8 Gründe, die Recruiting Software unverzichtbar machen

Zusammenfassung:

• Unter Recruiting Software versteht man digitale Tools, die Recruiter:innen dabei helfen, schneller offene Stellen mit passenden Talenten zu besetzen.
• Meistens ist Recruiting Software als Sammelbegriff für eine Reihe von Tools – zum Beispiel ATS, Multiposting, Employer Branding – zu verstehen.
• Recruiting Software ist aus dem digitalen Recruiting nicht mehr wegzudenken: Sie beschleunigt, automatisiert und vereinfacht die Personalbeschaffung.

Gibt es heutzutage noch Unternehmen, die ohne den Einsatz von Software rekrutieren? Vermutlich nur wenige.

Recruiting Software verschafft vielen Firmen nämlich enorme Vorteile: von Zeitersparnissen über geringeren Ressourcenverbrauch bis hin zu geringeren Personalkosten.

In Zeiten von digitalem Bewerbermanagement, wachsendem Fachkräftemangel und immer komplexeren Hiring-Prozessen kann man also durchaus sagen, dass Recruiter:innen auf unterstützende Software im Recruiting angewiesen sind.

Doch welche unterschiedlichen Arten von Recruiting Software gibt es eigentlich? Wofür werden sie genutzt und vor allen Dingen: Welche Recruiting Software passt zu deinem individuellen Recruiting-Prozess?

Darauf wollen wir in diesem Artikel im Detail eingehen. Außerdem kennst du am Ende die Antworten auf die folgenden Fragen:

• Was genau versteht man unter Recruiting Software?
• Welche Vorteile hat der Einsatz von Recruiting Software?
• Für wen eignet sich eine Recruiting Software?

…und worauf musst du beim Kauf einer Recruiting Software achten?

Was ist eine Recruiting Software?

Recruiting Software meint meistens digitale Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, den gesamten Bewerbungsprozess effizient zu steuern. 

Studien fanden sogar heraus, dass Unternehmen, die Recruiting Software einsetzen, erfolgreicher sind. Wieso? Weil sie mehr Bewerber:innen managen können, so mehr Gespräche führen und am Ende – bei gleicher Anzahl an Recruiter:innen wohlgemerkt –mehr einstellen.

Solche Tools automatisieren zeitaufwändige Aufgaben, sorgen für eine bessere Organisation und helfen, die passenden Talente schneller zu finden. Kurz gesagt: Recruiting Software gestaltet die Personalgewinnung einfacher, transparenter und erfolgreicher.

Gerade im Online Recruiting sind Recruiting Tools nicht mehr wegzudenken. Von der Stellenschaltung über das Bewerbermanagement bis hin zur Kommunikation mit Kandidat:innen – alles läuft im Optimalfall zentral über ein System. So behalten Recruiter:innen den Überblick und sparen wertvolle Zeit.

Recruiting Software spielt im E-Recruiting daher eine zentrale Rolle. Beim E-Recruiting ist es nämlich – im Gegensatz zur „klassischen” Bewerbung per Post – so, dass alles digital stattfindet. 

Das bedeutet in Schritten betrachtet:

1. Unternehmen veröffentlichen offene Vakanzen online auf Jobbörsen, Social Media oder der eigenen Website (auch mithilfe von Recruiting Tools, z. B. Multiposting),
2. Kandidat:innen bewerben sich direkt online,
3. Recruiting Software verarbeitet diese Bewerbungen, 
4. Recruiting Software analysiert Unterlagen automatisch, sortiert Bewerbungen vor und strukturiert den gesamten Auswahlprozess,
5. Unternehmen nutzen Recruiting Tools zur Verwaltung, Pflege und Kommunikation mit Bewerbenden und
6. Erstellen beispielsweise einen Talent Pool mithilfe einer solchen Software, um auch vergangene Bewerber:innen nicht aus den Augen zu verlieren.

Ob Start-up, Mittelstand oder Großkonzern – wer professionelles Recruiting betreiben will, kommt an einer Recruiting Software nicht vorbei.

Der Einsatz von Recruiting Software lohnt sich an sämtlichen Stellen im Recruiting Funnel – und genau das macht Software für Recruiter:innen so interessant.

Welche Arten von Recruiting Software gibt es?

Recruiting Software gibt es in verschiedenen Ausführungen – je nach Bedarf und Fokus. 

Während einige Tools den gesamten Bewerbungsprozess abdecken, sind andere auf spezifische Aufgaben spezialisiert. 

