ist die Time-to-Fill?

Die Time-to-Fill (TFF) ist eine wichtige Kennzahl im Recruiting. Sie misst, wie lange dein Recruiting Prozess dauert – angefangen von der Feststellung, dass Bedarf an Verstärkung besteht, bis hin zum tatsächlichen ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds. 

Kurz gesagt: Die TFF gibt an, wie lange es dauert, eine offene Stelle mit der passenden Person zu besetzen. 

Warum ist die Time-to-Fill so wichtig?

Die Time-to-Fill spielt als Recruiting-KPI (Abkürzung für: Key Performance Indicator) eine wichtige Rolle. Sie zeigt dir, wie effizient dein kompletter Recruiting-Prozess samt Bewerbungsmanagement ist – und wo Potenzial für Optimierungen steckt. 

Je kürzer deine TTF, desto schneller holst du schneller qualifizierte Kandidat:innen an Bord – und profitierst damit gleich auf mehreren Ebenen!

6 Vorteile einer kurzen Time-to-Fill

Eine knackige Time-to-Fill bringt einige Vorteile mit sich. Hier sind einige davon:

Vorteil 1: Höhere Produktivität

Eine schnelle Besetzung offener Stellen führt zu einer höheren Gesamtproduktivität. Neue Kolleg:innen können schneller loslegen und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Vorteil 2: Entlastung der Teams 

Mit einer kurzen TTF umgehst du, dass deine Teams zu lange unterbesetzt ist. Wenn deine Kolleg:innen nämlich zu lange zu viele Aufgaben schultern müssen, kann das die Zufriedenheit sowie den Output in Mitleidenschaft ziehen.

Vorteil 3: Kosteneffizienz

Je schneller du unbesetzte Stellen füllst, desto weniger finanzielle Verluste erleidet dein Unternehmen durch personelle Engpässe. Auch indirekte Kosten durch Kündigungen aufgrund von Unzufriedenheit – immerhin wollen die wenigsten Fachkräfte auf Dauer die Arbeit von mehreren Personen schultern – bleiben dir erspart.

Zusätzlich senkt ein effizientes Recruiting – und damit eine kurze Time-to-Fill – die Kosten des Rekrutierungsprozesses. 

Vorteil 4: Bessere Außenwirkung

Eine kurze TTF wirkt sich positiv auf die Erfahrung deiner Bewerber:innen aus. Gibst du Bewerbenden schnell Feedback, kann das die Candidate Experience und allgemein dein Unternehmensimage verbessern.

Insgesamt signalisiert ein effizientes Rekrutierungsverfahren potenziellen Bewerber:innen, dass dein Unternehmen gut organisiert und ein attraktiver Arbeitsplatz ist.

Vorteil 5: Bessere Kandidat:innen

Eine kurze TTF kann die Qualität deiner Neueinstellungen – auch bekannt als Quality-of-Hire – beeinflussen. Ein schlanker Recruiting-Prozess sorgt dafür, dass du Top-Talente nicht durch endlos lange Recruitingprozesse verschreckst oder sich die Konkurrenz potenzielle Kandidat:innen vor dir schnappt.

Vorteil 6: Planbarkeit

Hast du die Time-to-Fill im Blick und weißt zum Beispiel, in welchen Bereichen es herausfordernd ist, Mitarbeitende zu finden, kannst du frühzeitig mit dem Recruiting starten.

Unterschied zwischen Time-to-Fill, Time-to-Hire und Vakanzzeit

Im gleichen Atemzug mit der Time-to-Fill ist auch die Time-to-Hire sowie die Vakanzzeit zu nennen – manchmal sogar in denselben Topf geworfen.

Alle drei Kennzahlen gehören zum Einstellungsprozess, haben aber unterschiedliche Schwer- und Startzeitpunkte:

• Die Time-to-Fill misst die komplette Zeitspanne von der Suche nach einer qualifizierten Kandidatin oder eines Kandidaten bis hin zu den ersten Arbeitstagen – angefangen mit der Feststellung, dass Bedarf besteht. Sie zeigt, wie lange dein gesamter Recruiting-Prozess dauert. 

• Die Time-to-Hire startet mit dem Erstkontakt (via Bewerbung oder Active Sourcing) mit einem Talent und endet, sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist. Die Time-to-Hire legt daher den Fokus auf den Auswahlprozess, also wie schnell du aus passenden Bewerbungen die beste Verstärkung an Bord holst.

• Die Vakanzzeit ist die Zeitspanne, wie lange deine Stellenanzeige bis hin zum Offline-Nehmen oder Abschalten ausgeschrieben ist.

Die Time-to-Fill ist die umfassendste Kennzahl mit dem längsten Zeithorizont. Sie beginnt bereits mit dem Erkennen, dass Bedarf für Teamverstärkung besteht. Die Time-to-Hire und die Vakanzzeit sind hingegen ein Teil der Time-to-Fill. 

