Data Driven Recruiting: In 7 Schritten zu datenbasierten Entscheidungen [+Checkliste]

Zusammenfassung:

• Data Driven Recruiting bedeutet, Recruiting-Entscheidungen auf Basis von Daten statt Bauchgefühl zu treffen – für messbare und nachhaltige Ergebnisse.
• Mit klaren KPIs, passenden Tools und regelmäßiger Analyse erkennst du, welche Kanäle, Kampagnen und Prozesse wirklich performen.
• Wer datenbasiert rekrutiert, spart Kosten, optimiert seine Candidate Journey – und gewinnt langfristig mehr passende Bewerber:innen.

Immer noch zu viele offene Stellen, aber zu wenig Bewerbungen? Dann ist es Zeit, Recruiting anders zu denken.

Data Driven Recruiting – oder datengetriebenes Recruiting – hilft dir, Recruiting-Entscheidungen auf Basis von Daten und Fakten statt Bauchgefühl zu treffen. 

In diesem Beitrag erfährst du:

• Was Data Driven Recruiting eigentlich bedeutet
• Wie du KPI-basierte Entscheidungen triffst
• Welche Tools und Analyse-Methoden du brauchst
• Wie du deine Stellenanzeigen datenbasiert optimierst
• Und wie du dadurch mehr Bewerber und bessere Talente gewinnst

Was ist Data Driven Recruiting eigentlich?

Beim Data Driven Recruiting nutzt du Daten, um deinen gesamten Recruiting-Prozess zu verbessern – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung.

Anstatt dich auf dein Gefühl zu verlassen, analysierst du, welche Recruiting-Kanäle die besten Ergebnisse bringen und wie sich deine Conversion Rates entwickeln.

Ziel ist, Recruiting-Maßnahmen messbar zu machen: Du erkennst, welche Stellenanzeigen performen, wo du im Prozess optimieren kannst und wie du dein Budget effizient einsetzt.

Warum ist datengetriebenes Recruiting so wichtig?

Klassisches Recruiting basiert oft auf Vermutungen: 

• Welche Jobbörse funktioniert? 
• Welche Recruiting-Kampagne bringt die besten Bewerber:innen?
• Wie muss ich Stellenanzeigen schreiben, damit sich Talente bewerben?

Beim datengetriebenen Recruiting ersetzt du Annahmen durch Analyse und Interpretation.

Du siehst, woher deine Bewerbungen kommen, welche Kennzahlen bzw. KPIs (kurz von: Key Performance Indicators) sich verbessern und kannst deine Recruiting-Strategien fundiert anpassen.

Damit schaffst du dir einen Wissensvorsprung! Warum? Weil rund 51,4 % der Top-1.000-Unternehmen in Deutschland laut   einer Studie der Uni Bamberg KPIs im Recruiting für sehr wichtig halten, aber nur 32,9 % sie effektiv nutzen.

Das Ergebnis: Weniger Streuverluste, niedrigere Cost-per-Hire und eine bessere Candidate Experience.

6 Vorteile von Data Driven Recruiting

Ein Blick auf die Praxis zeigt: Data Driven Recruiting verändert, wie HR- und Recruiting-Teams arbeiten – zum Positiven!

Und das sind die wichtigsten 6 Vorteile:

Vorteil #1: Bessere Entscheidungen

Mit klaren Recruiting-KPIs (z. B. Time-to-Hire, Cost-per-Click) triffst du fundierte Entscheidungen – und erkennst frühzeitig, wo es Optimierungspotenzial gibt.

Richte deine Strategie sowie Ziele nach Daten anstelle von Bauchgefühl aus. Das bringt langfristig nicht nur dein Team, sondern das gesamte Unternehmen weiter.

Beispiele aus der Praxis:

• Wenn du siehst, dass Bewerbungen über LinkedIn doppelt so schnell zu Einstellungen führen wie über klassische Jobbörsen, kannst du dein Budget gezielt dorthin verlagern.
  