Hier ein Überblick über die wichtigsten Kategorien von Tools:

ATS (Applicant Tracking System) 

Ein Applicant Tracking System (kurz: ATS, Deutsch: Bewerbermanagementsystem) ist das Herzstück vieler Recruiting-Prozesse. Wie eine Art Schaltzentrale fürs Bewerbungsmanagement verwaltet ein ATS Bewerbungen, speichert Profile von Kandidat:innen und hilft bei der strukturierten Kommunikation mit Bewerber:innen.

Ein ATS begleitet sowohl das Recruiting-Team als auch Kandidat:innen durch den kompletten Recruiting Funnel. Die Software erlaubt es dir so, einen 360°-Überblick über deinen Prozess zu behalten.

Zusatzinfo
Der Einfluss von KI nimmt auch im Recruiting immer mehr zu. In vielen Fällen kann KI den Bewerbungsprozess nämlich effizienter machen. Wenn du noch keine Erfahrungen mit KI sammeln konntest, ist jetzt der Zeitpunkt, es auszuprobieren.

Bekannte Anbieter von Bewerbermanagement-Software sind zum Beispiel:

• Personio
• rexx systems
• HR WORKS
• Concludis
• PERBILITY/HELIX
• Perbit

Features im ATS

Wie bereits erwähnt, ist das ATS das Herzstück jedes Recruiting-Prozesses. Hier laufen alle Bewerbungen zentral zusammen – egal, über welchen Kanal sie in deinen Funnel gelangen.

Eine Bewerbermanagement-Software bietet dir viele integrierte Funktionen. Unter anderem:

• Datenmanagement: Im ATS hast du die Möglichkeit, Daten von Bewerber:innen zu speichern und mit Teammitgliedern daran zu arbeiten.
• CV Parsing: Dieses Feature sorgt dafür, dass Bewerbungsdaten automatisch aus dem Lebenslauf übernommen und strukturiert abgelegt werden.
• Vorsortierung: Ein ATS kann Bewerbungen anhand definierter Kriterien vorfiltern – das spart dir Zeit und Nerven.
• Talentpool: Im ATS kannst du häufig auch Talentpools pflegen, in denen du alle Bewerber:innen abspeicherst. Das ist nützlich, um ggf. wieder auf Kandidat:innen zurückzukommen, mit denen es nicht geklappt hat.
• Relationship Management: Der Austausch mit Bewerber:innen ist wohl der wichtigste Aspekt im Recruiting. KI-gestützte Funktionen helfen dir, individuelle Kontakte zu pflegen.
• Optimierung der Candidate Journey: Erkenne unkompliziert, wie die Schritte deiner Bewerber:innen aussehen – so kannst du deine Prozesse gezielt optimieren.
• KI-gestützte Erstellung von Stellenanzeigen: Intelligente Werkzeuge helfen dir, Texte und Bilder automatisch zu optimieren, um maximale Reichweite und Relevanz zu erzielen.
• Candidate Matching: Auch hier kommt KI ins Spiel und zeigt dir an, welche Lebensläufe zu deinen Stellenanzeigen passen.

Multiposting

Multiposting-Tools nehmen dir viel Arbeit ab: Statt jede Stellenausschreibung manuell auf verschiedenen Jobbörsen zu posten, kannst du sie mit Multiposting als Recruiting Software gleichzeitig auf mehreren Plattformen schalten. 

So sparst du wertvolle Zeit und Ressourcen. Dein Recruiting-Prozess wird dadurch meistens um ein Vielfaches beschleunigt.

Die besten Lösungen auf dem Markt bieten dir aber noch viel mehr als das! Du bekommst häufig noch folgende Features dazu:

• Recruiting Analytics: Hilft dir, deine Kanal- und Anzeigen-Performance zu messen.
• Intelligente Kanalauswahl: Zeigt dir, welche Kanäle für welche Stellen am besten funktionieren.
• A/B-Testing: Teste verschiedene Versionen einer Stellenanzeige, um herauszufinden, welche Titel und Inhalte  bei deiner Zielgruppe funktioniert.
• Social Media Recruiting: Streut deine Job Ads auch auf den sozialen Medien.
• Echtzeit-Performance-Tracking: Behalte den Überblick darüber, wie deine Anzeigen auf den einzelnen Kanälen performen – und passe deine Kampagne gezielt an.

Bekannte Multiposting-Anbieter sind zum Beispiel:

• GOhiring
• wollmilchsau
• Join
• Broadbean

Features im Multiposting

Mit nur wenigen Klicks kannst du über Multiposting Stellenanzeigen auf zahlreichen Jobbörsen schalten. Doch was können diese Tools noch?