Die drei Kennzahlen ermöglichen dir damit Einblicke an verschiedenen Stellen im Rekrutierungsprozess.

Time-to-Fill berechnen

Die Time-to-Fill zu berechnen, ist ganz leicht. Du ermittelst dafür einfach die Anzahl der Tage, die es braucht, bis die neue Verstärkung ihren ersten Arbeitstag antritt.

Wichtig ist aber, zuerst den Startzeitpunkt zu definieren, zu dem die Messung der Time-to-Fill beginnt. Das kann zum Beispiel sein:

• ein Teammitglied
  • hat gekündigt,
  • fällt länger aus,
  • geht in Elternzeit,
• ein Hiring Manager meldet Bedarf an,
• die Personalabteilung genehmigt die Jobausschreibung,
• die Stellenanzeige ist abgestimmt oder
• die Stellenanzeige geht offiziell online.

Achtung
Entgegen der Definition der Time-to-Fill nutzen viele Unternehmen als Startzeitpunkt die Schaltung der Stellenanzeige. Das vernachlässigt aber viele Aspekte – etwa wie effizient die interne Abstimmung zwischen Recruiting und Hiring Manager funktioniert oder wie lange es dauert, die Stellenanzeige zu entwickeln.

Sichere dir stattdessen die volle Schlagkraft der Time-to-Fill und nimm alle wichtigen Schritte unter die Lupe. Es empfiehlt sich, als Startzeitpunkt den Beginn der Suche (Tag der Bedarfsfeststellung) zu nehmen.

Das Enddatum ist immer der Tag, an dem die neue Kollegin oder der neue Kollege ihren ersten Arbeitstag im Unternehmen hat.

Nachdem die Formalien geklärt sind, geht es nun um die korrekte Berechnung der Time-to-Fill. Dazu nimmst du den Start der Suche und ziehst davon das Datum des ersten Arbeitstages ab.

Beispiel: Entsteht ab dem 1. April ein Bedarf und das neue Teammitglied fängt zum 15. Juni an, ergibt sich eine Time-to-Fill von 75 Tagen.

• 1. April – 15. Juni = 75 Tage 

Achtung
Hast du dauerhaft ausgeschriebene Stellen, solltest du sie in deine Berechnung nicht mit einfließen lassen, weil sie dein Ergebnis verzerren und die Time-to-Fill unnötig in die Höhe treiben.

So berechnest du die durchschnittliche TTF

Möchtest du die durchschnittliche Time-to-Fill ermitteln, addierst du alle für die Einstellungen benötigten Zeiträume und teilst diese durch die Anzahl der Einstellungen.

Beispiel: Gab es im vergangenen Halbjahr 4 Neueinstellungen, die jeweils 36, 52, 54 und 82 Tage in Anspruch nahmen, addierst du die benötigten Tage und teilst sie durch 4.

In Zahlen: 72+52+54+82 / 4 = 64,5

Die durchschnittliche TTF liegt bei 64,5 Tagen.

Oder du machst es dir ganz bequem und nutzt einfach unseren praktischen Rechner, um deine individuelle Time-to-Fill zu bestimmen:

Was ist eine gute Time-to-Fill?

Es gilt der Grundsatz: Je kürzer die Time-to-Fill, desto besser. Allerdings sollte das nicht auf Kosten deiner Quality-of-Hire – also die Qualität deiner Bewerber:innen – gehen. 

Eine gute Time-to-Fill gibt dir immer genügend Zeit, qualifizierte Bewerbungen sorgfältig zu prüfen und Kandidat:innen kennenzulernen. Ohne die Produktivität im Unternehmen durch zu lange Vakanzen leiden zu lassen. Es ist daher wichtig, an den richtigen Stellen im Prozess zu optimieren.

Aber was ist denn nun eine „gute” Time-to-Fill?

Es kommt darauf an. Pauschale Aussagen lassen sich nicht treffen, denn die TTF variiert je nach

• Branche,
• Standort,
• Firmengröße,
• Bekanntheit der Firma,
• Position (Einsteiger:in, Hilfskraft, Fachkraft, Führungskraft),
• Auswahlprozess und
• Marktumfeld.

Etwa zeigen die Daten, dass die Ausschreibungsdauer in der öffentlichen Verwaltung Ende 2024 bei durchschnittlich 110 Tagen lag, im Baugewerbe hingegen bei 270 Tagen. Daraus ergibt sich ein erheblicher Unterschied in der Time-to-Fill.

Erfahrungsgemäß dauert es Studien zufolge zum Beispiel auch länger, Führungskräfte zu rekrutieren: Im Schnitt liegt die TTF für eine Führungsposition bei 62 Tagen – für andere Mitarbeitende beträgt sie 54 Tage.