• Deine Analyse zeigt, dass Jobtitel mit konkreten Skills („Marketing Manager SEO“) 40 % mehr Klicks generieren als allgemeine Titel („Marketing Manager“) – also passt du deine Ausschreibungen entsprechend an.

Vorteil #2: Effizientere Prozesse

Mithilfe von Recruiting-Automatisierung und klaren Datenflüssen reduzierst du administrative Aufgaben. Das erleichtert Entscheidungen ungemein!

Deine Recruiter:innen können sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Kontakt und den Austausch mit Talenten.

Vorteil #3: Geringere Kosten

Wenn du weißt, welche Kanäle funktionieren, setzt du dein Budget gezielter ein. Das senkt deinen Cost-per-Hire deutlich.

Auch Personalkosten setzt du so gezielter ein: Deine Kolleg:innen im Recruiting investieren nämlich ihre Zeit dann direkt in die Kandidat:innen. 

Wichtige Zeit – und Kosten – die jetzt in sinnstiftende Tasks wie Interviews, Telefonate, Active Sourcing, Suche nach Kanälen oder das Aufsetzen von Kampagnen fließen können.

Was ist Active Sourcing?
Unter Active Sourcing versteht man im Recruiting das proaktive Ansprechen passender Kandidat:innen – meistens via Soziale Medien oder Business-Netzwerken. Active Sourcing ist eine spannende Ergänzung zum klassischen Posten von Stellenanzeigen.

Vorteil #4: Bessere Candidate Experience

Daten zeigen dir genau, an welchen Stellen im Funnel oder der Journey Bewerber*innen abspringen. 

Wenn du dir diese Schwachpunkte dann genau ansiehst und verbesserst, bleiben mehr Kandidat:innen in einem Recruiting Funnel.

Data Driven Recruiting hilft dir als, den Bewerbungsprozess – und damit die Candidate Journey – gezielt optimieren.

Vorteil #5: Höhere Qualität der Bewerbungen

Wenn du datenbasiert arbeitest, ziehst du automatisch passendere Kandidat:innen an.

Warum? Weil du durch die Analyse von Performance-Daten erkennst du, welche Kanäle und Anzeigen nicht nur viele, sondern qualitativ starke Bewerbungen bringen.

Das bedeutet: weniger unpassende Bewerbungen, mehr echte Matches – und am Ende bessere Einstellungen.

Vorteil #6: Messbare Erfolge

Was früher Gefühl war, ist heute messbar. 

Du kannst deine Recruiting-Maßnahmen vergleichen, Trends erkennen und dein Performance Recruiting stetig weiter verbessern.

Welche KPIs sind entscheidend im Data Driven Recruiting?

Diese Kennzahlen zeigen, wie erfolgreich dein Recruiting wirklich ist:

• Time-to-Hire (TTH): Wie lange dauert es, bis eine offene Stelle besetzt ist? Je kürzer die TTH, desto besser.
• Cost-per-Hire (CPH): Wie viel kostet dich die Besetzung einer Stelle insgesamt? Je niedriger die CPH, desto besser.
• Quality-of-Hire (QOH): Welche Qualität haben deine Bewerber:innen?
• Cost-per-Qualified-Application (CPQA: Wie viel kostet dich eine qualifizierte Bewerbung? Je niedriger die CPQA, desto besser.
• Anzahl der Bewerbungen: Wie viele qualifizierte Bewerbungen erhältst du pro Kampagne? Wie viele pro Kanal?
• Conversion Rate: Wie viele Ansichten der Stellenanzeigen oder Klicks auf “Bewerben” führen zu einer Bewerbung? Wie viele Bewerbungen führen zu einem Interview oder einer Einstellung?

Nicht nur ein sauberes Tracking, auch die regelmäßige Analyse dieser Datenpunkte hilft dir, Trends zu erkennen und deine Recruiting-Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Wusstest du beispielsweise, dass Studien zufolge die Qualität der Neueinstellungen um 24–45 % steigt, wenn datengetriebene Methoden eingesetzt werden?