Einige Funktionalitäten sind beispielsweise:

• Performance Tracking: Welche Kanäle am besten performen? Das zeigen dir smarte Features aus dem Bereich Recruiting Analytics – damit du dein Budget im Multiposting gezielt einsetzt und Stellen schneller besetzt.
• Empfehlungen zur Kanalauswahl: Der richtige Kanal ist eine strategische Entscheidung, bei dem dich Multiposting häufig auch unterstützt.
• Umfassender Überblick: Im Multiposting siehst du zentral, welche Stellen online sind, wie diese performen und welche demnächst auslaufen. So kannst du deine offenen Vakanzen zentral steuern.

Career Page Builder

Deine Karriereseite ist oft der erste Berührungspunkt von potenziellen Bewerber:innen mit deiner Marke – und sollte überzeugen. 

Mit einem Career Page Builder kannst du ohne Programmierkenntnisse eine ansprechende, mobil-optimierte Karriereseite erstellen. Das ist deshalb so nützlich, weil laut einer US-Umfrage rund 90 % der Talente sich vom Handy aus bewerben .

Moderne Tools sind SEO-optimiert, unterstützen Employer Branding-Inhalte und integrieren Bewerbungsformulare direkt ins ATS.

Was ist…eine Employer Brand?
Employer Brand (deutsch: Arbeitgebermarke) bezeichnet das Image eines Unternehmens als Arbeitgeber. Gutes Employer Branding zieht Talente an, stärkt die Mitarbeiterbindung und differenziert im Wettbewerb um Fachkräfte.

Bekannte Career Page Builder-Anbieter sind zum Beispiel:

• Talentsconnect
• Skillfuel
• Teamdash
• Jobspage

Features von Software zum Career Page Building

Karriereseiten sind oft der erste echte Touchpoint zwischen Bewerber:innen und deinem Unternehmen.

Deshalb lohnt es sich, hier besonders viel Wert auf Struktur, Design und Inhalte zu legen. Auch hier kannst du auf spezialisierte Tools zurückzugreifen.

Typische Features solcher Software sind zum Beispiel:

• Modularer Aufbau mit Drag-and-Drop: Inhalte wie Texte, Bilder oder Jobmodule lassen sich ganz einfach per Klick platzieren.
• Responsive Design: Deine Karriereseite sieht auf jedem Endgerät top aus – vom Desktop bis zum Smartphone.
• Integration von Stellenanzeigen: Aktive Jobs werden automatisch eingebunden und aktualisiert.
• Employer Branding-Elemente: Präsentiere dein Team, deine Werte und Benefits auf einen Blick – mit Video, Bildern und Mitarbeiterstimmen.
• Tracking und Analytics: Sieh genau, wie sich Nutzer:innen auf deiner Seite bewegen – und optimiere gezielt die Candidate Experience.
• SEO-Funktionen: Damit deine Seite auch bei Google gefunden wird – inklusive strukturierter Daten und Ladezeitoptimierung.

Die Funktionalitäten von Recruiting Software sind vielfältig: Es gibt so viele verschiedene Features, wie es Recruiting Software-Arten gibt.

Bedeutet das, dass jedes Recruiting-Team auch auf Software setzen sollte? Das sehen wir uns als Nächstes an.

Stellenbörsen

Jobbörsen sind nach wie vor eine der wichtigsten Quellen für geeignete Bewerber:innen. Ob Generalisten oder spezialisierte Nischenbörsen – Recruiting Software hilft dir, die richtigen Plattformen zu identifizieren und deine Stellen dort effizient zu platzieren. 

Viele ATS- bzw. Multiposting-Tools bieten direkte Schnittstellen zu Stellenbörsen, um den Schaltungsprozess zu vereinfachen.

Bekannte Jobbörsen sind zum Beispiel:

• Indeed
• StepStone
• Monster
• Agentur für Arbeit

Features von Stellenbörsen

Mittlerweile bieten auch einige Stellenbörsen mehr an als das reine Posten von Stellenanzeigen. Damit funktionieren sie oft auch wie eine Art Recruiting Software.

Gerade dann, wenn du Kampagnen auf großen Stellenbörsen wie Indeed,StepStone oder dem Business-Netzwerk LinkedIn schaltest, lohnt es sich, diese Plattformen und ihre Features genauer unter die Lupe zu nehmen.

Einige Funktionalitäten sind zum Beispiel:

• Unternehmensprofil zur Markenbildung: Beliebte Stellenbörsen lassen dich ein Unternehmensprofil anlegen und ausfüllen. Das dient dazu, deine Employer Brand auszubauen und Kandidat:innen direkt zu zeigen, wofür du stehst.
• Video- und Multimedia: Häufig kannst du auf Stellenbörsen auch Videos und Grafiken einbauen, um Bewerber:innen ein noch authentischeres Bild von deinem Unternehmen zu vermitteln.
• Retargeting: Mithilfe von Cookies nehmen manche Jobboards abgesprungene Bewerber:innen gleich in deine Retargeting Audience auf.
• Individuelle Landingpages: Manche Stellenbörsen liefern die passende Karriere-Landingpage in deinem Firmendesign gleich mit – angepasst an deine Zielgruppe.
• Anbindung an Multiposting-Tools: Auch Stellenbörsen lassen sich in der Regel an dein Multiposting-Tool anbinden – so sparst du dir Extra-Schritte.