Untersuchungen deuten auch an, dass sich eine höhere Time-to-Fill bei hochqualifizierten Positionen sogar langfristig positiv auf die Unternehmensrentabilität auswirken kann.

Wenn du dir nämlich Zeit lässt, Kandidat:innen richtig kennenzulernen und deren Skills zu prüfen, stellst du sicher, die richtige Person an Bord zu holen. Bei weniger qualifizierten Jobs wirkt sich hingegen eine schnellere Besetzung eher positiv auf die Unternehmensrentabilität aus. 

Das Wichtigste ist, dass du deine eigenen Recruiting-Kennzahlen trackst und analysierst – auch die Time-to-Fill. Externe Kennzahlen sollten dir lediglich als Orientierung dienen. Beobachte deine TTF also sorgfältig und vergleiche sie über die Zeit, um Trends und Verbesserungspotenziale zu entdecken.

Wenn möglich, versuche den Branchendurchschnitt für deine TTF herauszufinden und setze deine Zahlen dazu ins Verhältnis. Beachte aber, dass andere Unternehmen die TTF möglicherweise anders festlegen und zum Beispiel die Schaltung der Stellenanzeige als Startzeitpunkt nehmen.

Bestimmte auf der Grundlage deiner Unternehmensbedürfnisse sowie des Marktumfeldes individuelle Benchmarks deine TTF.

Deine Time-to-Fill verbessern in 7 Schritten

Wie können Unternehmen also die Time-to-Fill verkürzen, um Geld zu sparen und schneller qualifizierte Talente zu überzeugen?

Je nachdem, bei welchen Abläufen es hakt, gibt es einige Hebel, die du in Bewegung setzen kannst. Hier findest du die sieben wichtigsten Tipps, wie du die Time-to-Fill verbesserst.

Tipp #1: Klare interne Kommunikation

Bis das Jobangebot nach der Bedarfsanalyse tatsächlich online geht, liegen einige Schritte noch vor dir  – und damit Möglichkeiten, die Time-to-Fill zu optimieren. Das machst du, indem du für klare Kommunikationsstrukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten zwischen HR, Personalabteilung und Hiring Manager:innen sorgst.

Dank einer reibungslosen Abstimmung klärst du Anforderungsprofile frühzeitig. Das wiederum hilft dir,  deine Stellenanzeigen schnell fertigzustellen und zu posten. Auch Entscheidungen lassen sich so schneller treffen. Führe zum Beispiel feste Zeiten ein, wie lange die Abstimmung der Stellenanzeige maximal dauern darf.

Tipp #2: Stellenanzeigen verbessern

Wenn deine Bewerbenden eine exakte Vorstellung davon haben, was genau die offene Stelle beinhaltet, ziehst du direkt mehr qualifizierte Bewerbungen an. Gleichzeitig sortierst du so weniger passende Kandidat:innen automatisch aus. Formuliere die Anforderungen in deinen Stellenanzeigen daher so klar und präzise, dass wenig Interpretationsspielraum bleibt.

Damit sparst du dir langfristig Zeit und investierst sie stattdessen in Interviews mit vielversprechenden Kandidat:innen.

Wähle Formulierungen, mit denen du die passende und gesuchte Zielgruppe ansprichst. Zu viele Jugendwörter oder Floskeln können beispielsweise irritierend wirken, wenn du eine Führungskraft mit vielen Jahren Erfahrung in einer eher traditionellen Branche suchst.

Tipp #3 Schnelle Reaktion

Juhu, die Bewerbungen sind da! Achte jetzt darauf, zeitnah Feedback zu geben. Eine schnelle Rückmeldung zeigt Kandidat:innen deine Wertschätzung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie weiterhin interessiert bleiben, was den gesamten Bewerbungsprozess beschleunigt.

Gibt es im Prozess Rückfragen von Bewerber:innen, sollten die Wege zwischen Hiring Manager und Bewerber:innen möglichst kurz sein, um Anliegen schnell zu klären.

Tipp #4 Talentpool pflegen

Ein gut gepflegter interner Talentpool ist ein hervorragendes Mittel, um die Time-to-Fill zu reduzieren. Anstatt bei jeder offenen Position den Rekrutierungsprozess komplett neu zu starten, kannst du direkt auf bekannte Kandidat:innen zurückgreifen. Bei diesen Personen kennst du in der Regel bereits die Qualifizierung und weißt schon, ob sie menschlich in dein Team passen.

Einen solchen Talent Pool baust du auf, indem du mit ehemaligen Bewerbenden in Kontakt bleibst – vielleicht hat es bei einigen nur aufgrund des Zeitpunkts nicht gepasst. Auch Karrieremessen oder Social Media eignen sich hervorragend, um Kontakte aufrechtzuerhalten und sogar zu vertiefen.