Wie starte ich mit Data Driven Recruiting?

Das klingt alles spannend – aber wo fängst du am besten an? 

Keine Sorge: Du musst nicht von heute auf morgen dein komplettes Recruiting umkrempeln.

Starte klein, aber gezielt. 

Schon wenige einfache Schritte bringen dich auf den richtigen Weg:

Schritt #1: Analysiere deinen Status quo

Bevor du loslegst, schau dir an, wo du aktuell stehst.

Eine Analyse deines Status Quo verrät dir, was bereits gut läuft und wo Verbesserungspotenziale schlummern.

Frage dich:

• Was läuft gut?
• Wo wollen wir uns verbessern?
• Welche Recruiting-Kanäle nutze ich meistens?
• Welche liefern gute Ergebnisse – welche nicht?
• Wo fehlen mir wichtige Daten oder Insights?
• Was will ich automatisieren?

Diese Bestandsaufnahme hilft dir, deine größten Hebel zu erkennen.

Schritt #2: Definiere zwei bis drei relevante KPIs

Wähle Metriken, die dir wirklich weiterhelfen. 

Orientiere dich dabei an deinem Recruiting-Prozess und vergleiche dich nicht mit anderen Unternehmen, die vielleicht ganz anders organisiert sind.

Mit diesen Basis-KPIs könntest du starten:

• Time-to-Hire: Wie lange dauert es, bis eine Stelle besetzt ist?
• Cost-per-Hire: Wie viel kostet dich die Besetzung einer Stelle?
• Conversion Rate: Wie viele Klicks auf „Bewerben“ führen tatsächlich zu Bewerbungen?
• Quality-of-Hire: Wie gut sind die Bewerbungen, die ihr erhaltet?

Starte bewusst mit wenigen Kennzahlen. Zu viele KPIs führen schnell zu Analyse-Overload.

Schritt #3: Setze klare Ziele

Wenn du weißt, welche Kennzahlen du tracken und auswerten willst, bist du einen Schritt weiter. Nun legst du fest, welche Ziele und Verbesserungen du wann genau erreichen willst.

Formuliere deine Ziele SMART (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert), damit du Erfolge auch wirklich nachweisen kannst.

Zum Beispiel könntest du sagen:

• Die Conversion Rate auf Kanal X soll sich um X % verbessern.
• Die Anzahl der Bewerbungen auf Kanal X soll um X % steigen.
• Die Time-to-Hire soll sich für Stellen im Bereich X um X Tage verkürzen.
• Die Cost-per-Hire soll für Stellen im Bereich X um X Euro sinken.

Wichtig ist wieder: Bleibe bei dir und was für dein Team und dein Unternehmen realistisch ist. 

Wenn dein Recruiting-Team aus fünf Personen besteht, wirst du nicht unbedingt die Ziele eines Konzerns erreichen.

Schritt #4: Verteile Verantwortlichkeiten

Wer sammelt Daten, wer wertet sie aus, wer entscheidet über Maßnahmen?

Wenn du als Head of Recruiting oder Talent Acquisition arbeitest, ist es höchstwahrscheinlich dann deine Aufgabe, Verantwortlichkeiten festzulegen.

Du kennst dein Team am besten und weißt, wer welche Tätigkeiten am besten übernimmt.

Definiere Rollen und Aufgaben klar, um Frust und Silos zu vermeiden – so bleibt Data Driven Recruiting auch im Alltag umsetzbar.

Schritt #5: Lege fest, wie oft du reportest

Wöchentliche oder monatliche Reportings helfen, Muster zu erkennen.

Wichtig ist allerdings: Sammle nicht nur Daten, sondern interpretiere sie auch. Wenn du Zahlen deuten kannst, entstehen daraus echte Verbesserungen.