Social Media

Social Media ist längst mehr als nur ein Ort für Selfies und Katzenvideos – auch im Recruiting spielt es eine immer größere Rolle. Wer heute Talente erreichen will, muss dort präsent sein, wo sie sich täglich aufhalten: auf LinkedIn, Instagram, TikTok & Co.

Moderne Recruiting Software unterstützt dich dabei, deine Stellenanzeigen gezielt auf Social Media auszuspielen – automatisiert, datenbasiert und mit minimalem Aufwand.

Bekannte Anbieter, die Social Media als Recruiting Software anbieten, sind z. B.:

• GOhiring
• Everybay
• Talentbait
• HeyJobs
• Wonderkind

Plattformen für Social Media Recruiting

Social Media ist längst mehr als ein Marketingkanal – im Recruiting eröffnet es direkte Zugänge zu Talenten und bietet neue Möglichkeiten für authentische Kommunikation. Hier ein kurzer Überblick über spannende Kanäle:

• LinkedIn: Die führende Plattform für professionelles Netzwerken – ideal für Active Sourcing und Employer Branding.
• Xing & Onlyfy Bewerbungsmanager: Besonders im DACH-Raum stark, mit Tools für Stellenanzeigen, Talent-Pools und Bewerbermanagement.
• Instagram: Visuelle Plattform für Employer Branding, Einblicke in den Arbeitsalltag und die Ansprache jüngerer Zielgruppen.
• TikTok: Kreativer Kanal mit hohem Engagement – perfekt, um Azubis und Berufseinsteiger:innen auf authentische Weise zu erreichen.

Features von Recruiting Software mit Fokus auf Social Media

Social Media ist Recruiting 4.0 nicht mehr wegzudenken – ob LinkedIn, Instagram oder TikTok: Hier erreichst du Talente genau dort, wo sie täglich unterwegs sind. In vielen Fällen erreichst du sogar passive Kandidat:innen, die beim Scrollen über deine Ad stolpern.

Recruiting-Software mit Social-Media-Fokus unterstützt dich dabei, deine Inhalte gezielt und effizient auszuspielen.

Typische Features solcher Tools sind:

• Kanalübergreifendes Posting: Stellenanzeigen gleichzeitig auf mehreren Social-Media-Plattformen veröffentlichen – ohne Copy-Paste-Aufwand.
• Zielgruppen-Targeting: Anzeigen mit präziser Zielgruppenausrichtung, z. B. nach Standort, Branche oder Interessen, schalten.
• Karriere-Content planen: Redaktionspläne und regelmäßiger Employer-Branding-Content automatisch und datenbasiert erstellen
• Performance-Tracking: Analysiere, welcher Kanal am besten performt, und optimiere deine Kampagnen kontinuierlich.
• Active Sourcing Features: Hilft dir, potenzielle Kandidat:innen proaktiv auf Netzwerken wie LinkedIn oder XING zu finden und zu kontaktieren.
• Mobiloptimierte Karriere-Landingpages: Oftmals helfen dir solche Tools auch, moderne und responsive Seiten zu erstellen, die speziell für die Nutzung via Smartphone optimiert sind.
• Anbindung an Multiposting: Steuere alle Kanäle zentral über eine Plattform und behalte die volle Kontrolle über deine veröffentlichten Stellenanzeigen.

• Retargeting: Hilft dir, Talente erneut anzusprechen, die deine Anzeige gesehen, aber noch nicht reagiert haben.
• Automatisches Bewerbenden-Tracking: So verfolgst du Bewerbungen aus Social-Media-Kampagnen direkt im ATS.

Employer Branding

Recruiting ist mehr als eine ausgeschriebene Stelle – es beginnt mit einer starken Employer Brand. Alles, was du von dir (online) veröffentlichst, spielt in deine Arbeitgebermarke ein: Website, Messeauftritte, Social-Media-Aktivitäten oder Profile auf Bewertungsportalen.

Wichtig ist, dass alle deine Auftritte eine Sprache sprechen. Gerade im E-Recruiting wollen Bewerber:innen online sehen, wofür du stehst und wie der Arbeitsalltag bei dir aussieht. 