Versorgst du Personen in deinem Talentpool mit regelmäßigen Updates und Entwicklungen aus dem Unternehmen, lässt sich das Interesse aufrechterhalten und vergrößern. Das erleichtert dir die Kontaktaufnahme, wenn ein passender Job frei wird und reduziert die Zeit für Stellenausschreibungen, erste Screenings und Co.

Tipp #5 Empfehlungsprogramme für Mitarbeiter

Mitarbeitende haben ein gutes Auge dafür, welches Profil für eine vakante Stelle gefragt ist. Womöglich haben sie im eigenen Netzwerk einen Kontakt, der ausgezeichnet passt. Persönliche Empfehlungen können sehr effektiv sein und die Einstellungszeit verkürzen.

Es lohnt sich daher, ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einzurichten, das die Belegschaft zu erfolgreichen Empfehlungen ermutigt. Finanzielle Anreize oder anderweitige Belohnungen können zusätzlich motivieren, mögliche Kandidat:innen weiterzuempfehlen.

Tipp #6 Setze auf Automatisierungen

Ein wirksames Mittel, um die Time-to-Fill zu senken, ist der effektive Einsatz von Recruiting-Automatisierungen. Damit erledigst du repetitive Aufgaben in null Komma nichts. Die gesparte Zeit lässt sich wiederum wunderbar in persönliche Gespräche sowie die Bewertung von Kandidat:innen investieren – was wiederum die Time-to-Fill als auch die Candidate Journey verbessert.

Mit einem intelligenten Multiposting-Tool wie GOhiring gewinnst du beispielsweise viel Zeit rund um den gesamten Prozess der Stellenvermarktung.  Mit wenigen Klicks schaltest du deine Stellen auf verschiedenen Kanälen wie Stellenbörsen oder den sozialen Medien. Ein solches Tool gibt dir außerdem Tipps, welche Kanäle für deine Job Ads die besten Erfolgsaussichten haben.

Auch ein Bewerbermanagementsystem (eng: Applicant Tracking System, kurz: ATS) hilft dir dabei, die TTF zu senken. Mit einem guten ATS kannst du alle Bewerber:innendaten und Prozesse gebündelt und übersichtlich in einer Anwendung managen, wodurch sich dein administrativer Aufwand massiv reduziert. 

Ist in der Anwendung eine intelligente Vorsortierung enthalten, kannst du dich schneller auf die am besten geeigneten Kandidat:innen konzentrieren.

Du siehst: Mit automatisierten Workflows sparst du an verschiedenen Stellen Zeit und gewinnst eine bessere Übersicht über den Bewerbungsprozess. Datenbasierte Einblicke helfen dir, den Recruiting-Prozess weiter zu optimieren, wodurch du offene Positionen schneller besetzen und deine Time-to-Fill verkürzen kannst.

Doch der wohl wichtigste Punkt: Mithilfe moderner Tools hast du wieder mehr Zeit für den direkten Austausch mit Bewerber:innen. Das wirkt sich immens positiv auf den Bewerbungsprozess und die Candidate Journey aus.

Tipp #7 Employer Brand stärken

Bau dir eine attraktive Arbeitgebermarke auf. Kommuniziere dafür  

• deine Unternehmenskultur,
• Werte,
• Entwicklungschancen
• sowie Benefits

auf den passenden Kanälen. So erhalten interessierte Bewerber:innen oder passive Kandidat:innen – das sind Fachkräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche sind – einen guten Eindruck von deinem Unternehmen.

Nebenbei reduzierst du die Time-to-Fill. Die authentischen Einblicke in deinen Arbeitsalltag ziehen nämlich genau die Kandidat:innen an, die sich mit diesem Alltag identifizieren können. Eine starke Employer Brand füllt deinen Recruiting Funnel daher mit relevanten Bewerber:innen und hält weniger passende Kandidat:innen eher von einer Bewerbung ab.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zur Time-to-Fill schnell beantwortet

Hier ist noch einmal das Wichtigste rund um die Time-to-Fill auf den Punkt gebracht:

Fazit: Eine kurze Time-to-Fill verbessert dein Recruiting

Die Time-to-Fill ist eine mächtige Kennzahl, mit der du die Effektivität deines Rekrutierungsprozess bewerten kannst. Du kannst mit ihr identifizieren, an welchen Stellen im Prozess Verbesserungen notwendig sind, um schneller wertvolle Verstärkung in die Teams zu bringen.

Ein kürzerer Wert für die Zeit bis zur Besetzung wirkt sich positiv auf die Produktivität im Unternehmen sowie die Teamzufriedenheit aus und wandelt sich langfristig durch Kostenersparnisse in bare Münze. 

Behalte deine Time-to-Fill im Blick und verbessere sie kontinuierlich durch Automatisierungen, optimierte Stellenanzeigen und klare interne Abläufe.