Schritt #6: Nutze vorhandene Tools

Ob ATS, Multiposting oder Recruiting Analytics – prüfe, welche Tools du bereits im Einsatz hast und ob sie sich sinnvoll verknüpfen lassen.

Viele Systeme bieten API-Schnittstellen oder integrierte Dashboards, mit denen du direkt loslegen kannst.

Schritt #7: Hol dir Unterstützung

Wenn dir Zeit, Ressourcen oder Know-how fehlen, setze auf externe Dienstleister, Partner:innen oder Tools, die dich entlasten.

Trau dich ruhig, dich nach Angeboten, Schulungen oder Trainings umzuhören. 

Nur weil du etwas nicht sofort kannst oder weißt, heißt das nicht, dass das immer so bleiben muss.

Recruiting-Automatisierung, Datenüberblick und klare Prozesse sind kein Luxus – sie schaffen Freiraum für das, was Recruiting wirklich ausmacht: den Kontakt zu Menschen.

Und nicht nur das: Mit gelungener Automatisierung und Datennutzung bleibt dir ebenfalls mehr Zeit für strategische Themen, Optimierungen und bessere Entscheidungen im Recruiting.

Wie sammelst du die richtigen Daten im Recruiting-Prozess?

Daten sind gut und schön…doch, wie kommt man überhaupt an die richtigen Daten? Und wo bewahrt man sie auf?

Ein gutes Bewerbermanagementsystem ist auf jeden Fall die Basis. 

Es erfasst alle relevanten Daten und Analysen automatisch – von der Quelle bis zur Einstellung.

Dazu gehören:

• Quellen der Bewerbungen (Jobbörsen, Social Media, Karriere-Website)
• Anzahl der Bewerber:innen (aufgeteilt pro Stage: Bewerbung > erstes Gespräch > zweites Gespräch und so weiter)
• Klicks und Engagement pro Stellenanzeige
• Performance einzelner Recruiting-Kanäle oder Stages.

Extra-Tipp
Dein ATS kann diese Datenpunkte nicht alle abbilden? Kein Problem! Viele ATS-Anbieter lassen via API-Schnittstelle weitere spannende Tools als Integration einbinden. Zum Beispiel Tracking- und Auswertungstools mit relevanten Dashboards, aber natürlich auch Video-Tools oder Software zur digitalen Vertragsunterschrift.

Welche Tools brauche ich für datengetriebenes Recruiting?

Tools machen aus Rohdaten wertvolle Insights. Die wichtigsten Tools für Data Driven Recruiting haben wir hier für dich gesammelt:

Tool #1: Bewerbermanagementsystem 

Wie bereits gesagt: Ein gutes Bewerbermanagementsystem ist das Herzstück des Data Driven Recruitings.

Ein ATS ist von so großer Bedeutung, dass es Studien zufolge in 90 % der umsatzstärksten Unternehmen in den USA eingesetzt wird.  

Es bündelt alle Bewerbungen an einem Ort, sorgt für klare Prozesse – und liefert dir wertvolle Insights über deine Recruiting-Performance.

Das kann dein ATS für dich tun:

• Automatische Erfassung aller Bewerberdaten und -quellen
• Analyse, über welche Kanäle die besten Bewerbungen kommen
• Überblick über alle Prozessschritte – von Bewerbung bis Einstellung
• Integration weiterer Tools (z. B. Video-Interviews, E-Signature, HR-Analytics) über Schnittstellen

Bekannte Anbieter: SmartRecruiters, Personio, Greenhouse, rexx systems, GuideCom und mehr.

Achtung
Prüfe, ob dein ATS Reporting-Funktionen bietet oder sich leicht mit Analytics-Tools verbinden lässt – sonst bleiben viele Daten womöglich ungenutzt.