Studien zeigen zudem, dass gelungenes Employer Branding nicht nur gut für die Außenwirkung, sondern auch für die interne Identifikation mit dem Arbeitergeber ist.

Tools für deine Arbeitgebermarke helfen dir, deine Unternehmenswerte, Kultur und Benefits authentisch zu präsentieren. Funktionalitäten bzw. Fokusse solcher Tools sind unter anderem:

• Arbeitgeberprofile auf Jobbörsen, 
• Profile auf Bewertungsplattformen,
• Sammlung und Aufbereitung von Mitarbeiterstimmen,
• Design-Funktionalitäten und 
• Content-Strategien, um auf Social Media sichtbar zu bleiben.

Hinweis
Tatsächlich gibt es reine Employer Branding Software nicht unbedingt. Häufig sind Employer-Branding-Funktionalitäten in Plattformen oder Services integriert oder es gibt Software, die dein Employer Branding unterstützt – jedoch nicht alleine dafür da ist.

Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die Employer Branding anbieten. Bekannte Tools sind zum Beispiel:

• Radancy – Plattform für Employer-Branding-Kampagnen in großem Stil
• kununu & glassdoor – Bewertungsportale für Unternehmen. Hier kannst du auch ein Profil pflegen.
• XING Employer Branding-Profil & LinkedIn Karriereseiten – für authentische Bewertungen, Unternehmensdarstellung und zielgerichtetes Storytelling
• HubSpot (in Verbindung mit HR) – für Content- und Kampagnensteuerung
• Canva – Design-Tool, das dir dabei helfen kann, eine einheitliche Bildsprache für deine Arbeitgebermarke zu entwickeln

Features von Recruiting Software mit Fokus auf Employer Branding

Ein starker erster Eindruck zählt – genau hier setzt Recruiting Software mit Fokus auf Employer Branding an. Die Tools helfen dir, deine Arbeitgebermarke konsistent und authentisch zu präsentieren.

Typische Features solcher Software-Anbieter sind:

• Arbeitgeberprofile: Einheitliche Darstellung auf Jobbörsen, Social Media und Karriereseite.
• Mitarbeiter-Content-Management: Einfaches Einbinden von Testimonials, Videos oder Team-Insights.
• Design-Vorlagen: Für einheitliche Materialien (Visuals, Folien etc.) im Corporate Design.
• Reichweiten-Analyse: Zeigt dir, wie gut dein Branding bei der Zielgruppe ankommt.

Recruiting-Trends in Software: KI, Gamification und mehr

Recruiting Software entwickelt sich rasant weiter – und das ist eine riesige Chance. Neue Trends wie künstliche Intelligenz (KI), Gamification und Predictive Analytics machen den Bewerbungsprozess effizienter, schneller und gezielter.

KI-Funktionen 

Künstliche Intelligenz im Recruiting hilft dir dabei, Bewerbungen automatisch zu analysieren, passende Talente vorzuschlagen und sogar den gesamten Auswahlprozess datenbasiert zu optimieren. Das spart Zeit und reduziert menschliche Fehler. 

Gleichzeitig ermöglicht KI eine bessere Candidate Experience, weil Bewerber:innen schneller Feedback erhalten. KI-Features können beispielsweise in Form von:

• CV Parsing: Damit ist die automatische Analyse und Aufbereitung von Lebensläufen gemeint.
• Matching-Algorithmen: Liefert dir in der Software selbst intelligente Vorschläge aus Online-Analysen für passende Kandidat:innen.
• Chatbots: KI-gestützte Kommunikation mit Bewerber:innen. Das ermöglicht einen 24/7-Support, entlastet dein Team und klärt wichtige Fragen vorab.

in Recruiting Software auftauchen.

Anbieter von KI-Recruiting-Tools sind zum Beispiel: Mega HR oder Manatal. Aber auch große ATS-Anbieter integrieren immer mehr KI-Features in ihre Software.

Gamification-Elemente 

Quizze, Challenges oder interaktive Aufgaben bringen frischen Wind in den Bewerbungsprozess. Sie motivieren Kandidat:innen, bleiben im Gedächtnis und liefern Recruiter:innen wertvolle Insights über Soft Skills und Motivation.

Beispiele für solche Spielelemente sind:

• Assessment Games: Mini-Spiele zur Messung kognitiver Fähigkeiten oder Soft Skills
• Skill-Challenges: Kleine, berufsnahe Aufgaben während der Bewerbung (z. B. Coding-Tests für Entwickler:innen).
• Bewerbungswettbewerbe: Gamifizierte Recruiting-Kampagnen, bei denen Bewerber:innen Punkte sammeln oder Challenges lösen.

Anbieter von Gamification im Recruiting sind zum Beispiel: SIMO Games oder OneUp.

Predictive Analytics 

Predictive Analytics oder auch Predictive Hiring unterstützt dich dabei, schon früh zu erkennen, welche Kandidat:innen die höchste Erfolgschance in deinem Unternehmen haben. 

Auch hier hat oftmals Machine Learning, Natural Language Processing (NLP) bzw. KI die Finger im Spiel. 

Einige Beispiele für solche Analysefunktionen sind:

• Hiring Success Predictors: Analyse-Tools, die die Erfolgswahrscheinlichkeit geeigneter Kandidaten vorhersagen.
• Time-to-Hire Forecasts: Software berechnet auf Basis früherer Daten, wie lange eine Stellenbesetzung voraussichtlich dauert.
• Attrition Risk Scoring: Vorhersage, ob neue Mitarbeitende langfristig bleiben könnten.

Anbieter von nützlicher Datenanalyse in ihrer Recruiting Software sind zum Beispiel: Phenom oder Hirevue.

Natürlich gilt: Technik ersetzt nicht das menschliche Gespür – und Algorithmen müssen fair gestaltet sein. Aber richtig eingesetzt, sind vor allen Dingen KI-Funktionalitäten heute unverzichtbare Helfer, um im Recruiting Zeit zu sparen und die besten Talente für dich zu gewinnen.

Für wen eignet sich Recruiting Software?

Recruiting Software ist nicht nur ein Benefit für Großkonzerne – sie kann in jeder Unternehmensgröße einen Unterschied machen. 

Je nach Bedarf und Teamgröße sieht der Nutzen etwas anders aus:

Kleine Teams (Start-ups / Einzelrecruiter:innen)

Du machst alles selbst – vom Sourcing bis zum Onboarding? 

Gerade dann hilft dir eine smarte Recruiting Software, Zeit zu sparen und deine Prozesse zu automatisieren.

In solchen Fällen tun es dann allerdings auch kleine Preispakete. Oder vielleicht findest du auch einen kleineren Anbieter, der sich auf die Recruiting-Bedürfnisse von Start-ups spezialisiert hat?

Auch Multiposting kann dir als Einzelrecruiter:in helfen: Gerade, wenn dein Budget knapp ist, behältst du so den Überblick über aktive Stellenanzeigen, Kosten und Performance.

Mittelgroße Recruiting-Teams (KMUs)

Du arbeitest im Team, ihr habt mehrere offene Positionen gleichzeitig und wollt den Überblick behalten? Auch wachsende Unternehmen profitieren enorm von einem hohen Grad an Software-Integration.

Hier lohnt sich ein ATS mit Integrationen ins Multiposting und spannenden Funktionen wie etwa einem Talentpool, Recruiting Analytics und CV-Parsing. 

So arbeitet ihr strukturiert zusammen, spart euch Exceltabellen und bleibt bei Bewerber:innen professionell sichtbar.

Große Recruiting-Teams (Konzern)

Hohe Bewerbungszahlen, viele Abteilungen und ein hoher Anspruch an Effizienz? Für dich ist Skalierbarkeit entscheidend. 

Große Systeme bieten dir umfassende Steuerungsmöglichkeiten, Schnittstellen zu anderen HR-Tools, datenschutzkonforme Prozesse und automatisierte Workflows – von der Ausschreibung bis zur Zusage.

Gerade Recruiting Software mit diversen Features und KI-Zusatzfunktionen spielen dir hier in die Karten. Oftmals macht KI im Recruiting deinen Prozess noch schlanker.

Recruiting Software kaufen: Achte auf diese 4 Dinge

Du willst deine Recruiting-Prozesse digitalisieren – aber welches Tool passt zu dir? Die Auswahl an Software ist riesig.

Damit du nicht den Überblick verlierst, sind hier die wichtigsten Kriterien, die du bei der Entscheidung im Blick haben solltest:

#1: Prüfe DSGVO-Konformität

Datenschutz ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss. 

Achte darauf, dass die Software konform mit der Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) ist. Dazu gehören Hosting in der EU, klare Regelungen zur Datenspeicherung und -löschung, und vor allem: Bewerber:innen müssen ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung einfach geben und jederzeit widerrufen können.

#2: Kenne deine Use Cases

Nicht jede Software kann alles. Überleg dir vorher: Was brauchst du wirklich? 

Dazu kannst du dir folgende Fragen stellen:

• Brauche ich eine umfassende All-in-One-Lösung?
• Suche ich eher eine Lösung, um das Stellenanzeigen schalten zu erleichtern?
• Will ich mehr Active Sourcing betreiben? 
• Liegt dein Schwerpunkt eher auf Social Recruiting?
• Oder brauchst du ein Tool mit starkem Fokus auf Recruiting Analytics?