Tool #2:  Multiposting-Tool

Wenn du datenbasiert rekrutierst, willst du wissen: 

• Welche Stellenanzeigen performen wirklich?
• Was zeigen mir A/B-Tests von Anzeigentiteln und -inhalten?
• Welche Kanäle bringen mir welche Ergebnisse?

Ein Multiposting Tool hilft dir, genau das herauszufinden.

Vorteile von Multiposting:

• Du veröffentlichst deine Stellenanzeige zentral auf allen relevanten Kanälen – von allgemeinen Jobbörsen bis Social Media oder Nischenplattformen
• Du kannst Kanäle direkt vergleichen und dein Budget dorthin lenken, wo es sich wirklich lohnt
• Du kannst die Power von kostenlosen Jobbörsen ohne Extra-Aufwand nutzen
• Du kannst deine Recruiting-Kampagnen-Produkte von Anbietern wie Indeed oder LinkedIn ebenso zentral steuern
• Du kannst A/B-Tests durchführen und Anzeigenversionen vergleichen

Mit Multiposting findest du, welche Plattformen die meisten Bewerbungen liefern – und welche du lieber streichen solltest.

Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Beliebte Anbieter sind: GOhiring, broadbean, wollmilchsau

Tool #3: Recruiting Analytics Tools

Daten sammeln ist das eine – sie zu verstehen das andere. 

Recruiting Analytics Tools übersetzen Rohdaten in klare Erkenntnisse und helfen dir, dein Recruiting strategisch zu steuern.

Das bekommst du:

• Visualisierung deiner wichtigsten Recruiting-KPIs (z. B. Cost-per-Hire, Time-to-Hire, Conversion Rate)
• Tracking von Trends und saisonalen Schwankungen
• Unterstützung bei Forecasts und Entscheidungsfindung

Über Dashboards erkennst du, wo Engpässe entstehen, wie sich deine Candidate Journey entwickelt und welche Kanäle wirklich performen.

Extra-Tipp
Wenn dein ATS oder Multiposting Tool bereits integrierte Dashboards bietet, nutze sie! Ein sauberer Datenfluss zwischen Systemen ist der Schlüssel für echtes Data Driven Recruiting.

Beliebte Tools hier sind: Manatal, Recruitee, Visier, Ashby

Tool #4: KI-Tools

Künstliche Intelligenz (KI) greift dir beim Data-Driven Recruiting auch stark unter die Arme.

Mit KI im Recruiting kannst du nicht nur Daten analysieren, sondern daraus konkrete Handlungsempfehlungen ableiten.

Use Cases von KI für datengetriebenes Recruiting:

• Matching & Screening: KI gleicht Bewerberprofile mit Jobanforderungen ab – und filtert passende Kandidat:innen vor.
• Textverbesserung: KI kann für dich Stellenanzeigen auf Verständlichkeit, AGG-Konformität oder Keyword-Optimierung untersuchen – und dir gleich passende Vorschläge machen.
• Predictive Analytics: Prognosen, welche Kanäle oder Jobtitel am besten performen werden.

Viele ATS-Anbieter integrieren KI bereits direkt in ihre Systeme – so arbeitest du datenbasiert, ohne zusätzlichen Aufwand.

Nützliche KI-Tools im Recruiting: Neben ChatGPT, Perplexity und Co. gibt es auch hireEZ, paradox.ai oder SeekOut

KI nimmt dir Routinearbeit ab – und verschafft dir Zeit für strategische Aufgaben.

Tool #5: Tools für Kollaboration

Erfolgreiches Recruiting ist Teamarbeit – besonders, wenn Fachabteilungen, HR und Geschäftsführung involviert sind.

Collaboration Tools schaffen hier Transparenz, verkürzen Entscheidungswege und beugen Daten-/Wissenssilos vor.

Vorteile solcher Software:

• Gemeinsames Feedback zu Bewerber:innen direkt im Tool
• Klare Rollenverteilung und Statusübersicht im Bewerbungsprozess
• Schnellere Entscheidungen durch zentrale Kommunikation

Beliebte Tools sind etwa Notion, Slack, Microsoft Teams oder integrierte Feedback-Funktionen in deinem ATS.