Versuche genau herauszufinden, welche Bedürfnisse du und Recruiting-Team haben. Denn: Nur wenn du deine Use Cases kennst, findest du ein Tool, das zu dir passt – nicht eins, das nur auf dem Papier gut aussieht.

#3 Kläre dein verfügbares Budget

Recruiting Software gibt’s von kostenlos bis Enterprise. 

Entscheidend ist: Welches Budget steht dir zur Verfügung – und was ist dir ein effizienter, moderner Bewerbungsprozess wert? 

Kalkuliere am besten auch deine Zeitersparnis und die bessere Candidate Experience mit ein. Ein höherer Preis kann sich schnell auszahlen.

#4 Teste das Handling und die Integrierbarkeit

Auch die beste Software bringt nichts, wenn sie im Alltag nicht genutzt wird. Achte auf intuitive Benutzeroberflächen, einfache Workflows und eine kurze Einarbeitungszeit. 

Wichtig ist auch die Integration: Kannst du das Tool mit bestehenden Systemen (z. B. HR-Software, Kalender, Jobbörsen) verbinden? Je reibungsloser, desto besser.

Extra-Tipp
Portale wie Capterra, OMR Reviews oder G2 bieten ehrliche Nutzermeinungen und direkte Vergleiche – perfekt, um dir einen ersten Überblick zu verschaffen. Außerdem kannst du die meisten Tools kostenfrei testen, sodass du dir noch besser eine Meinung bilden kannst.

8 Gründe, wieso du Recruiting Software nutzen solltest

Recruiting ohne Software? Klar, geht irgendwie – aber das ist ein bisschen wie Excel statt CRM. Wenn du deine Prozesse smart, messbar und skalierbar gestalten willst, kommst du um Recruiting Software nicht herum.

Und datengetriebenes Recruiting sollte stets das Ziel sein. Hier sind daher sieben gute Gründe für den Einsatz einer Recruiting Software:

Grund #1: Bessere Übersicht

Ob eine Stelle gerade ausgeschrieben, besetzt oder schon wieder frei ist – eine Recruiting Software bündelt alle Infos an einem Ort. 

Du siehst auf einen Blick, welche Bewerber:innen in welchem Prozessschritt stehen, welche Aufgaben noch offen sind und welche Stellen bald nachbesetzt werden müssen.

Außerdem behältst du auch den Überblick über Kanäle und deine ausgeschriebenen Stellen. Ganz abgesehen davon, dass dich nicht mehr in jede Jobbörse einzeln einloggen musst.

Grund #2: Optimierter Informationsaustausch im Team

Recruiting ist Teamarbeit – und mit der richtigen Software teilst du wichtige Informationen schnell und transparent. Kommentare, Bewertungen und Status-Updates laufen zentral zusammen, statt sich in E-Mail-Verläufen zu verlaufen.

Grund #3: KPIs, Performance und Prozesse im Blick

Vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung: Recruiting Software macht deine Prozesse messbar. 

Du kannst Engpässe identifizieren, Reaktionszeiten verbessern und Workflows optimieren – Schritt für Schritt. 

Außerdem hast du mit integrierten Analytics-Funktionen jederzeit Einblick in die wichtigsten Kennzahlen – und kannst datenbasiert Entscheidungen treffen.

Dadurch beantwortest du beispielsweise Fragen wie:

• Wie viele Bewerbungen kamen über LinkedIn? 
• Wie gut performt deine neue Karriereseite?
• Wie laufen die Kampagnen auf Indeed?
• Lohnt sich der neue Nischenkanal?

ganz einfach. Wenn du siehst, wo es hakt, kannst du im Anschluss Verbesserungen vornehmen. Das optimiert automatisch auch deine Recruiting-KPIs.

Grund #4: Bessere Candidate Experience

Schnelle Rückmeldungen und transparente Prozesse sorgen für eine durchgehend positive Erfahrung. Studien zeigen , dass eine positive Candidate Experience sich stark auf die Attraktivität von Arbeitgebern auswirkt.

Zufriedene Kandidat:innen reden nicht nur positiv über dich – sie empfehlen dich auch weiter und suchen aktiv nach weiteren Kolleg:innen für offene Stellen.

Grund #5: Erlebbares Employer Branding

Mit einheitlicher Kommunikation, modernen Karriereseiten und einschlägiger Präsenz auf relevanten Plattformen stärkst du deine Arbeitgebermarke – und zeigst, wofür du stehst.

So ziehst du gezielt die Talente an, die wirklich zu dir passen.

Grund #6: Zeitersparnis durch Automatisierung

Viele manuelle Aufgaben – wie das Versenden auf Eingangsbestätigungen, das Weiterleiten von Bewerbungen oder das Setzen von Erinnerungen – lassen sich mit Recruiting Software automatisieren. 

Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch (menschliche) Fehlerquellen.

Grund #7:  Rechtssicherheit in sämtlichen Prozessschritten

Recruiting Software hilft dir dabei, DSGVO-konform zu arbeiten – z. B. durch automatisierte Löschfristen, Einwilligungsabfragen und datenschutzsichere Kommunikation. 

Gerade in größeren Teams oder Konzernen ist das nicht nur ein echter Vorteil, sondern damit bleibt dein Recruiting auch gesetzeskonform.

Grund #8: Skalierbarkeit bei Wachstum

Wachsende Unternehmen oder solche, die kurzfristig viele Stellen besetzt müssen, stoßen im Recruiting „von Hand“ schnell an Grenzen.

Eine Software wächst mit dir mit – egal, ob du 10 oder 100 Positionen gleichzeitig ausschreibst.

Welche Herausforderungen löst Recruiting Software?

Personalgewinnung ist längst mehr als nur Stellen ausschreiben und Bewerbungen sortieren.

Recruiter:innen stehen heute unter Druck: Sie sollen effizienter arbeiten, mehr Reichweite erzielen, Kandidat:innen begeistern – und das mit wenig Zeit und knappen Budgets. 

Genau hier setzt Recruiting Software an.

Hürde #1: Zeitmangel? Manuelle Aufgaben einfach automatisieren

Eingangsbestätigungen verschicken, Bewerbungen sortieren, Rückmeldungen geben – das kostet Zeit. 

Recruiting Software übernimmt viele dieser Tasks automatisch. So bleibt dir mehr Zeit für das, was zählt: den persönlichen Austausch mit den besten Talenten.

In vielen Fällen kannst du auch auf KI-Features zurückgreifen. Das beschleunigt das Abhaken manueller Aufgaben zusätzlich.

Hürde #2: Ressourcenmangel? Prozesse effizienter gestalten

Auch mit einem kleinen Team kannst du große Recruiting-Projekte stemmen. 

Recruiting Software liefert dir nämlich die Basis für strukturierte Prozesse, intelligente Workflows und Multiposting-Funktionen – ohne Qualitätseinbußen.

Hürde #3: Fehlende Zahlen und Nachweise? Datenbasierte Argumente liefern

Wer Budgets rechtfertigen oder den eigenen Impact belegen will, braucht belastbare Daten. 

Eine gute Software liefert dir Reports, KPIs und Benchmarks – zum Beispiel zur Kanal-Performance oder zu Kennzahlen wie der Cost-per-Hire oder Time-to-Hire. 

So kannst du gegenüber HR, Geschäftsführung oder Controlling fundiert argumentieren.

Hürde #4: Unübersichtliche Prozesse? Alles an einem Ort

Ohne Software verlaufen Infos schnell im Postfach oder in Excel-Tabellen. 

Mit einem zentralen System hast du alle Kandidat:innen, Jobs und Kommunikationsverläufe auf einen Blick – DSGVO-konform, nachvollziehbar und effizient.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zu Recruiting Software

Du hast noch offene Fragen zu Recruiting Software?

In diesem Kapitel findest du noch einmal die wichtigsten Antworten rund um Funktionen, Vorteile, Kosten und mehr.

Fazit: Darum lohnt sich Recruiting Software immer

Recruiting ohne Software? Kann man machen – ist aber nicht mehr zeitgemäß. 

Wer heute Talente finden und binden will, braucht Tools, die Prozesse automatisieren, Daten greifbar machen und Reichweite schaffen. Genau hier kommt Recruiting Software ins Spiel. 

Sie nimmt dir manuelle Aufgaben ab, sorgt für mehr Überblick und hilft dir, die richtigen Entscheidungen datenbasiert zu treffen – statt aus dem Bauchgefühl heraus.

Ob du Stellen gleichzeitig auf mehreren Kanälen veröffentlichen, Bewerbungen zentral managen oder die Candidate Journey im Blick behalten willst: Mit der passenden Software wird dein Recruiting nicht nur effizienter, sondern auch messbar erfolgreicher. Und das Beste? Du sparst Zeit, Ressourcen – und oft auch Nerven.

Kurz gesagt: Wer auf Recruiting Software setzt, holt mehr aus seinem Recruiting heraus. Ganz gleich, ob kleines Start-up oder großer Konzern. Moderne Tools machen oft den Unterschied, vor allen Dingen im E-Recruiting.