Tipp
Werte auch aus, wie viel Zeit du in Abstimmungen via solche Tools investierst. Hier liegt ebenfalls ein Datenschatz begraben, den du für besseres Zeitmanagement analysieren und optimieren kannst..

So stellst du sicher, dass Recruiting nicht an E-Mail-Chaos oder langen Abstimmungen scheitert.

Wie optimiere ich Stellenanzeigen datenbasiert?

Jede Stellenausschreibung ist ein kleines Experiment: Du präsentierst dein Unternehmen damit deinen Traumbewerber:innen.

Analysiere, welche Texte, Titel oder Bilder am besten konvertieren – und passe sie laufend an Zielgruppe und Position an.

Wichtig ist: messen, messen, messen. Prüfe nach jeder Recruiting-Kampagne und nach jeder Stelle, wie deine Anzeigen performt haben.

Praktische Tipps:

• Teste verschiedene Jobtitel und Formulierungen (A/B-Test)
• Nutze Keywords, nach denen Bewerber*innen wirklich suchen
• Prüfe die mobile Performance deiner Anzeige

Dein Ziel sollte immer sein: Mehr Bewerber, die auch wirklich passen – für schneller besetzte Positionen.

Du brauchst handfeste Tipps für deine nächsten Stellenanzeigen? Unsere Checkliste liefert dir jede Menge Anhaltspunkte, wie du deine nächste Job Ad zum Scheinen bringst:

Wie du deine Stellenanzeigen für die Anforderungen von Mensch und Maschine ausrichtest, verraten dir Tim Verhoeven von Indeed und unsere Kampagnen-Expertin Valerie aber auch in diesem Video:

Wie verbessert Data Driven Recruiting meine Candidate Journey?

Apropos Candidate Journey: Die kontinuierliche Analyse deines Recruiting-Prozesses bringt natürlich auch mit sich, dass du effizienter arbeitest.

Das spüren auch deine Bewerber*innen! Nämlich in Form einer schlanken Candidate Journey.

Dank datenbasiertem Recruiting erkennst du zum Beispiel, wenn viele Bewerber*innen beim Hochladen von Dokumenten abbrechen – und kannst dort nachzujustieren. 

Ein transparenter, schneller und klarer Bewerbungsprozess sorgt daher nicht nur für eine bessere Candidate Experience, sondern stärkt damit ganz nebenbei auch dein Employer Branding.

FAQ: Häufige Fragen rund um Data Driven Recruiting

Hier haben wir dir die wichtigsten Fragen zum datenbasierten Recruiting noch einmal zusammengefasst:

Fazit: Der nächste Schritt im modernen Recruiting

Data Driven Recruiting ist keine kurzfristige Trendidee – es ist der logische nächste Schritt für modernes, professionelles Recruiting.

Wer heute datenbasiert arbeitet, rekrutiert smarter, schneller und mit weniger Streuverlusten.

Anstatt auf Bauchgefühl zu vertrauen, nutzt du Zahlen, um bessere Entscheidungen zu treffen – und gewinnst dabei gleich doppelt: mehr Bewerbende und bessere Matches.

Natürlich bedeutet der Umstieg Aufwand: Daten müssen sauber erfasst, Tools integriert und KPIs definiert werden. 

Aber genau das unterscheidet Recruiting, das funktioniert, von Recruiting, das nur funktioniert, wenn gerade Glück im Spiel ist.

Unser Tipp: Fang klein an – mit klaren Zielen, einfachen Kennzahlen und einer Portion Neugier. Jede Analyse, jede Optimierung bringt dich deinem Ziel näher: einem Recruiting, das wirkt, weil es auf Wissen basiert – nicht auf Zufall.

Ciao Bauchgefühl. Hallo nachhaltige, datenbasierte Recruiting-Entscheidungen!